(DBauV) ab März 2021 rechtliche Grundlagen für die Einreichung digitaler Anträge, Anzeigen, Unterlagen und Bauvorlagen bilden wird. In der DBauV wird also geregelt, unter welchen Voraussetzungen Bauanträge digital durchgeführt werden können.
Für die digitale Archivierung (Abschn. 1.4.5.1) wird man davon ausgehen müssen, dass ein elektronisches Verfahren zu ausreichend sicherer Aufbewahrung der Dokumente in digitaler Form führt, was eigentlich in Anlehnung nach § 126b BGB unabdingbar ist.
Abb. 1.12 Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten von Unterlagen nach Regelwerken.
1.3.5 Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten
Das Fehlen einer Dokumentation ist ein Zustand, der in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten bereitet und führt tatsächlich zu Problemen, etwa bei der Beurteilung des vorbeugenden Brandschutzes, bei Instandhaltung, im Gerichtsverfahren, im Fall der Veräußerung o. Ä. Es ist erstaunlich: Selbst bei nur fünf oder zehn Jahre alten Gebäuden kommt es erfahrungsgemäß zuweilen vor, dass dem Bauherrn/Eigentümer keine oder keine vollständigen Genehmigungsunterlagen vorliegen. Oft gibt es nur den Textteil und es fehlen die genehmigten Pläne. Bei älteren Gebäuden, die gegebenenfalls auch den Besitzer gewechselt haben, ist es fast die Regel.
Die Bauaufsichtsbehörden archivieren nur die Baugenehmigungsakten aus der Bekanntmachung [2] durch das StMB. Eine Pflicht zur Aktenführung ergibt sich ebenfalls aus Art. 29 BayVwVfG [11], aber man wird nicht immer fündig. Sie sind nicht verpflichtet bzw. nicht in der Lage, alle für ein Gebäude maßgeblichen Unterlagen auf dessen gesamte Lebensdauer aufzubewahren, insbesondere solche Unterlagen, die nicht Gegenstand des Genehmigungsverfahren sind/waren. Gemäß [2] soll dem Bauherrn lediglich empfohlen werden, seine Baugenehmigungsakten aufzubewahren und sie an den Rechtsnachfolger weiterzugeben.
Um den praktischen Bedürfnissen mehr gerecht zu werden, hat der Gesetzgeber, wie in Abb. 1.12 dargestellt, die Aufbewahrungspflichten in unterschiedlichen Regelwerken geschaffen.
Neben den wenigen Vorschriften in Landesbauordnungen (nicht in BayBO) werden gemäß BauVorlV [3] sowohl der Bauherr als auch dessen Rechtsnachfolger in die Pflicht genommen und sind nun ebenfalls für die Aufbewahrung und Vorlage der Unterlagen verantwortlich. § 16 BauVorlV begründet eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich aller für das Gebäude relevanten Unterlagen, nämlich
1. bei baugenehmigungspflichtigen Gebäuden die Baugenehmigung und die Bauvorlagen,
2. bei baugenehmigungsfreigestellten Gebäuden die Bauvorlagen,
3. die Bescheinigungen von Prüfsachverständigen und
4. die Verwendbarkeitsnachweise für Bauprodukte und Bauarten, insofern sie Nebenbestimmungen für den Betrieb oder die Wartung enthalten,
bis zur genehmigungspflichtigen Änderung oder Nutzungsänderung im Sinne des Art. 55 BayBO oder bis zur Beseitigung des Gebäudes im Sinne des Art. 57 BayBO. Diese sind aufVerlangen der Bauaufsichtsbehörde vorzulegen. Der Bauherr und seine Rechtsnachfolger sind ebenfalls verpflichtet, die oben genannten Unterlagen bei einer rechtsgeschäftlichen Veräußerung des Gebäudes an den jeweiligen Rechtsnachfolger weiterzugeben. Insofern korrespondiert die Aufbewahrung mit der Herausgabe von Unterlagen.
In dem Fall, dass die Unterlagen verloren gehen, beschädigt oder unvollständig vorgelegt werden, begeht der Eigentümer eine Ordnungswidrigkeit und muss zudem für die aufwendige und kostenintensive Neuerstellung der Unterlagen aufkommen.
Eine Aufbewahrungspflicht besteht außerdem nach § 2 SPrüfV [4]. Die Bescheinigungen und Bestätigungen nach Abschn. 4.5 sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Bauaufsichtsbehörde vorzulegen, da die Bauaufsichtsbehörde beispielsweise zur Durchführung der Prüfungen (Abschn. 5.4) die Bescheinigungen und Bestätigungen von geprüften sicherheitstechnischen Anlagen und Einrichtungen einsehen will.
In LPH 8 HOAI [6] ist eine systematische Zusammenstellung der Dokumentationen vorgesehen, die eigentlich in den zivilrechtlichen Rechtsbeziehungen als vertraglich geschuldete Leistung mitvereinbart werden soll, damit die dauerhafte Aufbewahrung und die Verpflichtung zur Herausgabe an den Rechtsnachfolger oder gegebenenfalls an die Bauaufsichtsbehörde erfüllt werden können, was jedoch nicht immer der Fall ist. Sie umfasst alle maßgeblichen Unterlagen, welche im Rahmen der Planung und Bauausführung durch den Entwurfsverfasser und den Fachplaner erstellt worden und dem Bauherrn vor Aufnahme der Nutzung zu übergeben sind. Hierzu werden in Abschn. 4.2 detaillierte Angaben gemacht.
Die in Abb. 1.12 angesprochenen Regelwerke erfassen auch die Herausgabepflicht durch den Architekten oder die Bauingenieure. Der Bauherr kann entsprechend den §§ 667, 985 oder nach § 197 BGB [5] die Herausgabe von Unterlagen verlangen, wobei allein die vertraglichen Vereinbarungen (Abschn. 1.2.2.1) maßgeblich sind. Zu Einzelheiten wird auf die vorgenannten Vorschriften verwiesen. Falls dies zutrifft, dann müssen die Unterlagen aus alterungsbeständigem Papier oder gleichwertigem Material entsprechend § 1 BauVorlV übergeben werden, wenn keine vertragliche Verpflichtung besteht, dem Bauherrn diese zusätzlich in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Bei Herausgabe in elektronischer Form muss auf jeden Fall gewährleistet sein, dass die übergebenen Unterlagen nicht nachträglich verändert werden können, da sonst das erforderliche Beweismittel für die Richtigkeit der Unterlagen nicht mehr gegeben ist. Nur in besonderen begründeten Ausnahmefällen, wie in Abschn. 4.8.2 dargelegt, werden beispielsweise CAD-Formate für vertraglich definierte Zwecke und Weiterverarbeitbarkeit in Betracht kommen. Die elektronische Form der Unterlagen wird im Abschn. 4.2 mitbehandelt, sodass auf die dortigen Anmerkungen ebenfalls verwiesen werden kann.
Zur Aufbewahrung von Unterlagen gehört die Archivierung (Abschn. 1.4.5), in der Umfang, Form, Struktur, Anzahl der Unterlagen niederzulegen sind. Zur Abgrenzung unterschiedlicher Zielsetzungen wird zwischen „Aufbewahren“ und „Archivieren“ unterschieden.
1.3.6 Urheberrecht
In diesem Abschnitt geht es um einen kurzen Überblick zum urheberrechtlichen Schutz von Unterlagen, die in Genehmigungsverfahren bzw. während der Planung und Bauführung erstellt sind. Der Urheber ist derjenige, der beispielsweise den Entwurf, den Brandschutznachweis, die Brandschutzpläne, die Bescheinigung oder die Bestätigung erstellt hat und den Schutz unter der Voraussetzung, dass ein schutzfähiges Werk vorliegt, nach Maßgabe des UrhG [8] genießt.
Abgesehen davon, ob die Unterlagen inhaltlich verlangte Schutzvoraussetzungen im Sinne des UrhG erfüllen oder nicht, bleibt der vertraglich vereinbarte Schutz zwischen Bauherrn und Verfasser der Unterlagen, naturgemäß mit Rücksicht auf etwaige Einschränkungen, unberührt. Die Übertragung von urheberrechtlichen Nutzungsrechten an Bauherrn erfolgt gemäß § 34 UrhG.
Bei der Vertragsbeziehung geht es unter anderem darum, dass die zur Verfügung gestellten
