Vordergrund stehen.
Die Woche bestimmt die Aktualität – die kurzfristigen operativen Aufgabenstellungen. Das ist wichtig, aber geprägt von Tagesanforderungen. Darüber hinaus kann die Organisation sich aber nur entwickeln, wenn in diesem Forum auch strategische Bestandteile diskutiert werden.
Welche können das sein?
Vom Tagesgeschäft losgelöste Ideen – Ideen von einzelnen Mitarbeitern, die ihren Teilbereich und damit die Gesamtorganisation optimieren wollen.
Hierzu ein kleines Beispiel aus dem Bereich Kundenservice:
Dem Leiter des Kundenservices fällt auf, dass auf Mahnschreiben keine Resonanz erfolgt – er schlägt vor, dass die erste schriftliche Mahnung durch einen Anruf ersetzt wird.
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Dieser Vorschlag führt zu einer Diskussion der Vor- und Nachteile, wird entweder abschließend entschieden oder zur Sammlung weiterer Argumente auf eine der nächsten Wochenbesprechungen vertagt.
2.2.6 Die Zusammenfassung und das Protokoll
Am Ende der Besprechung fasst der Protokollführer die Punkte zusammen. Zu diesem Zeitpunkt erhält jeder noch einmal Gelegenheit Punkte zu korrigieren oder kurze Sequenzen zu ergänzen.
Neben den Formalismen Agenda und Protokoll ist auch eine gezielte Delegation in diesem Gremium wichtig. Kein Punkt bleibt offen. Jede Protokollposition erhält Zuständigkeiten und Erledigungstermine.
Diese Übereinkunft erfolgt einvernehmlich und darf nicht übergestülpt werden.
Das Agreement ist äußerst wichtig für die Erledigung der definierten Punkte zum vereinbarten Termin.
Merke: In diesem Forum lernen Sie zunehmend die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter kennen. Sie vertrauen Ihnen und dieses Vertrauen wird Ihnen zurückgespielt.
2.3 Die Monatsmitteilungen
Merke: Gemeinsamkeit schweißt zusammen
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Alle Mitarbeiter - ohne Ausnahme - in die Informationspolitik einzubeziehen, ist wichtig für die Motivation in Ihrer Organisation.
Nur so erreichen Sie ein erforderliches Maß an Loyalität. Diese Loyalität wiederum führt zu Motivation, denn wie bereits erwähnt ist nur das gemeinsam erarbeitete, oder ausgegebene Ziel für alle gültig und richtungweisend. Alle Mitarbeiter brauchen diese Form von Richtung - vom gewerblichen bis zum kaufmännischen Teammitglied.
Wie kann so eine Informationsveranstaltung aussehen und welche Punkte müssen unbedingt eingehalten werden?
2.3.1 Pünktlichkeit, denn Unpünktlichkeit kostet Geld
Nichts ist ineffektiver und somit teurer für eine Organisation als das Warten auf verspätet eintreffende Nachzügler.
Warum?
Rechnen Sie doch einmal selbst. Eine Einheit von 98 Mitarbeitern mit einem Durchschnittsgehalt von sagen wir mal 2.500€ im Monat - und das ist wirklich nicht zu hochgegriffen – wartet nur 5 Minuten auf 2 „Schlafmützen“. Bei einer 40h-Woche kommen wir dabei grob gerechnet auf einen Stundenlohn von 13€ (incl. Sozialabgaben Arbeitgeber). Pro Person kostet die Verspätung also schon 1 € - somit sind die ersten 100€ bei einer Verspätung von nur 5 Minuten verpufft.
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Merke: Pünktlichkeit aller an der Informationsveranstaltung Beteiligten ist essentiell. Die Verantwortung dafür übertragen Sie an die untere und mittlere Führungsebene.
2.3.2 Information ist eine Bringschuld
Die richtig aufbereitete und verständlich dosierte Information gibt dem Zuhörer das Gefühl dazu zu gehören und ein Teil des Ganzen zu sein. Jeder ist ein Zahn im Zahnrad der Organisation. Jeder Beteiligte hat das Recht und die Pflicht zu wissen, was sein Beitrag war, damit ein positives, oder aber auch negatives Ergebnis erzielt worden ist.
Hier ist auch Gelegenheit, allgemeine Themen anzusprechen oder Unternehmensziele mitzuteilen.
Ein Beispiel für solche Informationen ist
(immer mit Vergleichszahlen, z.B. zum Vorjahr, Vormonat oder Umsatz):
Umsatz
Anzahl verladener Einheiten
Anzahl eingelagerter und ausgelagerter Paletten
Inventurergebnis
Reklamationen
Kosten
Krankenstand
….
Versuchen Sie, Informationen so zu streuen, dass jeder Mitarbeiter, sich wiederfinden kann.
Diese Informationen müssen Sie als Chef geben – denn nur Sie verfügen über alle relevanten Daten.
2.3.3 Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab
Wie?
Sprechen Sie die Sprache Ihrer Mitarbeiter. Vermeiden Sie es abgehoben zu wirken und eine Sprache zu wählen, die Ihre Mitarbeiter intellektuell überfordert.
Eine Frontalansprache, die mit Fremdworten gespickt ist, wird dazu führen, dass der Eine früher und der Andere später abschaltet. Die Aufmerksamkeit nimmt dramatisch ab, es entsteht Unruhe.
Ähnliches stellen Wissenschaftler bei Schülern fest, die Frontalunterricht zu komplexen Themen erhalten. Sie schalten in eine Art „Stand By Modus“. Sie werden darüber hinaus einen Kosteneffekt, wie in Punkt 2.3.1 beschrieben, haben. Sie würden hier die zweiten 100€ verschwenden und noch schlimmer, Sie erreichen Ihre Leute nicht und es entsteht eine Kausalkette – keine oder schlecht aufbereitete Information, mangelnde Loyalität, keine Motivation, keine Leistung, keine Produktivität, hohe Kosten. Diese Kette lässt sich beliebig erweitern.
2.3.4 Die Anwesenheitspflicht
Besonders wichtig ist die Anwesenheit aller Mitarbeiter, die nicht urlaubs-, krankheitsbedingt, oder aus anderen unaufschiebbaren Gründen verhindert sind.
Warum?
Sie haben nur wenige Möglichkeiten, Ihr
