tähistab sissetulevaid töid või dokumente, millega sa ei ole veel tegelema hakanud. Need on asjad, mille jaoks sa pead aega leidma, mis on sinu tööülesannetega seotud, aga sul pole veel erilist aimu, et kas, kes ja millal peaks need lõplikult ära tegema. Väldi tähelepanu hajumist ja aja raiskamist, kuid registreeri kõik uued kohustused näiteks kirjeldava märkusena eraldi paberile. Hea oleks, kui kirjutad kohustuse juurde, milline on kõige esimene tehtav samm. See muudab planeerimise konkreetseks.
Sissetulevate tegevuste ja paberite kuhi näitab sisuliselt seda, kui palju sul tööd on. Kui sinna üldse midagi ei lisandu, oled sa kas väga mugava ja igava töökoha leidnud või nõuavad sinu tööülesanded väga pikaajalist tegevust ühe juhtumi kallal. Või siis jätad tegevused registreerimata ning riskid unustamisega. Ülisuur ja aktiivne sissetulevate tegevuste kuhi näitab sinu hõivatust ja ühtlasi tähtsust ettevõttele. Ilmselt on mõistlik leppida iseendaga kokku, kui palju sinna töökuhja võib maksimaalselt tegevusi laekuda enne, kui sa nende täitmisega jänni jääd. Jällegi – see sõltub täielikult tööülesannete iseloomust. Hea oleks endaga leppida kokku teatavad reeglid. Näiteks – minu sissetulevate e-kirjade kataloogis võib olla maksimaalselt 50 lugemata e-kirja. Või – paberikuhi minu laual ei tohiks ületada 10 cm. Järgides endale seatud mõõdetavaid reegleid, on tunduvalt lihtsam hoida sissetulevate ülesannete töökuhi stabiilselt kontrolli all.
Töös
TÖÖS-grupp ehk töösolevate ülesannete kuhi on ilmselt need paberid või tegevused, millega oled juba tööd alustanud, aga ühel või teisel põhjusel pole nad valmis. Tuleb tähele panna, et töösolevate tegevuste hulka kuuluvad ka tööülesanded, mis sa oled kellelegi teisele edasi delegeerinud, aga mille korraliku täitmise eest vastutad ikkagi sina.
TÖÖS-kuhi aitab sul ka visuaalselt omada ülevaadet pidevalt käimasolevatest projektidest ja tegevustest. Nagu eelpool soovitatud, on hea omada selliste ülesannete kohta maksimaalset piirmäära. Loomulikult sõltub see number ka kohustuste mahust. Sestap on täitsa mõistlik seada endale maksimaalne üheaegsete tööülesannete hulk nii lihtsatele, keskmistele kui ka mahukatele tegevustele.
Välja
VÄLJA- ehk väljaminevate asjade töökuhi moodustub ülesannetest, mis on lõpetatud ja mis ei vaja enam sinu tähelepanu. Aeg-ajalt küsitakse koolitustel, et miks see töökuhi siis üldse olemas on. Tegelikult ei liigu valminud aruanded või tööülesanded sinu panuse lõppemisel sinu tööruumist kohe minema. Võib juhtuda, et nad ootavad konkreetset koosolekut, kus tulemused ette kanda. Võib olla, et sinu töö oli üks osa suuremast projektist ja teiste osad ei ole veel valmis. Põhjuseid on tavaliselt palju. Ole mureta – väljaminevate ülesannete töökuhi ei ole kunagi liiga suur. Pigem on suur valminud tegevuste hulk tunnustuseks heast tööst. Kui suur sissetulevate või töösolevate kohustuste hulk suurendas meie stressitaset, siis kogukas valminud ülesannete hulk pigem vähendab seda stressi.
Alustamata tööd on stressi allikas. Lõpetatud tööd on selle ravi.
Täpselt sama kolme töökuhja loogikat kasutan ma ise e-kirjade haldamiseks. Sissetulevad e-kirjad (need, mille kallal ma pole veel tööd alustanud) on kõik sissetulevate e-kirjade kataloogis LUGEMATA-tähisega (unread). Kasutan vormivaadet, kus lugemata e-kirjade esimesed paar rida on näha ja nii ma umbes tean, mis tüüpi sõnumiga on tegemist − on ta oluline või mitte. Töösoleva töökuhja moodustavad kõik LOETUD-(read) – tähisega e-kirjad samas, sissetulevate e-kirjade kataloogis. Seega on mul alati lihtne ülevaade − kataloogis olevate kirjade arv näitab minu tähelepanu nõudvate tegevuste hulka. Nendest loetud osa on töös ja lugemata veel mitte. Kolmanda ehk väljaminevate e-kirjade hulga moodustavad kirjad kõikides muudes kataloogides. Ehk siis − kui ma saan oma panuse antud kirjaga tehtud ja ma soovin seda edaspidiseks alles hoida, siis liigutan ta sissetulevate kaustast kuhugi temaatilisse kataloogi arhiveerimiseks. Sellist lihtsat süsteemi kasutades ei unusta ma teistes kataloogides asuvaid kirju ära, kuna kõik tähelepanu nõudvad lahtised tööd asuvad ühes primaarses kataloogis.
Üks asi korraga
Eelpoolkirjeldatud kolme töökuhja süsteem toimib hästi ainult siis, kui seda pidevalt ja enda vastu aus olles kasutada. Sealjuures on oluline lähtuda reeglist “üks asi korraga”. Nimetatud reegel tähendab, et ühest töökuhjast teise liigutatakse üks tegevus korraga. Eriti oluline on, et sissetulevate ülesannete kuhjast võetud tegevust või paberit EI TOHI KUNAGI SINNA TAGASI PANNA! Üks ajajuhtimise põhiprobleeme on venitamine, mille jaoks on inimene võimeline väga usutavaid vabandusi välja mõtlema. Seega antud juhul, kui alustad mingi ülesandega tegelemist, ei tohi seda mingil juhul panna tagasi alustamata gruppi. Tegelikult soovitatakse nelja võimalust, mida alustatud töö või dokumendiga teha saab.
1. Tee kohe ära
Hea ja efektiivse ajajuhtimise alus on tehtud tööde hulk ning kvaliteet. Seepärast on paljud ajajuhtimise tehnikad ja soovitused suunatud asjade ärategemisele, nende valmimisele. Siit lähtuvalt on ka sissetulevate ülesannete seast võetud tegevuse esimene samm küsida endalt: “Kas ma saaksin selle kohe ära teha?” Kui vastus on “jah”, siis tulekski nii teha. Nagu ütleb eesti vanasõna: “Mis täna tehtud, see homme hooleta.”
Kui ajajuhtimise koolitusel küsida osalejatelt, milline nende arvates on esimene samm, mida alustatud ülesandega teha saab, siis (paberil õiget vastust nägemata) pakutakse üsna tihti delegeerimist. Delegeerimine on hea juhtimisvõte, mida kindlasti tuleks mõistlikult kasutada, aga efektiivse ajajuhtimise kontekstis on see esimese sammuna vale lähenemine. Delegeerimine esimese sammuna tähendaks ülesande valmimise lükkumist määramatusse tulevikku. Seetõttu tuleks alati silmas pidada lihtsalt reeglit, et ajajuhtimine on suunatud asjade ärategemisele ning seetõttu tuleks võimalusel ülesanded kohe lõpetada.
Kui saad, tee kohe lõpuni
2. Delegeeri
Kui esimese sammu vastus on, et “mina ei saa kahjuks seda tegevust praegu lõpetada”, tuleb asjade ärategemise printsiibist lähtuvalt küsida, “kas keegi teine saab selle praegu ära teha?”. Ehk siis järgmine samm on delegeerimine. Delegeerimisel tuleb muidugi arvestada ülesande iseloomu, sest aeg-ajalt võib delegeerimisprotsess võtta rohkem aega, kui sa ise kulutaksid ülesande valmimisele esimesel vabamal võimalusel. Või siis on delegeerimine mõistlik kolleegi või alluva oskuste arendamise seisukohast ja kulunud aja kaalub üles hilisem kolleegi uute oskuste rakendamisest tekkinud efektiivsuse võit.
3. Ajata
Ajatamine on ülesandele tähtaja (või uue tähtaja) määramine. Mis on destruktiivse venitamise ja konstruktiivse ajatamise erinevus? Venitamine on siis, kui ülesannet oleks võimalik õigel ajal teha, aga seda ei tehta viitsimise, unustamise või muu põhjuse tõttu.
Ajatamine on ülesande teadlik planeerimine tulevikku, lähtudes prioriteetidest ja ressurssidest. Uue tähtaja määramisel on oluline teha seda ENNE, kui esialgne tähtaeg ümber saab. Kui kuu aega kestnud projekti tähtajani on nädal ja on mõistlik kvaliteedi tagamiseks lükata projekti valmimistähtaega nädala võrra edasi, on tegemist ajatamisega. Kui aga projekt pidi valmima täna ja me nüüd alles mõtleme uue tähtaja peale, on tegemist ebaefektiivse ajakasutusega.
Ajatamine on kolmas võimalus, kui me ise ei saa ülesannet kohe lõpetada ja keegi teine ei saa seda praegu valmis teha. Seejärel me teeme asja valmis määratud tähtajal tulevikus.
4. Ütle “ei” – viska ära
Neljas ja oluliselt alakasutatud võimalus on ülesandest loobumine. Loobumine võib tähendada seda, et antud tegevust
