Zeitplanung aussieht, hängt sehr von persönlichen Präferenzen, Ihrer Persönlichkeit und bevorzugten Arbeitsweise ab. Es gibt dafür kein theoretisches Optimum. Wie detailliert die Ziele zeitlich aufgebrochen werden, müssen Sie praktisch selbst ausprobieren und für sich den goldenen Mittelweg finden. Sie werden im Laufe der Zeit sehr klar merken, ob Sie für die kurzfristige Planung lieber mit flexiblen Wochenplänen oder mit detaillierter Tagesplanung arbeiten wollen.
Wochen- oder Tagespläne
Wochenpläne haben den Vorteil, sich mehr auf die insgesamt (und auch auf langfristiger Ebene) wichtigen Dingen zu konzentrieren. Tagespläne hingegen verlocken dazu, sie nur mit derzeit dringenden Aufgaben zu füllen, die aber nicht wirklich im Zusammenhang mit den wichtigen Wochenaufgaben stehen. Gerade für Menschen mit eher flexibler Arbeit und sehr wechselnden Auslastungen sind Wochenpläne das bessere Orientierungs- und Motivierungswerkzeug im Zeitmanagement. Wer jedoch klar strukturierte Aufgaben zu erledigen hat, ist mit ebenso strukturierten und detaillierten Tagesplanungen häufig besser beraten. Für eine detaillierte Tagesplanung ist es ungemein hilfreich, sich bereits am Vorabend Gedanken zu machen und den Tagesplan zu fixieren, denn dann haben Sie sich schon beim Aufstehen die Richtung und Motivation für den heutigen Tag gegeben und starten nicht orientierungslos in wieder irgendeinen Tag. Auch hier gilt der Grundsatz „Begin with the end in mind“.
Die fünf dargestellten Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung geben Ihnen ein Rahmenkonzept für Ihr Zeitmanagement. Ausgehend von diesem Paradigma erhalten Sie in den folgenden Abschnitten konkrete Tipps und Anregungen, wie Sie bei Ihrer Zeitplanung und Ihrem Umgang mit Zeit die Effektivität erhöhen.
Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb
Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig!
LOTHAR J. SEIWERT
Was stresst Sie am meisten?
Was stresst Sie am meisten? Sind es die Dinge, auf die Sie gerade gar keine Lust haben, die aber ziemlich dringend gemacht werden müssen? So zumindest geht es den meisten Menschen, und die Zahl dringender Angelegenheiten scheint im Laufe des Arbeitslebens immer größer zu werden. Es scheint immer mehr Arbeit zu geben, das Telefon klingelt immer öfter, es gibt immer mehr Besprechungen. Insbesondere der berufliche Alltag ist von dringenden Dingen geprägt – von Aufgaben, die schnell noch gemacht werden sollen, und von Terminen, bis zu denen etwas fertig sein muss. Kaum ist der eine Stapel abgearbeitet, gibt es das nächste Aufgabenpaket oder Projekt. Es bleibt scheinbar immer weniger Zeit für Freunde und Familie, immer weniger Zeit für Freizeitaktivitäten.
Prioritäten
Ein erster und immer wieder grundlegender Schritt aus der Misere ist, sich zu überlegen, was für Sie wirklich wichtig ist. Diese Dinge müssen eine höhere Priorität haben, als die vielen kleinen auch dringenden, aber letztlich nebensächlicheren Angelegenheiten.
„Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen.“
STEPHEN R. COVEY
Wichtiges nie dringend werden lassen
Sie sollten niemals Dinge, die Ihnen wichtig sind, so lange verschieben, bis sie dringend werden. Wenn Sie etwas Wichtiges klären müssen, warten Sie nicht, bis es dringend wird! Wenn Ihnen Ihr Gewissen sagt, es wäre wichtig, endlich mal wieder bei bestimmten Verwandten, einem Freund oder einer Freundin vorbeizuschauen – verschieben Sie es nicht permanent, bis es aus irgendwelchen Gründen dringend wird oder nicht mehr möglich ist.
Abbildung 28: Priorisierung von Aktivitäten nach dem Wichtig-Dringend-Paradigma
Zeitmanagementkonzepte
Die Idee verschiedener Zeitmanagementkonzepte, ob sie nun Prioritätenmatrix, ABC-Analyse oder Eisenhowersches Prioritätenkreuz heißen, liegt im Abwägen von „dringend“ und „wichtig“. Dies lässt sich am einfachsten in einer Skizze veranschaulichen. Zeichnen Sie dazu ein Koordinatensystem. Die x-Achse beschriften Sie mit „Dringlichkeit“, die y-Achse mit „Wichtigkeit“. Die zwischen den Achsen eingeschlossene Fläche teilen Sie in vier gleich große Quadrate und versehen diese mit Prioritäten.
A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Es handelt sich hier meist um bedeutende Probleme oder Krisen. Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen.
B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend. Sie sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Es sind Aufgaben, die Sie aufgrund ihrer Bedeutung und Wichtigkeit langfristig auf Ihrem Lebensweg weiterbringen, da sie in direktem Zusammenhang mit Ihren langfristigen Zielen stehen. Sie sind für den Moment nie dringend, wenn Sie sie jedoch nicht kontinuierlich angehen, werden Sie nie dort ankommen, wo Sie in Ihrem Leben hinwollen. Diese Aufgaben sollten Sie niemals verschieben, bis sie dringend werden. B-Aufgaben wollen rechtzeitig geplant und auch durchgeführt werden.
C-Aufgaben sind sehr dringend, aber weniger wichtig, zum Beispiel Routinearbeiten. Häufig sind es aber auch Zeitfresser und ineffiziente Tätigkeiten. Versuchen Sie, C-Aufgaben möglichst zu reduzieren, abzusagen und zu delegieren. Lernen Sie bei solchen Aufgaben auch „Nein“ zu sagen.
P – Papierkorb: Der verbleibende Quadrant enthält Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Tätigkeiten sollten Sie sofort absagen bzw. in den Papierkorb schieben. Sie rauben die Zeit für die bedeutenden B-Aufgaben.
Das Pareto-Prinzip
Die 80/20-Regel
Eine wichtige Erkenntnis, die sich in der Praxis immer wieder bestätigt, ist das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, wurde vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erstmals schematisiert. Pareto beschrieb damals, dass 80 Prozent des italienischen Volksvermögens auf nur 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war. Später stellt er fest, dass diese Regel scheinbar wie ein Naturgesetz für die meisten Beobachtungen des Alltags zutrifft.
Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer eingesetzten Zeit rund 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Im Umkehrschluss benötigen Sie für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent Ihrer Zeit.
Abbildung 29: Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)
Dieses Prinzip gilt nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch in anderen Bereichen. So können Sie zum Beispiel im Vertrieb feststellen, dass regelmäßig 20 Prozent der Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip für Sie und Ihr Zeitmanagement: Ebenso, wie sich die Verkäufer auf die lukrativen 20 Prozent A-Kunden konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die wenigen wichtigen Tätigkeiten.
Konzentration auf Kernaufgaben
Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich um relativ viele, aber nebensächliche Probleme zu kümmern. Bleibt nach der Bearbeitung Zeit übrig, können Sie diese auf die restlichen Angelegenheiten verteilen. Haben Sie Prioritäten zentraler Aufgaben gesetzt, brauchen Sie auch kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn kleinere Angelegenheiten einmal nicht berücksichtigt werden können. Das Wesentliche haben Sie dann bereits getan. Es ist wirklich so – nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis: 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie
