de la definición de sistema como conjunto de partes integradas en un mecanismo que pretende una finalidad funcional, un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí con la finalidad de canalizar información útil que satisfaga las necesidades de la misma que poseen los distintos agentes que son afectados en la labor empresarial con el objetivo de facilitar la eficiencia de los procesos y la eficacia de los resultados a través de una acertada toma de decisiones.
Los sistemas de información conllevan un proceso de manipulación de datos para convertirlo en información útil. Ese proceso se puede llevar de manera manual, es decir, manipulados directamente por el usuario, o automática, a través de equipos informáticos de tratamiento de información.
La mayoría de las empresas manipulan una enorme cantidad de datos que han de convertir en información útil. Independientemente de su tamaño o cifra de negocios, la información es vital para cerrar todo el proceso de optimización de recursos.
Actividades básicas del sistema de información
Este apartado se basa en el estudio de Manuel Medina Peralta (2008) que define cuatro actividades básicas en un sistema de información:
1 Entrada de información: es el proceso de recogida de datos para su posterior proceso.
2 Almacenamiento de información: los datos se guardan en archivos clasificados y ordenados.
3 Procesamiento de la información: abarca el conjunto de acciones realizadas sobre los datos para convertirlos en acciones útiles.
4 Salida de información: que bien puede ser usada para la toma de decisiones o bien como entrada de otro sistema de información.
Los sistemas de información en la pequeña empresa
Al hablar de sistema de información se puede pensar que es algo reservado para grandes compañías, pero este pensamiento es equivocado: la información surge en el momento que aparece la idea de negocio y se va ampliando cada vez que la actividad empresarial da un paso más en su andadura.
A medida que el negocio va asentándose en el mercado el volumen de información va siendo cada vez mayor. Es por este motivo por el que la empresa necesita estructurar esa información de manera que le sea útil para la toma de decisiones.
Tipos de información según el canal de trasmisión
La información va a moverse por dos tipos de canales: formal e informal. Es el canal formal aquel que es planificado y que se correspondería con el sistema de información, y el canal informal aquel donde la información no está sujeta a ningún control y se mueve libremente por los distintos niveles de la jerarquía empresarial.
La información asociada a este canal informal cobra más relevancia aún en la pequeña empresa, pues su carácter de no controlada puede suponer una pérdida de eficiencia en los procesos empresariales.
Por esta razón, el sistema de información debe ser lo más completo posible recogiendo la mayor cantidad de información útil en la toma de decisiones.
Sabía que...
Un programa de contabilidad es también un sistema de información: utiliza datos que almacena, procesa y da salida en forma de información útil para la toma de decisiones financieras, comerciales, etc.
Actividades
26. Señalar los inconvenientes de un sistema de información informatizado.
27. Indicar las actividades básicas del proceso de manipulación de información en el seno empresarial.
6. Resumen
Si se tuviera que resumir con una palabra el desarrollo conceptual de este capítulo, sin lugar a dudas esa palabra sería eficiencia. La eficiencia define la optimización de los procesos productivos de la empresa a través de la gestión de los recursos productivos empleados en la misma.
Las pequeñas empresas están más sometidas y son más vulnerables al dinamismo de la sociedad actual, hecho que hace que un error cometido en su gestión pueda suponer pérdidas irreparables que condenen a la empresa a su desaparición. Por este motivo es necesario echar mano de la dirección y gestión de los recursos empleados en su actividad enfocados a la optimización de procesos con el fin de obtener una consolidación, crecimiento y mejora continua del negocio.
A su vez, es muy importante conocer los indicadores internos y externos que reportarán a la dirección información útil para la evaluación de desempeño de los procedimientos empleados para la optimización de los recursos.
Entre los indicadores internos se cuenta con:
1 Productividad: relación entre producción obtenida y recursos empleados.
2 Flexibilidad: capacidad de adaptación de la empresa ante cambios no prefijados.
3 Liderazgo: rasgo de la dirección para hacer seguir sus pautas de trabajo y comportamiento empresarial.
4 Formación: de los componentes de la empresa.
5 Calidad: como instrumento de fidelización del cliente.
6 Satisfacción de cliente: que se concretará en una fidelización del mismo.
Estos factores conformarán en gran medida la cultura de la empresa, que será la que marque la operativa de todo el proceso de gestión y dirección y será tanto mejor cuanto mayor sea el grado de compromiso de los miembros de la organización con la misma.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Señale la opción correcta.
1 El primer paso a la hora de emprender un negocio es evaluar la estrategia empresarial.
2 La formación es una de las claves para la optimización de los procesos.
3 Un indicador interno de optimización de procesos productivos es el liderazgo.
4 La calidad total es la calidad de todo un producto o servicio.
2. La satisfacción del cliente se basa en...
1 ... la cobertura de expectativas de los clientes a la hora de consumir el producto o servicio.
2 ... lo que hace que la empresa posea una clientela fidelizada.
3 ... un indicador interno de optimización de procesos.
4 Todas las opciones anteriores son correctas.
