Archivierung
Buchhaltungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO). Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (Tz. 8.0 der Anlage zum BMF-Schreiben v. 7. 11. 1995, BStBl 1995 I S. 738).
3. Buchführungsverfahren
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doppelte Buchführung
Die Buchführungsverfahren werden in die einfache und die doppelte Buchführung unterteilt. Nachfolgend sind die entscheidenden Merkmale beider Verfahren dargestellt:
Lediglich die doppelte Buchführung erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer handels- und steuerrechtlich ordnungsgemäßen Buchführung.
4. Kontenrahmen und Kontenplan
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Kontenrahmen
Der Kontenrahmen ist eine Übersicht über alle im betrieblichen Rechnungswesen der Unternehmen möglicherweise auftretenden Konten. Für verschiedene Wirtschaftszweige gibt es eigene Kontenrahmen:
 | Industriekontenrahmen (IKR) | |||
| Kontenrahmen nach dem Produktionsablauf (GKR) | |||
| Gastronomiekontenrahmen | |||
| Kontenrahmen für den Kfz-Handel | |||
Kontenplan
Der Kontenplan wird aus dem Kontenrahmen vom jeweiligen Unternehmen in Orientierung an die unternehmensspezifischen Anforderungen entwickelt. Der Kontenplan enthält nur die Konten, die in der Buchführung tatsächlich Verwendung finden. Im Kontenplan werden für bereits vorhandene Konten individuelle Beschriftungen vorgenommen. Außerdem wird der Kontenplan um zusätzlich (zu den im Kontenrahmen bereits vorhandenen Konten) benötigte Konten ergänzt.
Weitere Einzelheiten können dem Kapitel III „Kontenpläne aufbauen, einrichten und pflegen“ entnommen werden.
5. Aufbewahrungspflichten
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Aufbewahrungsfristen
Gemäß § 257 HGB und § 147 AO ist jeder Unternehmer zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich auch auf die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Kontenplan).
ABB. 3: Aufbewahrungsfristen
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Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).
Dies bedeutet, dass die in 2015 erhaltenen Eingangsrechnungen bis zum 31. 12. 2025 und die für 2015 im Laufe des Jahres 2016 erstellte Bilanz bis zum 31. 12. 2026 aufzubewahren sind.
Fragen
1.) Nennen Sie drei wesentliche Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung.
Ermittlung des operativen Ergebnisses, Ermittlung der Selbstkosten und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Tz. 36).
2.) Welche Kontrollen werden mittels des IKS durchgeführt (drei Nennungen)?
| Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten | |||
| manuelle Soll-Ist-Vergleiche | |||
| Einrichtung von programmierten Plausibilitätsprüfungen (Tz. 42). | |||
3.) Wie erfolgt die Ergebnisermittlung im Rahmen der doppelten Buchführung?
Die Ergebnisermittlung erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich und Gewinn- und Verlustrechnung (Tz. 46).
4.) Wie lange sind Inventare aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (Tz. 48).
5.) Wann dürfen die Buchhaltungsunterlagen für Dezember 2015 (Buchung im Februar 2016) vernichtet werden?
Die Unterlagen sind bis zum 31. 12. 2026 verpflichtend aufzubewahren (Tz. 49).
III. Kontenpläne aufbauen, einrichten und pflegen
1. Aufgaben und Funktionen des Kontenrahmens und Kontenplans
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Kontenrahmen
Die Zahlen, die die Buchführung liefert, sind oftmals eine wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen und Planungen. Es ist regelmäßig erforderlich, dass ein Vergleich mit den Zahlen früherer Perioden oder mit den Zahlen branchengleicher Betriebe vorgenommen wird. Um diese Vergleiche zu ermöglichen, ist ein allgemeingültiges, branchentypisches Ordnungsschema, das alle Konten beinhaltet, notwendig. Dieses Ordnungsschema ist der Kontenrahmen.51
Kontenplan
Aufgrund der Komplexität eines Kontenrahmens ist es unerlässlich, die unternehmensspezifischen Konten gesondert abzubilden. Aus diesem Grund wird aus dem Kontenrahmen der Kontenplan abgeleitet. Dort sind nur die Konten aufgeführt, die tatsächlich vom Unternehmen
