ühe välja
• Alustan laste soetamist ☺
Head plaani peab saama muuta!
Nali naljaks, aga täpselt nii näevad välja plaanid, mis viivad püstitatud eesmärkidele lähemale. Heal plaanil on vahe-eesmärgid, mille saavutamist on võimalik jälgida. Vaheeesmärkide saavutamine on ka hea motivaator – liiga kaugete eesmärkide puhul kipub jaks otsa saama. Veel üks hea plaani tunnus on, et seda saab muuta – plaan on vahend (Rooma viib rohkem kui üks tee!). Plaani tuleb muidugi muuta enne, kui tähtajad kätte jõuavad!
Nimekirjad
Nimekirjade koostamine on üks ajaplaani lihtsamaid variante. Nimekiri on hea abimees, et tekitada endale ülevaade tegevustest või jooksvatest projektidest. Ajajuhtimise guru David Allen ei ütle küll “All I need is love” (ingl – kõik, mida vajan, on armastus), vaid “All I need is lists” (ingl – kõik mida vajan, on nimekirjad)6. Nende abil saab tegevusi prioriseerida, nad võiksid olla olemas nii personaalse kui ka tööalase tegevuse jaoks. Mõned nimekirjad on pikaajalised – näiteks eesmärgid ja tegevused, mis on vaja järgmise aasta jooksul saavutada. Mõned aga käivad vaid järgmise päeva kohta.
Veel üks alternatiivne (ehkki mitte kõige parem) nimekirjade pidamine on post-it-märkmepaberite kleepimine oma arvutiekraani ümber. Nii on tähtsad märksõnad pidevalt silme ees.
Aja efektiivne kasutamine
Aja efektiivse kasutamise etapp on eelmistest erinev, kuna see toimub tegelikult kogu aeg. Seda siis paremini või halvemini, kuidas parasjagu välja tuleb. Loomulikult on ajajuhtimist korraldada seda lihtsam, mida paremini on tehtud varasemad etapid.
Ressursi kulu ajajuhtimise ettappide lõikes
Kasutame analoogiat autoga liikluskeerises tormlemisest. Autot hästi juhtides on vajalik tunda teooriat ja omada praktilist kogemust. Samas ei hakka me liikluses enne manöövrit mõtlema, et, ahaa, käiguvahetuseks nüüd vasakuga sidurile, siis parema käega käigukang uude asendisse, siis vasaku jalaga sidur üles ja pisut paremaga gaasi… Kui me liikluskeerises peaksime selliseid detaile teadlikult läbi kordama, hakkab meie kohustusliku kindlustuse makse tänu korduvatele avariidele valuläve ilmselt ületama. Piisab, et oleme teooriast teadlikud ja kasutame õigeid juhtimisvõtteid.
Täpselt sama kehtib ajajuhtimise juhtimisvõtete kohta. Teooria ja eelnev praktika on vajalikud, et olulisel kriisihetkel sooritada alateadlikult õige otsus. Me ei saa elada, ajajuhtimise käsiraamat käes. Ent ajajuhtimise teooriast pärit võtted ja tehnikad mõjutavad ometi alati meie otsuseid, soovime me seda või mitte.
Manuaal- vs automaatkäigukast
Aeg-ajalt küsitakse koolitustel, millist ajajuhtimise tehnikat peaks kasutama? Ajajuhtimise valdkonna ühe guru Stephen R. Covey hinnangul on olemas 8 eri ajajuhtimise mudelit7:
“Organiseeru” tehnikad – ajajuhtimise probleemide lahendamiseks tuleb kõik ära korraldada, järjestada, organiseerida.
“Võitleja” tehnikad – eeldavad, et “igaüks on oma saatuse sepp” ja ajajuhtimine sõltub sinust ja ainult sinust. Tuleb leida endale aega, et asju ära teha, delegeerida, isoleeruda.
“Eesmärgi” tehnikad – üks enim levinud ja ka käesolevas raamatus lihtsustatult käsitletud põhimõte – tea mida tahad ja fookusta kogu oma tegevus selle saavutamiseks. Sisaldab ajajuhtimise tehnikaid nagu planeerimine, eesmärgistamine, visualiseerimine, enesemotiveerimine jne.
“ABC” tehnikad – teeb vahet olulistel ja ebaolulistel tegevustel, kasutab tegevuste järjestamist ja hindamist.
“Võluväe” tehnikad – kiidab n-ö õigeid töövahendeid. Õige kalendermärkmik, PDA (pihuarvuti), arvutiprogramm vms lahendab ajajuhtimise probleemid võluväel.
“101” lähenemine – väidab, et ajajuhtimine on eelkõige oskus, mis koosneb põhialustest nagu delegeerimine, organiseerumine, eesmärgistamine jms. Selline lähenemine ütleb, et need põhioskused moodustavad üldise harituse, mis viib parema ajajuhtimiseni.
“Vooluga kaasa” tehnikad – tavalisest ajajuhtimise lähenemisest üsna erinev, kus avatakse ennast ümbritsevale, sellega harmooniliselt kaasa minnes ja inimese loomuomast loovust kasutades ning spontaansust olukordade paremaks lahendamiseks.
“Taastumise” tehnikad – uuema aja suund, mis väidab, et inimese ajajuhtimise oskused on kinni tema taustas, kasvatuses, hariduses, suhtumises ümbritsevatesse jmt. Lahendusena tegeletaksegi hirmudest vabanemisega, piirangute kaotamisega, mis viib siis edu puhul parema toimetulemiseni oma isikliku aja juhtimisega.
Ja kujutage ette, et need on kõigest kaheksa mudelit, mille alla kuuluvad veel kümned eri tehnikad! Vähe sellest, kui keegi suudakski kõik ajajuhtimise tehnikad endale selgeks teha, suureneks temas segadus, kuna mõned tehnikad räägivad täiesti risti vastupidist juttu. Seetõttu on lahendus täpselt sama nagu autovaliku puhul. Kellele manuaal-, kellele automaatkäigukastiga mudel. Üks soovib avara pagasiruumiga pereautot, teine sportlikku ralliautot. Bemarikasutajad on veendunud tagarattaveo fännid, jaapanlase sõber nõuab esirattavedu, Subaruist ei tunnista autoks midagi, millel veab alla nelja ratta. Teiste sõnadega – maitse ja sobivuse asi!
Hea on see ajajuhtimise tehnika, mis aitab just SIND
Ajajuhtimise tehnikate seast tuleb endale sobivaim välja valida ning seda siis edaspidi regulaarselt kasutada. Tõeline vilumus tuleb ajaga. Loomulikult ei keela keegi rohkem kui ühte tehnikat õppimast – üsna paljud inimesed sõidavad nii manuaal- kui ka automaatkäigukastiga. Lihtsalt ühelt teisele üle minemine nõuab pisukest harjumisperioodi. Kõige parem on teha endale ajajuhtimise tehnikatest tagasihoidlik ülevaade ja valida välja selline lähenemine, mis hakkab sinu elukorraldust kõige vähem muutma. Paljud head tehnikad jäävad kasutamata, sest nende elluviimiseks vajalik pingutus ületab keskmise inimese valuläve. Ajajuhtimise koolituse puhul on tihtipeale tegemist paradoksiga – ühest küljest tahab osaleja õppida aega paremini kasutama, kuna tal on pidevalt vähe aega, teisest küljest aga vajab eesmärgistamine ja planeerimine omakorda aega, mida tal pole kusagilt võtta. See omakorda pärsib õpitud tehnikate realiseerimist. Hea soovitus on keskenduda esialgu kergesti elluviidavatele ajajuhtimise näpunäidetele ja lihtsamatele praktilistele tehnikatele. Hiljem, kui tekib mõningane kontroll oma aja korraldamise üle, võib edasi liikuda järgmiste, keerulisemate tehnikate juurde. Seetõttu ei ole käesolevasse raamatusse kuhjatud eri ajajuhtimise tehnikate peensusi, vaid pigem praktilisi, kõikidele sobivaid näpunäiteid isikliku ajakasutuse paremaks korraldamiseks.
Sõidugraafik − planeeri oma päev
Ebarealistlik päevaplaan − 100 % ajast on täpselt planeeritud
Realistlik päevaplaan − 80 % ajast on täpselt planeeritud
Planeerimiseks kulutatud aeg on hästi kulutatud aeg. Tegelikult öeldakse isegi, et kui sa ei leia aega planeerimiseks, oled juba ette planeerinud läbikukkumist.
Süsteemi olemasolu on parim süsteem
Ometi jätab planeerimine sulle
Roush, Wade, “David Allen’s Digitized Organization Man”, MIT Technology Review, 20.04.2006, http://www.technologyreview.com/Infotech/16717/page1/
Covey, Stephen R., Merrill, A. Roger, Merrill, Rebecca R., First Things First, lk 322−330
