social se convierte en verdadera herramienta de acercamiento entre personas, ayudándolas a sentirse cómodas y a ofrecer comodidad a los demás. El protocolo social no es norma impuesta como lo pueda ser la que determina el protocolo oficial, sino que es la persona la que goza de la libertad de elegir su modo de actuar y, como consecuencia, la libre elección del círculo social en el que quiere integrarse.
A la vista de lo anterior, la norma protocolaria democrática coloca a cada cual donde le corresponde, de acuerdo con la voluntad popular, el logro social o la propia intención. Con los argumentos anteriores se pueden revocar las afirmaciones de algunos políticos que, desconociendo el alcance, la validez y la vigencia de la actuación protocolaria en el ámbito oficial, se permiten afirmar “yo soy poco protocolario”, ignorando que están afirmando que ellos son poco democráticos o muy maleducados, según se refieran a protocolo para la organización de actos o al protocolo social.
El protocolo oficial democrático tiene por objeto acercar las instituciones oficiales y de gobierno a la sociedad con transparencia, rigor y afán comunicativo y de servicio.
El protocolo social en sociedades avanzadas tiene por objeto integrar a las personas y facilitar la socialización de las mismas, provocando su unión y proximidad, además de ofrecer la posibilidad de compartir valores.
4.2. Protocolo en sociedades dictatoriales
Por el contrario, en sociedades dictatoriales, en las que el estado ejerce una alta presión y mantiene bajo un férreo control las estructuras de poder y las sociales, el protocolo es rígido y se constituye por sí mismo en herramienta de represión y de manifestación explícita del poder y dominio de quienes detentan y ocupan los más altos niveles de riqueza y de decisión. El grado de indulgencia o el nivel de coacción que la oligarquía ejerce afecta también a la organización de sus actos oficiales y a la manera en la que los integrantes de estas sociedades se relacionan.
El protocolo oficial se convierte, en las sociedades de libertad limitada, en la herramienta que sirve para recordar al pueblo quiénes son los que llevan las riendas del destino de la nación. Es el protocolo, en estas sociedades, un elemento más de la maquinaria de represión, en el que normalmente se pone de manifiesto la megalomanía de sus responsables. En los actos públicos se hace especial énfasis en el poder de los altos jerarcas, colocándolos a veces en lugares reservados o que les identifiquen como verdaderos dioses omnipotentes.
El protocolo oficial que se pone en práctica en sociedades dictatoriales tiene una finalidad propagandística, aspira a actuar de elemento represor y pone de manifiesto el poder de unos pocos sobre la mayoría de la sociedad.
En la misma línea que el protocolo oficial, se utiliza el protocolo social, que exige el conocimiento de determinados modales, no ya para incluir, sino para excluir a determinadas personas de círculos privilegiados desde los que se pretende detentar, ostentar y conservar el poder a toda costa.
El protocolo social se transforma, en este caso, en un escudo con el que se resguardan determinados privilegios, aunque no se tenga derecho a ellos ni se haya aportado valor a la sociedad. En este tipo de sociedades, tanto el protocolo social como el oficial propugnan la separación, el establecimiento y la compartimentación de clases sociales, delimitándolas, distanciándolas y procurando su impermeabilidad.
4.3. La finalidad del protocolo
A la vista de lo anterior, es fácil afirmar que el protocolo es una potente herramienta para crear, mantener y reforzar relaciones institucionales y sociales, entre otras circunstancias.
La puesta en práctica de la técnica y el conocimiento de la norma protocolaria en la organización de actos contribuye a la visibilidad de representantes políticos, instituciones, empresas y personas explicitando la calidad y cualidad personal y la institucional.
Generar percepciones –más aún si se acercan a la realidad– es necesario para generar credibilidad. Por eso, cabe afirmar que no solo es necesario ser sino también parecer. La rectitud moral exigible a los responsables públicos hace actual la cita de “no basta que la mujer del César sea honesta; también tiene que parecerlo[23]”. El protocolo ayuda a trasladar la mejor cara de las instituciones a su público objetivo y busca hacer coherente la realidad institucional y la actuación personal de sus representantes.
Pero es importante destacar, también, que el protocolo debe ser un instrumento de las organizaciones y no un fin en sí mismo. Aplicar las normas de organización de actos o las exigidas en las relaciones sociales debe permitirnos ser eficientes y eficaces, minimizar errores y hacer rentable la actuación personal o de la institución, según sea el caso.
A modo de conclusión de este apartado, se puede afirmar que el protocolo oficial y el social se constituyen como verdaderas herramientas de comunicación y de marketing para las relaciones institucionales y personales.
La finalidad del protocolo es poner en valor a las instituciones, a las empresas y a las personas.
5. Tipología del protocolo
Hacer referencia al protocolo obliga necesariamente mencionar la norma como ya se ha comentado con anterioridad. Genéricamente, y a los efectos que persigue este libro, según el ámbito de aplicación de esa norma, se podrían distinguir tres tipos de protocolo.
Protocolo oficial
Protocolo empresarial
Protocolo social
Aun cuando estas tres categorías gozan de peculiaridades suficientes como para ser diferentes, todas ellas se complementan y afectan entre sí.
Si nos referimos al protocolo como las normas que hacen cómoda la relación entre personas, parecería que el protocolo social debería ocupar la base de todo el protocolo. Sobre él se crea la estructura del protocolo oficial y del protocolo empresarial.
No obstante, parece que es el protocolo empresarial el que más utiliza y se nutre del conocimiento de las reglas sociales para convertirlas en herramientas que permiten a la empresa ofrecer excelencia en la atención a sus clientes, las relaciones públicas y relaciones institucionales. Además, el conocimiento de los usos y costumbres de otros países es absolutamente necesario para negociar con éxito con personas de otras culturas.
Dado que este libro tiene por objeto la organización de actos oficiales y empresariales, dejaremos las técnicas y habilidades relacionadas con el protocolo social para otra ocasión y nos centraremos en lo necesario para diseñar y llevar a cabo con éxito cualquier tipo de acto.
Sin embargo, parece obligado ofrecer una breve exposición de los aspectos relacionados con el protocolo social y las aplicaciones de este en el mundo de la empresa.
5.1. Las características del protocolo oficial, empresarial y social
La principal característica del protocolo oficial es su rigidez. El protocolo oficial se rige por normas legales que no pueden ser modificadas o interpretadas libremente. El protocolo oficial tiene por objeto poner orden entre los lugares que ocupan los cargos públicos en actos públicos, y esta circunstancia es inamovible. El protocolo oficial es, en este sentido, rígido.
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