ist, dass die Originale nicht nachträglich verändert werden können. Das Ersetzen von Papierunterlagen durch elektronische Unterlagen ist insbesondere in den Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder geregelt. Die wesentlichen Vorschriften für den Freistaat Bayern finden sich im BayEGovG [16].
Bei den gebotenen Scanner- oder Mikroverfilmungsverfahren ist zu gewährleisten, dass die elektronischen Kopien vollständig und verlustfrei mit dem Papieroriginal übereinstimmen, auch farbige Anmerkungen oder Prüfeintragungen müssen eindeutig und identisch übertragen werden. Papierunterlagen, etwa die Baugenehmigung mit den genehmigten Bauvorlagen und die Bescheinigungen, sollten allerdings im Original archiviert oder die elektronischen Kopien durch eine notarielle Beurkundung im Sinne des § 126 BGB [5] bescheinigt werden. Dies betreffende Fragen sind im Zusammenhang mit der Beweisbarkeit von Unterlagen in Abschn. 1.3.4.2 behandelt.
Als Vorteile eines digitalisierten Archivs sind vor allem der schnelle Zugriff und das schnelle Durchsuchen von Dokumenten sowie die Schonung empfindlicher Papieroriginale zu nennen. Der Gang, etwa zum Bauherrn oder anderen am Bau Beteiligten, wird so in den meisten Fällen entbehrlich. Auch die dadurch gelöste Platzproblematik und der große Vorteil einer schnellen Aktualisierung der dynamischen Unterlagen ist naturgemäß lobenswert.
Die Dateitypen hingegen sind diffus. In der Tat bleibt die Frage, in welchen Dateitypen, etwa DOCX, XLS, PPT, TTF, JPEG, PDF, DWG, DXF, HTML oder ZIP, elektronische Dokumente archiviert werden sollen. Für ein verwaltungsinternes Verfahren können alle Dateitypen beliebig angewendet werden. Dokumente, die an Bauherrn oder gegebenenfalls an die Bauaufsichtsbehörde zu übermitteln sind, werden in der Regel als PDF oder PDF/A nach ISO 19005-1 [17] in druckbarer, kopierbarer und durchsuchbarer Form erstellt. Der Abschn. 1.3.5 enthält eine Ausnahme hiervon, und zwar nur bei wichtigem Grund. Des Weiteren ist die präzise Festlegung zu den Dateinamen zu treffen, beispielsweise 200620_BN-V.pdf (= Erstellungsdatum_Brandschutznachweis_Vorabzug).
Abb. 1.14 Brandschutz-Dateistruktur (beispielhaft).
Zur elektronischen Archivierung gehört ebenfalls die selbsterklärende Dateistruktur, etwa auf Basis einer datenbankgestützten Software, die der Verwaltungsvereinfachung und Übersichtlichkeit dient, naturgemäß unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale, die in Abschn. 1.4.4 ausgeführt sind. Ein Muster der Brandschutz-Dateistruktur ist in Abb. 1.14 dargestellt.
1.4.5.2 Dokumentation im Facility Management
Facility Management (FM) umfasst etwa Betrieb und Instandhaltung eines Gebäudes. Für ein effektives FM ist eine lückenlose Dokumentation im passenden EDVFormat unabdingbar. Aus diesem Grund ist es wichtig, sofern in dem Vertrag nicht anders geregelt, die Dokumentation an den betreffenden Richtlinien bzw. Normen, beispielsweise
• RBBau (Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes),
• BFR GBestand (Baufachliche Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation),
• GEFMA 198-2:2013-11, Dokumentation im FM [12],
• GEFMA 430:2019-03, Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen und
• CAFM-System[13],
des FM in vertretbarem Aufwand zu rekurrieren. Das Ziel des FM ist dabei, die Verwaltung der gesamten Gebäudedokumentation aufelektronischer Basis und die Integration der Dokumenttypen in das CAFM-System unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale (Abschn. 1.4.4) zu gewährleisten. In diesem Aufgabenbereich ist es erforderlich, das FM Consult in die Bauplanungsprozesse mit den Baubeteiligten einzubeziehen, um das erforderliche Ziel zu erreichen. Die Dokumentation muss ausschließlich nach den vorgegebenen Strukturen des Auftraggebers erfolgen. Dieser Vorgang im weiteren Sinn wird in diesem Handbuch nicht behandelt, ergänzend sei auf Abschn. 4.8.2 verwiesen.
1.4.5.3 Pflege der Dokumentation
Es muss für die Aktualität und Richtigkeit der Dokumentation gesorgt werden. Eine Menge von (notwendigen oder sinnvollen) Tätigkeiten können zu Änderungen der Unterlagen führen. Bei Umbauten oder Nutzungsänderungen ist dies regelmäßig der Fall. Der neue Istzustand soll zeitnah entsprechend dokumentiert werden, damit er mit den tatsächlichen örtlichen Gegebenheiten übereinstimmt. In gleicher Weise sind etwa die Prüfungen entsprechend Abschn. 5.3 fortzuführen und dokumentationspflichtig.
Das mit der Objektbetreuung beauftragte FM oder der Brandschutzbeauftragte (Abschn. 5.2.5) soll über den gesamten Lebenszyklus die Dokumentation entsprechend der baulichen und technischen Veränderungen des Gebäudes fortschreiben bzw. die Fortschreibung der Dokumentation durch die jeweiligen Fachplaner veranlassen.
In mehrjährigen Abständen soll überprüft werden, ob die gewählte Form der Archivierung auch weiterhin reproduzierbar sein wird und ob eine sichere und dauerhafte Archivierung sichergestellt werden kann. Darüber hinaus müssen Unterlagen gegen Einsicht durch Unbefugte mittels entsprechenden Sicherungsmaßnamen hinreichend geschützt werden.
Eine Kopie der Unterlagen sollte so geschützt werden, dass etwa im Brandfall ein Verlust der Unterlagen nicht zu befürchten ist. Als Lösungsmöglichkeit bietet sich hierzu an, einen Datensicherungsschrank entsprechend der DIN EN 1047-1 [14] zu besorgen. Auf Grundlage dieser Normen wird die Widerstandsfähigkeit von Datensicherungsschränken gegen Brand in einem Zeitraum vom maximal 120 min ermittelt. Nach der Brandprüfung müssen die in der Norm festgelegten Kriterien weitere 24 h lang eingehalten werden.
Quellenhinweise
1 Bayerische Bauordnung (BayBO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.08.2007.
2 Aufbewahrung und Archivierung von Baugenehmigungsakten; Bekanntmachung des StMB vom 13.07.2017.
3 Verordnung über Bauvorlagen und bauaufsichtliche Anzeigen (Bauvorlagenverordnung – BauVorlV) vom 10.11.2007.
4 Verordnung über Prüfung von sicherheitstechnischen Anlagen und Einrichtungen (Sicherheitsanlagen-Prüfverordnung – SPrüfV) vom 03.08.2001.
5 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 02.01.2002.
6 Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI) in der Fassung vom 10.07.2013.
7 Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO), Leistungen für Brandschutz, Heft Nr. 17, Stand 2015/06.
8 Urheberrechtsgesetz (Gesetz über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte – UrhG) in der Fassung vom 09.09.1965.
