tähtsa kliendiga). Samuti tasub jätta varuaeg ühte plokki selliste ülesannetega, mille ümberkorraldamine pole eriti keeruline (näiteks e-kirjade lugemine, telefonikõned). Ning mõistlik on planeerida varu pigem tegevusplokkide lõppu, enne lõunat ja päeva lõppu – siis on kindel, et olulised asjad toimuvad produktiivsel ajal ja mõne juhtumi venimine ei nihuta paigast järgmise tegevusploki algust.
Varu 30 minutit iseendale
Tänapäeval levinud avatud kontor mõjub kindlasti positiivselt üldisele meeleolule, organisatsiooni kultuurile, meeskonnatundele jne. Teisalt tähendab avatud kontor privaatsuse kadumist. Sa pead olema valmis selleks, et igal hetkel võib keegi tulla ja alustada sinuga vestlust, olenemata sinu hõivatusest. Stressi vältimiseks ja pisutki privaatsustunde tõstmiseks on hea planeerida igast päevast 30 minutit ainult iseendale. See ei tähenda, et samal ajal ei peaks tööd tegema ☺! Ma mõtlen siinkohal pigem katkestustevähest aega, kus sa võid rahulikult tegeleda oma asjadega, kartmata, et keegi ootamatult sisse sajab. Mida tähelepanuvõi kontsentratsiooninõudvam tööülesanne parasjagu käsil on, seda kindlamini vajad aega iseendale. Kuulus Sammalhabe Eno Raua Naksitrallides ütles: “Haudumine vajab vaikust ja rahu, transport ei tule kõne allagi.” Plaani endale päevas üks “haudeperiood”! Lihtsam on olukorda lahendada, kui kontoris on säilinud veel mõni uks – paned selle lihtsalt kinni. Kui selline käitumine pole aga üldse kombeks või kui uksi ka parema tahtmise juures ei leia, tulevad appi muud väikesed nipid, millest on juttu käesoleva raamatu ajaraiskajate osas.
Tähelepanu nõudvad tegevused tee vaikuses ja rahus
Tegele 5 minutit edasilükatud asjadega
Iga päev koguneb meie lauale pabereid ja sissetulnud e-kirja kausta kirju, mis pole hetkel piisavalt olulised ja me lükkame nendega tegelemise edasi. Sama lugu on vähe-tähtsate või mittekiirete ülesannetega, mida kipub pidevalt kogunema. Kuhjuv tegemata tööde nimekiri on üks järjekordne stressiallikas. See on nagu “nokk kinni, saba lahti” olukord – mida suurem on kuhi, seda rohkem vajab see lahendamist, samas mida suurem on kuhi, seda raskem on sellega tegelema hakata, kuna aega on ju alati vähe.
Alusta iga päev vähemalt ühte edasilükatud tegevust
Lahendusena soovitavad kogenumad ajaplaneerijad planeerida igast päevast spetsiaalsed 5 minutit, mille ajal võtad tegemata tööde kaustast ühe ülesande ja hakkad seda lahendama. Sa ei peagi kõike valmis saama, lihtsalt võta endale kohustus alustada ja tegeleda 5 minutit! Edasi hakkab tööle psühholoogiline efekt. Tihti piisab ainult kättevõtmisest, et viia alustatu eduka lõpuni. Seda ka siis, kui tööülesanne ei võta 5, vaid pigem 30 minutit. Psühholoogiliselt on lihtsam planeerida viite minutit kui kahte või kolme tundi, mida kogu see edasilükatud asjade kuhi muidu aega võtaks. Iga päev 5 minutit ja sinu tegemata tööde kuhi väheneb märgatavalt. Muide – seda samal ajal paranenud enesetundega!
Päeva planeerimine, nagu enamik ajajuhtimisest üldse, on terve mõistusega hästi arusaadav protsess. Meile kõigile on vaja lihtsalt pisukest tõuget ja nummerdatud käskude nimekirja, millele toetudes just nüüd ja praegu pihta hakata ning oma päev planeerida. Vaata näiteks lisatud päevakava ja kirjuta oma homsed tegevused sinna sisse. Lihtsalt niisama, nalja pärast. Kui hakkab meeldima, tee seda regulaarselt. Kuna kõik kohad on praegu täis igasugu abivahendeid nagu kalendermärkmikud, kalenderprogrammid, pihuarvutid, telefonide kalendrifunktsioonid jne, pole vaja joonlauda ja pliiatsit lisatud tabeli kopeerimiseks. Kasuta sellist planeerimise vahendit, nagu sulle meeldib. Tähtis on soov oma päeva planeerida.
1. Pane paika kõik kohtumised ja tegevused, mille aega sa ei saa muuta.
2. Tõmba ring ümber kellaaegadele, kus sa tunned, et oled kõige võimekam.
3. Kirjuta päevaplaani need olulised tegevused, mis jäid täna tegemata.
4. Kirjuta päevaplaani need 1-2 üliolulist tegevust, mis annavad enamiku sinu töötulemusest.
5. Jaga ülejäänud tegevused plaani plokkidena. NB! Iga ploki järele jäta võimalusel aega varuks.
6. Märgi plaani aeg, millal tahad segamatult oma asjadega tegeleda.
7. Märgi plaani 5 minutit edasilükatud ülesannete alustamiseks.
8. Vaata plaan üle – kas jäi piisavalt varu, ega ei jäänud liiga palju planeerimata ruumi?
Juhtimisvõtted – ole efektiivsem
Halb reegel ütleb, et on ainuke ja parim lahendus probleemile.
Hea reegel ütleb, et on üks paljudest lahendustest.
Liikluses on reeglid, märgid ja märguanded vajalikud selleks, et liiklejad saaksid suhelda ja koordineerida omavahelist tegevust. Reeglitele lisaks on vajalikud ka õiged juhtimisvõtted ehk oskused ja tehnikad, millega tagatakse efektiivne ja ohutu sõit. Järgnevad praktilised näpunäited on mõeldud juhtimisvõtetena ajajuhtijale, mis õigel ajal ja õiges kohas kasutades aitavad kaasa aja efektiivsemale kasutamisele, mis toob omakorda kaasa aja juhi isikliku rahulolu.
Juhtimisvõte nr 1 − töökuhjade haldamine
Tegemata tööde hulk suureneb alati kiiremini kui tehtud tööde hulk.
Meil kõigil on komme jagada töid ja ülesandeid eri gruppidesse. Nimetame neid edaspidi näiteks töökuhjadeks. Gruppide arv ja teemad sõltuvad suuresti töö iseloomust ja ajakasutaja isiklikest eelistest. Ehkki gruppidesse võib jagada nii e-kirju, kirju, tööülesandeid kui ka kõike muud taolist, vaatame praegu töökuhjade kasutust laua peal kasutatavate riiulite või dokumenditaskute näitel. Mitut sellist riiulit kasutad sina? Üht, kaht? Või 5, 10 ja enam?
Hea näide on minu enda kogemus. Olin aastaid tagasi arvutifirmas Microlink noor tootejuht, kes uude kontorisse kolides sai võimaluse korraldada ise oma töölaud ja töövahendid. Tootejuhina tegelesin argiselt paljude töökuhjadega – näiteks mitmesuguste arvutikomponentide tootjad, transpordifirmad, turundusplaanid, hinnakirjad, turuanalüüsid jne. Tubli noore ametnikuna jagasin kogu nende teemadega seotud paberimajanduse viieteistkümnesse kategooriasse ehk töökuhja ning ostsin oma lauale 15 dokumendiriiulit. Järgmisena sildistasin kõik need riiulid ja sorteerisin olemasolevad dokumendid viieteistkümne riiuli vahel ära. Neli aastat hiljem, järgmisse töökohta kolides, võtsin samadest riiulitest samad neli aastat vanad paberid ja viskasin kõik prügikasti.
Seega polnud noorukesel mineviku-minal hoolikalt planeeritud süsteemist mittemingisugust kasu. Põhjus oli ilmselt süsteemi liigses keerukuses. Ka teistpidi, jagades kogu informatsiooni ühte-kahte töökuhja, muutub süsteem kasutamatuks, kuna me ei suuda sealt vajalikke dokumente õigel ajal üles leida. Milline on siis optimaalne dokumendiriiulite arv? Või kuidas rakendada süsteemi, kus oleks pidev ülevaade tehtavatest töödest ja samas ei peaks kulutama kahte kuud mingi uudse metoodika õppimiseks? Pakun siinkohal välja ühe lahenduse, mida saab kasutada pea kõikides valdkondades. Süsteem toimib mitmete eri liiki töökuhjade puhul, olgu need siis paberid, e-kirjad või tööülesanded.
Hästi hallatav töökuhjade arv on 3
Valdkonnast olenemata võib paberid ja tööülesanded jagada kolme kategooriasse. Kolm on hea number. Seda suudab inimene veel mugavalt hallata ja samal ajal on ta piisav, et lahendada meie
