style="font-size:15px;"> Loomulikult on võimalik, et sul on kasutusel juba teistsugune süsteem ja oled sellega 100 % rahul. Sellisel juhul on kõik hästi. Kasuta seda, kui see toimib! Kui ei, siis proovi midagi uut. Nendesse inimestesse, kelle sõnul ainult nende süsteem on see üks ja õige, tuleb suhtuda reservatsiooniga. Ajajuhtimisteooriaid on väga palju. Nende paljusus võimaldab valida endale sobiva lahenduse, mitte selle, millele on kõige rohkem reklaami tehtud. Käesolevas raamatus toodud näpunäited pole niivõrd ajajuhtimise teooriad, kuivõrd praktilised näpunäited eri tehnikatest, mida ka üsna väikese pühendumisega on võimalik realiseerida. Töökuhjade korraldamine “üks asi korraga” reeglit järgides toimib pisukeste muudatustega pea kõikides valdkondades ja on seetõttu üks universaalsemaid tööjuhiseid.
Juhtimisvõte nr 2 − õnne valem
Ebameeldivad asjad tee kohe, meeldivatega tegele hiljem.
Daniel Gilbert on hinnatud ja auhinnatud Harvardi Ülikooli psühholoogiaprofessor. Tema sulest ilmus 2006. a kevadel raamat “Komistades õnnele”, kus Gilbert tutvustab lugejatele seda, mis teeb inimese õnnelikuks või õnnetuks. Suur osa raamatust tegeleb inimese võimega planeerida, hinnata või mõelda tulevikule. Mitmed uuringud on jõudnud järeldusele, et inimesed mõtlevad tulevikule ca 12 % oma päevasest ajast11. Sealjuures kujutavad nad enamiku ajast ette pigem seda, kuidas nad tulevikus midagi saavutavad ja ära teevad, mitte, kuidas läbi kukuvad. Tulevikule mõtlemine võib olla isegi meeldivam kui sinna jõudmine. Näiteks ühe uuringu raames teatati osalejatele, et nad on võitnud tasuta piduliku õhtusöögi suurepärases prantsuse restoranis. Neilt küsiti, millal nad soovivad seda võimalust kasutada – kohe, täna õhtul, homme? Ehkki pakutud õhtusöögi võlud olid ilmsed, soovis enamik vastanuist lükata selle “pisut” edasi – peamiselt järgmisse nädalasse. Miks nad nii käitusid? Selgub, et nädalakese oodates ei saa nad mitte ainult kalamarja süüa ja paarkümmend aastat vana veini juua, vaid neil on aega tervelt seitse päeva kalamarja ja veini konsumeerimist ette kujutada! Meeldiva tegevuse edasilükkamine on nutikas moodus lõigata ühest asjast kaks korda kasu.
Meeldiv tulevikuprognoos vähendab stressi
Ajajuhtimise kontekstis tekib siit lihtne järeldus ja nõuanne edaspidiseks. Stressi vähendamiseks on mõistlik teha kõik ebameeldivad ülesanded võimalikult kohe ja meeldivaid asju võib lükata edasi. Igaühel meist on ilmselt e-kirju, dokumente või tööülesandeid, millega töö alustamist oleme pidevalt edasi lükanud. Enamalt jaolt on need tegevused, mis pole meeldivad – nõuavad nad siis liigset ressurssi või on seotud ebameeldivate emotsioonidega. Tihti tuleb ette, kus juht lükkab edasi alluvale ebameeldiva uudise teatamist viimase hetkeni. Või kui palju ressurssi nõudvale tööle eelistame lihtsamat, mida saab kohe ära teha. Selline lähenemine võib antud hetkel tunduda mõistlik, aga samal ajal me tekitame endale järjekorra ebameeldivatest töödest, mis jäävad meid pidevalt kummitama. Mõtle korra eeltoodud prantsuse restorani näitele. Tunduvalt mõistlikum on ebameeldivad tegevused kohe ära teha ja meeldivaid oodata.
Juhtimisvõte nr 3 − ära unusta!
Meil on suurepärane mälu.
Me mäletame paljusid huvitavaid fakte, välja arvatud neid, millest hetkel kasu oleks.
Kes meist poleks käinud tsirkuses ja näinud suurepäraseid žonglööre?! Žonglöörid suudavad loopida õhku erinevaid esemeid ja hoida neid seal ringlemas ilma ühtegi maha pillamata. Näiteks pole ebatavaline, et mõni neist žongleerib kümne või rohkema palliga. Aga proovi seda kodus järele teha! Kas õnnestub? Noh, kui hästi proovida ja harjutada, saab igaüks meist ilmselt kolme tennisepalliga hakkama, aga enamaks läheb vaja rohkem praktikat, kui meie seda endale lubada saame. Jälgides tänapäevast infotihedust, on lihtne tõmmata paralleele žongleerimisega – ka meie peame iga päev “hoidma õhus” eri arvu projekte, ülesandeid, kohustusi, telefonikõnesid ja muud taolist. Ja hoidku jumal, kui me unustame ühele kolleegile tagasi helistada, sest tema võib võtta seda isikliku solvanguna… Seega – palle maha pillata ei tohi, aga kas inimmõistus on üldse loodud nii suure hulga info meelespidamiseks?
Kasuta abivahendeid asjade meeldetuletamiseks
Eestis käis 2004. aastal esinemas mälutreener David Thomas. Ta on Guinnessi rekordi omanik, kuna suudab pidada meeles 28,000 arvu π kohta pärast koma! See on märkimisväärne saavutus ja huvitav oli kuulata hr Thomase selgitusi, kuidas ta neid meelde jättis. Ent mida meie saame siit kõrva taha panna? Muidugi on võimalik oma mälu treenida, et rohkem asju meelde jätta. David Thomasega konkureerimiseks tuleb mäluga tegeleda 8 tundi päevas, seitse päeva nädalas. See on hea plaan, juhul kui sinu töölepingus on tööülesannete juures kirjas “mälutreener”. Kui see aga ei ole nii, peame ilmselt leidma info ja faktide meelespidamiseks muid lahendusi, mis jätaksid aega ka põhitegevusele.
Täna on raske leida poodi, kus ei müüdaks mõnda asjade meelespidamist abistavat vahendit. Alljärgnevalt on nimekiri tüüpilisematest abilistest:
• Microsoft Outlook või mõni teine e-kirju ja kalendrit haldav tarkvara;
• pihuarvuti või mõni muu elektrooniline märkmik;
• nutitelefon kalendri funktsiooniga;
• veebipõhine tarkvara iPing.com või rememberIt.com jne;
• ajaloohõnguga paberipõhine kalendermärkmik.
Tehnilised abivahendid
Abivahendid sündmuste ja faktilise info meelespidamiseks on ühele enda ajast lugupidavale inimesele lausa kohustuslikud. Milleks riskida olulise tähtaja unustamisega, millest hiljem võib tekkida hulk probleeme ja mille fikseerimiseks kulub algselt planeeritust mitu korda rohkem aega?! Selleks meie esivanemad kirjutamise ju selgeks õppisid, et infot saaks regivärsiliste rahvaviisidega võrreldes veelgi efektiivsemalt edasi anda. Ometi pole need abivahendid lahendused iseenesest, vaid nende kasutamisel on mõistlik järgida mõningaid näpunäiteid.
• Vali välja üks, endale kõige enam sobiv vahend ja kasuta seda regulaarselt.
• Väldi mitme vahendi kasutamist samal ajal, kuna sel juhul tuleb info otsimiseks kulutada lisaaega, mida meil niigi napib.
• Ära kasuta vahendit ainult selle pärast, et keegi teine seda teeb. Lähtu enda vajadustest.
• Vali endale sobiv detailsus – alustades kirjuta üles täpselt nii palju ülesandeid ja tähtaegu, kui suudad ka hiljem lisada. Kui valid liiga suure detailsuse, kulub tegevuste ülesmärkimiseks liiga palju aega ja kiiresti kaob motivatsioon seda pikaajaliselt jätkata. Liiga vähe infot ei anna jälle sinu oma mäluga võrreldes suurt edasiminekut.
• Väldi vahendeid, mis tulevad tasuta kaasa – nagu näiteks mobiiltelefoni kalendrilisa. Hoolimata nutitelefonide võidukäigust on info sisestamine enamus mobiilides täna ikka veel üsna vaevaline. Õige on valida abivahend, mis vastab sinu kasutuseelistustele. Kui oled kirjutajatüüp, vali pabermärkmik. Kui kasutad 90 % oma ajast e-kirja programmi, vali sealne kalenderprogramm. Ebamugav ja vähekasutatav geniaalne vahend pole ju lahendus.
• Regulaarsus, regulaarsus ja veel kord regulaarsus – oluline pole kasutada abivahendeid sada korda päevas, vaid regulaarselt iga päev. Isegi kui täna pole seal midagi täiendada, tasub päevaplaan siiski üle vaadata. Mida kiiremini harjud abivahendisse kiikama, seda rutem saad efektiivsemast ajakasutusest abi.
Gilbert, Daniel, Stumbling on Happiness, lk 16−17
