ее сами;
– делайте ее конкретной;
– ставьте наиболее важные вопросы первыми;
– рассылайте заранее (и настаивайте, чтобы люди готовились);
• протоколы:
– сократите до краткого изложения принятых решений, указания ответственных и сроков исполнения;
– рассылайте в течение 24 часов после совещания.
Неформальные совещания
Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние неформальные совещания:
(1) Всегда ли вы звоните и выясняете у собеседника, когда ему удобно встретиться?
(2) Когда вы звоните, упоминаете ли вы кратко цель встречи и основные вопросы, чтобы собеседник мог подготовиться? Сообщаете ли вы, как долго может продлиться обсуждение? Спрашиваете, есть ли еще что-нибудь, что он хотел бы обсудить?
(3) Когда вы встречаетесь с начальником для обсуждения возникшей проблемы, всегда ли вы предлагаете свой вариант решения? Можете ли вы рассказать о том, какие альтернативные решения и по каким причинам вы отвергли, если он вас спросит об этом?
(4) Проводите ли вы регулярные неформальные совещания с сотрудниками, чтобы избежать частых и неоправданных перерывов в работе?
(5) Настаиваете ли вы на том, чтобы сотрудники никогда не приходили с проблемой, предварительно не проанализировав имеющиеся варианты ее решения и не выбрав один из них?
(6) Не тратите ли вы впустую время своих сотрудников, отвечая на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
(7) Просите ли вы членов своей команды зайти к вам, не сообщив, о чем пойдет речь?
(8) Как часто вы приходите к своим сотрудникам вместо того, чтобы приглашать их к себе?
(9) Когда кто-то звонит вам, предлагая встретиться, всегда ли вы спрашиваете о цели и основных вопросах предстоящей беседы?
(10) Когда кто-нибудь заходит в ваш офис, чтобы обсудить тот или иной вопрос, предлагаете ли вы перенести встречу, если чувствуете, что недостаточно подготовлены или что это помешает важной работе?
(11) Ваши обсуждения всегда заканчиваются принятием решений или согласованием конкретных мер и сроков исполнения?
Эффективные неформальные совещания обычно выглядят так:
• участники встречи заранее согласовывают по телефону:
– цель,
– повестку,
– удобное время;
• они приходят не только с проблемами, но и с вариантами решений;
• присутствующие не отвлекаются на телефонные разговоры;
• принимаются конкретные решения с указанием мер и сроков исполнения.
Некоторые советы по успешному проведению неформальных совещаний:
• «управление путем обхода»:
– вы приходите к своим сотрудникам (а не они отвлекают вас от работы),
– вы видите все своими глазами,
– вы поддерживаете контакт;
• приходите
