temporalmente–, etapa en la cual las partes debían acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar, y que el contenido de la misma debía reflejar “los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo”104. Este aparte de la norma se encuentra vigente en virtud de la disposición expresa al respecto del artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, el cual derogó el contenido restante de este artículo, y que fue complementado por los artículos 11 de la Ley 1150 de 2007 y 217 del Decreto ley 019 de 2012, el cual exonera del deber de liquidación a los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Así, la compilación normativa en materia de liquidación antes descrita permite observar que la etapa de liquidación del contrato y sus alcances siempre han sido considerados como un requisito importante dentro de la contratación estatal, pues se trata del acto final en el desarrollo de la relación jurídica bilateral entre Administración y contratista que permite evidenciar el estado de ejecución del objeto pactado, y todas las prestaciones y obligaciones anexas al mismo por cada una de las partes involucradas en el contrato, siendo imperativo proceder a que se ajusten todas las cuentas que se suscitaron con ocasión de la ejecución, que puedan hacerse los reconocimientos o determinarse las indemnizaciones a favor del contratista o de la propia Administración, así como el registro de la aplicación de sanciones al contratista que autorice a la entidad contratante a retener las sumas que estime se le deben con ocasión de la ejecución del contrato105.
Ahora bien, la liquidación del contrato debe darse en principio como resultado del mutuo acuerdo entre las partes, fruto de un proceso de negociación en el cual Estado y colaborador han conciliado en los puntos divergentes y acordado un punto neutral de entendimiento frente a lo realizado y lo debido, así como lo pagado y lo que falta por cancelar, de tal manera que el acta no necesariamente se produce una vez se haya entregado al acreedor la totalidad del valor acordado, o se hayan hecho efectivos todas las deducciones correspondientes, sino que basta con que en la misma ello quede reflejado, de tal manera que en el momento en que tales aspectos sean resueltos la liquidación se complemente con la documentación necesaria que demuestre la realización de dichas acciones. No obstante, si el acuerdo bilateral sobre la liquidación del contrato no llega a realizarse, la Administración por virtud de la ley podrá efectuar este último acto contractual de forma unilateral. Analicemos detalladamente cada una de estas formas de liquidación del contrato estatal.
Finalmente, resulta importante señalar que, de conformidad con el inciso 4 del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, para la liquidación bilateral se exigirá al contratista:
[...] la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
La liquidación de mutuo acuerdo debe realizarse dentro del término acordado para ello de forma previa en el documento contentivo de las condiciones generales y específicas de contratación del colaborador de la Administración, en cumplimiento de lo establecido en el literal f del numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 como manifestación del principio de transparencia en la contratación estatal106. Se trata de un plazo esencial dentro del contrato, que compele a las partes a ponerse de acuerdo sobre lo debido y lo pagado, ya sea materialmente frente a la ejecución en sí, o económicamente en cuanto a los valores cobrados. Ahora bien, si el plazo no fue estipulado en el contrato, será válida la estipulación que al respecto se haga en la modificación específica o incluso estipulado previamente, puede ser variado de común acuerdo por las partes.
Por otra parte, y aun cuando la ley y la lógica de lo que debe entenderse por una liquidación de mutuo acuerdo refleja, es posible que alguna de las partes disienta del contenido del acta de liquidación que normalmente es proyectada por la entidad estatal. En este caso, con el fin de evitar que se dilate la finalización formal del contrato, se pueden dejar consignadas por cualquiera de las partes las salvedades a que haya lugar en la respectiva liquidación, sin abstenerse de suscribirla, para con base en ello poder presentar reclamaciones posteriores directamente o en sede judicial o arbitral, si fuere el caso107. De acuerdo con lo establecido por la jurisprudencia, dichas salvedades deben ser claras y concretas108, sobre aspectos específicos no reconocidos por la entidad contratante, de tal manera que si no se expresan de forma específica, no será procedente la reclamación posterior109. Es decir, las salvedades han de ser específicas lo que significa que si bien no deben expresar técnicamente toda una reflexión y justificación jurídico-económica, sí deben contener, así sea de modo elemental, la identificación del problema, esto es, los motivos concretos de inconformidad110, de manera que un ejemplo de lo que no se debe hacer, porque no satisface la exigencia jurisprudencial es manifestar: “Me reservo el derecho a demandar o reclamar”.
En este sentido, no se debe olvidar que la liquidación bilateral suscrita sin salvedades es un auténtico negocio jurídico de carácter transaccional y, por lo mismo, su contenido hace tránsito a cosa juzgada111, y que, adicionalmente, debe contar con la firma de las partes (entidad estatal y contratista) como requisito sine qua non112.
Por otro lado, si el acta se suscribe sin salvedad alguna, no se podrá reclamar posteriormente, en sede judicial o arbitral, ningún aspecto relativo al contrato, a menos que pueda demostrarse la existencia de un vicio de consentimiento que afecte la validez de la liquidación suscrita113, o cuando la misma sea producto de una decisión unilateral de la Administración, toda vez que su impugnación implica de contera el cuestionamiento del acta final del contrato114. No obstante, dicha regla se ha matizado bajo la jurisprudencia del Consejo de Estado, en el sentido de habilitar reclamaciones posteriores al acta de liquidación, siempre y cuando su causa obedezca a circunstancias ulteriores y desconocidas para las partes115.
En todo caso, se pone de presente que de acuerdo con la jurisprudencia las salvedades que las partes no consignen al momento de suscribir prórrogas, otrosíes o contratos adicionales, no serán validas con posterioridad dentro del acta de liquidación bilateral por considerarse extemporáneas al no haberse manifestado en el momento de la variación de las condiciones contractuales116.
Es importante tener en cuenta que lo normal y lógico es que la liquidación proceda una vez finalice la ejecución del contrato, esto es, a decir de Marienhoff, por expiración del término establecido o por cumplimiento del objeto, que en últimas constituyen expresiones de la terminación del mismo, o se dé la conclusión o agotamiento de su ciclo jurídico117; no obstante, puede ocurrir antes, esto es, cuando: i) en derecho se deshacen las cosas como se hacen, es decir, cuando el contrato se termina de común acuerdo; ii) cuando hay terminación unilateral, incluida la terminación anticipada del inciso 2 del artículo 45 de la Ley 80 de 1993, derivada de una causal de nulidad absoluta de los numerales 1, 2 y 4 del artículo 44 ibídem; iii) cuando se produce el decreto de caducidad, de conformidad con lo establecido por el artículo 18 de la Ley 80 de 1993, explícitamente explicado en el capítulo referido al tema, infra; iv) existen circunstancias imprevistas que impiden continuar con la ejecución, y v) cuando hay suspensiones indefinidas o situaciones insuperables se puede perfectamente levantar tal situación y proceder inmediatamente al finiquito de la relación contractual por medio de la liquidación bilateral.
En cuanto al plazo oportuno para agotar la etapa de liquidación bilateral del contrato estatal, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece que en caso de no haberse consignado por parte de la entidad estatal en las condiciones de contratación, ni haberse estipulado en
