proyecto.
A continuación se muestra un ejemplo donde se estructura la documentación correspondiente a la memoria, los planos, las mediciones y el presupuesto además de los anexos en formato electrónico:
Estrcutura de la documentación en formato electrónico
Actividades
16. ¿Cuáles son los principios para realizar una correcta organización de documentos? ¿Cómo se define la agrupación de documentos por clases o categorías?
17. ¿Qué tipo de clasificación de documentos se puede llevar a cabo según el carácter del documento? ¿Y para un proyecto de implantación de una red telemática?
En el caso de la documentación en un tipo de soporte físico informático, se puede organizar la documentación en formato CD-ROM, DVD-ROM y dispositivos USB de memoria flash. La presentación del soporte electrónico debe ser impresa cumpliendo las siguientes características:
1 Nombre/título del proyecto almacenado.
2 Fecha de realización de la grabación.
3 Número de CD, representando el número de volumen y el número total de volúmenes en el caso de que fuera necesario con la nomenclatura volumen/número de volúmenes (v/n).
4 La rotulación debe ser visible y con tinta indeleble de color oscuro.
Los diferentes formatos más habituales en los que se pueden presentar los documentos de tipo texto, imágenes, audio y vídeo se muestran en la siguiente tabla:
| Formatos de texto | TXT, RTF, ODF, PDF, XML, HTML, XHTML, CSV, MS OFFICE |
| Formatos de imagen | JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF |
| Formatos de audio | AAC, MP3, Ogg/Oga |
| Formato de vídeo | MPEG-4, AVI, MP4, FLV, MKV, OGM |
Sabía que...
Aproximadamente un 85 % de los documentos que se elaboran sobre un proyecto no vuelven a utilizarse de nuevo.
8. Resumen
Para abordar cualquier proyecto se debe tener en cuenta una serie de aspectos organizativos para su desarrollo. Un proyecto se caracteriza por tener un objetivo bien definido, una serie de recursos disponibles y un presupuesto definido.
Para realizar correctamente la gestión de la documentación generada en el proyecto se pueden utilizar herramientas informáticas de gestión basándose en las utilidades de diagramación y elaboración de documentos a disposición del usuario.
Para la elaboración de documentación técnica es necesario aplicar una serie de técnicas y cumplir unos requisitos documentales donde se deben incluir todos los informes generados durante el desarrollo del proyecto, manteniendo una estructura determinada de su contenido y estableciendo un sistema de identificación y organización de los archivos.
Los manuales operativos estarán incluidos dentro de la documentación del proyecto y tendrán como objetivo facilitar la comprensión del usuario y proporcionar toda la información necesaria sobre la ejecución de los procesos.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera o falsa.
1 Los procesadores de texto permiten insertar gráficos y tablas.VerdaderoFalso
2 Se puede realizar una gestión de costes con cualquier herramienta ofimática.VerdaderoFalso
3 Las celdas en una hoja de cálculo se localizan mediante el número de la fila y la letra de la columna correspondiente.VerdaderoFalso
2. Enumere las funciones que proporciona una hoja de cálculo para la gestión de proyectos.
3. Indique qué software de diagramación tiene un tipo de licencia comercial.
1 a. Dia.
2 b. Kivio.
3 c. Microsoft Office Visio.
4 d. Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
4. ¿Qué características tiene el software de diagramación Dia?
5. ¿Qué proporciona la utilización de herramientas software en la gestión de proyectos?
1 Solo documentación.
2 Eficiencia.
3 Tiempo.
4 Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
6. Complete el siguiente texto.
Las herramientas software de gestión permiten realizar la ____________ de actividades y el _______ de costes y _______de información proporcionando utilidades como diagrama de _______, gráfico de _____ o ________ de uso de tareas.
7. Indique las características de la herramienta software de gestión GanttProject. ¿Qué inconveniente tiene esta herramienta?
8. Indique los dos software de gestión de proyectos que tienen licencia comercial para su utilización.
1 a. OpenProj y Microsoft Project.
2 b. Primavera Project Planner y Microsoft Project.
3 c. Primavera Project Planner y GanttProject.
4 d. Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
9. ¿Para qué sirve la documentación técnica? ¿Qué proporciona al proyecto una correcta elaboración de la documentación técnica?
10. ¿Qué requisitos y características debe cumplir un documento técnico? ¿Qué información debe reflejar?
11. ¿Qué información debe incluir un informe? ¿Cuándo se deben realizar los informes?
12. Indique qué debe contener un manual operativo.
13. Relacione cada elemento dentro de la estructura de un manual operativo.
1 Alcance del proyecto.
2 Diagrama de flujo.
3 Diagrama temporal.
1 Procedimientos técnicos dentro de los capítulos sustantivos.
2 Cronograma dentro de los capítulos sustantivos.
3 Aspectos
