im globalen Wettbewerb nur wenige Chancen auf Erfolg haben. Die Antwort auf diese Herausforderung muss vielmehr zwei Aspekte berücksichtigen: Einerseits muss ein Unternehmen in der Lage sein, mit innovativen Produkten und Technologien die Konkurrenz auf Distanz zu halten, andererseits muss aus dem operativen Geschäft eine Marge erwirtschaftet werden, mit der die notwendigen Innovationen finanziert werden können.
Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich ein ganzheitlicher Ansatz, mit dem die Schlagkraft der administrativen Bereiche, einschließlich Entwicklung und Konstruktion, erhöht und die Gemeinkosten dennoch nachhaltig reduziert werden. Lean Administration birgt dieses Potenzial und ist im heutigen Industriebetrieb alternativlos. Richtig angewandt versetzt Lean Administration ein Unternehmen in die Lage, schneller, flexibler und effizienter auf sich permanent ändernde Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren. ‚Richtig angewandt‘ heißt, sich davon zu lösen, Lean Administration als ‚Kampagne‘ für Bleistift-Kanban oder Büro aufräumen zu sehen. Es geht um ein Führungsprinzip, um einen ganzheitlichen Ansatz, der der fundamentalen Logik des Industriebetriebes folgt, bestehende Strukturen hinterfragt und Unternehmensprozesse optimiert. Es geht aber vor allem um die Mitarbeiter, die dazu befähigt werden, ‚Ergebnisse zu erzeugen‘ anstatt ‚beschäftigt zu sein‘. Denn wie sagte schon Alfred Herrhausen: „Wirtschaft ist eine Veranstaltung von Menschen, nicht von Computern“.
Diesen ganzheitlichen Ansatz beschreibt das vorliegende Buch. Neben dem sinnvoller Weise anzuwendenden Vorgehen bei der Einführung von Lean Administration und den strukturellen Rahmenbedingungen werden die Methoden vorgestellt, mit denen Prozesse in Vertrieb, Konstruktion oder Einkauf optimiert werden. Getreu dem Motto ‚Erlaubt ist, was wirkt‘, werden auch Methoden aus der ‚Prä-Lean‘-Historie undogmatisch integriert, da diese heute immer noch ihre Relevanz haben.
Dieses Buch ist die Essenz aus 25 Jahren Erfahrung auf den Gebieten der Organisationsentwicklung und Prozessoptimierung in produzierenden Unternehmen. Oder anders gesagt: Es beschreibt die um den Erfahrungsschatz aus zahlreichen Projekten, Seminaren und Arbeitskreisen zum Thema Lean Administration bereicherte Unternehmensphilosophie der CIM Aachen GmbH. Hieraus resultieren eine Vielzahl von Praxisbeispielen, die zeigen, wie die Erfolgreichen vorgehen – und welche Fehler die weniger Erfolgreichen machen. Von beiden kann man lernen.
Nur wer selbst an einem Buch mitgewirkt hat, kann ermessen, welche Mühe es macht, die ersten Ideen und Notizen in eine publikationsreife Form zu bringen und den roten Faden in einen umfangreichen Erfahrungsschatz zu legen. Denn viele Zitate, Praxisbeispiele und Formulierungen stammen direkt aus der praktischen Arbeit der CIM Aachen GmbH. Insofern haben alle aktiven und ehemaligen Mitarbeiter zu der Entstehung dieses Buches beigetragen. Nicht zuletzt dadurch, dass sie mir durch erfolgreiche Projektarbeit den Rücken frei gehalten haben, um mich dem Projekt „Lean Administration – Das Ergebnis zählt“ zu widmen.
Besonderer Dank gilt aber meinem Geschäftsführerkollegen Dr. Götz Marczinski, der die Manuskriptentstehung als kompetenter Diskussionspartner begleitet und als ‚erster kritischer Leser’ wertvolle Anregungen geliefert hat.
Der Ansatz, Wertschöpfung über die Wertschätzung der administrativen Produkte durch den Kunden zu definieren, ist so in der einschlägigen Fachliteratur kaum bekannt. Viel Sorgfalt wurde auch auf eine systematische Betrachtung der notwendigen Voraussetzungen verwendet. Bisher eher stiefmütterlich behandelt, rücken sie als Komplexitätstreiber der administrativen Prozesse ins Zentrum des Interesses. Denn nicht der Weg ist das Ziel, sondern das Ziel ist das Ziel – nachhaltig schlanke Prozesse auf den Teppichetagen.
Aachen im Januar 2012
Ingo Laqua
Geleitwort
Die Globalisierung, sich ändernde Märkte und veränderte ökologische Rahmenbedingungen zwingen produzierende Unternehmen, ihre bisherigen Strukturen zu überdenken. Die Wandlung zum Käufermarkt hat in nahezu allen Bereichen des industriellen Gewerbes dazu geführt, dass Unternehmen darauf angewiesen sind, schneller, flexibler und zu wettbewerbsfähigen Preisen der Konkurrenz gegenüberzutreten. Gleichzeitig belasten stetig steigende Rohstoffkosten und Ausgaben für zusätzliche gesetzliche Auflagen die Ertragssituation, so dass es zum konsequenten Handeln heute überhaupt keine Alternative mehr gibt.
Die Potenziale, die im Unternehmen zweifelsohne vorhanden sind, rücken also immer mehr in den Vordergrund. In der Produktion wurde in der Vergangenheit eine Vielzahl von Maßnahmen mehr oder weniger erfolgreich umgesetzt, um die Herstellkosten als vermeintlichen Kostentreiber so weit wie möglich in den Griff zu bekommen. Da die Materialseite aber größtenteils extern beeinflusst wird und die Fertigungskosten häufig schon mit dem dritten Produktivitätsprogramm optimiert wurden, sind viele Unternehmen auf der Suche nach weiteren, vielversprechenden Optimierungsansätzen. Und da fällt das Augenmerk schnell auf die Gemeinkostenbereiche. Welcher Unternehmer hat nicht schon daran gedacht, dass in Abteilungen wie Vertrieb, Konstruktion oder Arbeitsvorbereitung effizienter gearbeitet werden könnte, ohne genau zu wissen, was konkret seinen Verdacht auslöst. Im Zweifelsfall ist dies der externe Kunde, der sich über lange Durchlaufzeiten bei der Angebotserstellung und fehlerhafte Auftragsbestätigungen beschwert. Oder er zahlt einfach nicht, weil zwar die bestellte Anlage geliefert wurde, nicht aber die technische Dokumentation. Jenseits der das Ergebnis aufzehrenden Gemeinkosten resultieren hieraus Probleme, die sich kein Unternehmen, das im Wettbewerb steht, heute noch leisten sollte.
Das vorliegende Buch beschreibt den pragmatischen Ansatz von CIM Aachen, mit dem administrative Prozesse systematisch optimiert werden. Dem Autor geht es dabei nicht darum, mit dem Begriff ‚Lean Administration‘ die Anpassung von Personalkapazitäten in administrativen Bereichen zu verklausulieren. Vielmehr stellt er mit dem Statement ‚Wertschöpfung ist Wertschätzung durch den Kunden‘ klar, worauf es bei Lean Administration ankommt: Mit den Augen des Kunden auf die eigene Arbeit zu sehen, und Kunde ist grundsätzlich die nachfolgende Abteilung.
Auch mit der Aussage ‚Erlaubt ist, was wirkt‘ macht der Autor deutlich, was bei Lean Administration im Vordergrund stehen sollte. Es zählt nicht, wie modern die Methoden sind, mit denen die verwaltenden Prozesse aufgeräumt werden, es zählt das Ergebnis. Simple Analogieschlüsse von der Produktion auf die Gemeinkostenbereiche greifen bei der Anwendung von Methoden des Lean Management zu kurz. Denn dass eine saubere Produktstruktur mit reduzierter Variantenvielfalt deutlich größere Auswirkungen auf alle Unternehmensprozesse hat als erfolgreich eingeführtes Büro-Kanban, mögen auch die fanatischsten Lean-Anhänger kaum bezweifeln. Neben den grundsätzlichen Ansätzen zur Erhöhung von Effektivität und Effizienz in den systematisch dokumentierten Prozessen der Administration erhält der Leser eine Vielzahl nützlicher Tipps, wie man den täglichen Büroärgernissen wie ineffizienten Besprechungen oder ausuferndem E-Mailverkehr gegenübertreten kann.
Zielgruppe des Buches sind Unternehmer, Führungskräfte vom Geschäftsführer bis zum Abteilungsleiter sowie interne und externe Berater. Mit dem forschen Titel macht der Autor (durchaus augenzwinkernd) klar, dass es sich bei dem vorliegenden Buch nicht um eine akademische Abhandlung handelt. Es wird Klartext gesprochen. Adressiert werden vorrangig Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe, wobei die dargestellte Vorgehensweise und die ausgewählten Beispiele auf das KMU genauso passen wie auf den Großkonzern. Bleibt zu wünschen, dass Sie die Anregungen aus diesem Buch aufgreifen und damit einen weiteren Schritt in Richtung Business Excellence machen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.
Guido Wey
Fränkische Industrial Pipes GmbH & Co. KG
Königsberg i. Bay. im Januar 2012
Kapitel 1:
Lean Administration
Bestandteil modernen Managements
Äußere Rahmenbedingungen zwingen die Unternehmen, nach der Produktion nun auch die
