on just pärast lõunat. Huvitaval kombel kuuluvad tavaliselt nende hulka müügimehed. Kõige rohkem suuri müügitehinguid tehakse ära pärastlõunases saginas, kui ümberringi helisevad telefonid ja kolleegid sagivad siia-sinna. Võib ju olla, et osa tehingute õnnestumises on süüdi pärastlõunaselt unisemad kliendid, aga see ei muuda fakti, et pärastlõunatüüpi inimesed aktiveeruvad just pärast keskpäeva.
Muide – ega asjata määrata produktiivset aega just õpilastel. Teatavasti on õppimise edukus otseselt sõltuv sinu keha kellast. Hommikuinimestel soovitatakse tegeleda õppimisega ja eksamiks valmistumisega võimalikult vara päeval – igal juhul mitte hilja õhtul. Õhtuinimesed seevastu võivad rahulikult just õhtul oma eksamiküsimuste tuupimise kallale asuda.
Järgmine kord, kui jääd sissemagamise tõttu kontorisse hiljaks, süüdista selles oma vanemaid. Ei ole muidugi teada, kas su boss seda vabandusena aktsepteerib, aga nii igatahes väidab Inglismaal Surrey Ülikooli teadlane Malcolm von Schantz.
Tema juhatusel tehti uuring, kuhu kaasati 12 vabatahtlikku nn pika versiooniga PERIOD3-geenist ja 12 vaatlusalust sama geeni lühema versiooniga10. Esimesed on õhtuinimesed − hilja voodi ja hilja üles. Lühema versiooniga pigem hommikuinimesed. Uuringu käigus jälgiti katsealuste käitumist vähese une korral. Selle tulemusena leiti, et “öökullidel”esines liiga varase ärkamise korral häireid kognitiivses tegevuses. Tegelikult olid nad lausa 2 korda kehvemad kui nende “hommikugeeniga” kaaskatsejänesed. Kognitiivse võimega on seotud meie tähelepanu, meeldejätmine, suure pildi nägemise võime, teabe mõistmine, õpitu kasutamine ja muud igapäevaselt hädavajalikud oskused. Siit moraal − õhtuinimest ei tohiks varasel hommikutunnil oluliste tööülesannete juurde lasta!
Millist tüüpi sina oled? Oled sa hommikuinimene, õhtuinimene või pärastlõunainimene?
Olles endale teadvustanud oma produktiivset aega, tuleb seda arvestada meie päevaplaneerimise juures ja planeerida sinna need 1–2 kõige olulisemat tegevust!
Oma produktiivse aja kasutamine tähtsate ülesannete korraldamiseks aitab tõsta tunduvalt töö efektiivsust. Füsioloogiliselt aktiivsel ajal teed sama töö lihtsalt kiiremini ja hoiad kokku aega. Lisaks on raskete probleemide kallal töötamine kergem endale aktiivsuselt sobivamal ajal. Kasuta seda teadmist ja jälgi edaspidi, kuhu planeerid oma olulised ülesanded!
Planeeri päev plokkidena
Plokkidena planeerimine ehk ühesuguste tegevuste grupeerimine päevaplaanis on mitmete ajajuhtimistehnikate oluline osa. Kogu soovitus baseerub faktil, et logistiliselt ja kontsentratsiooni mõttes nõuab ühesuguste tegevuste tegemine vähem aega ja ressurssi kui erisuguste ülesannete vaheldumisi täitmine.
Ühesugused tegevused tee korraga
Kõige lihtsam näide on ilmselt kontorist väljas toimuvad kohtumised. Kui sa juba oled sunnitud pea ees liikluskeerisesse tormama ja porikalossid jalga tõmbama, siis miks mitte käia läbi kõik vajalikud kohtumised korraga?! Kui sa aga oled võtnud arvuti taga töötamiseks eraldi aja, siis tee ära nii palju, kui korraga võimalik. Näiteks võrdluseks halb ja hea päevaplaan (sama taustaga tegevused on sarnased):
Oma töökeskkonnast väljas asuvad kohtumised võivad olla tõsised ajaraiskajad. Eriti kui nad tulevad ootamatult, sest siis löövad nad segi hoolikalt planeeritud päevaplaani ja paljud olulised tööülesanded jäävad täitmata. Samuti tuleb majast väljas asuvatel kohtumisel arvestada muude väliste teguritega nagu ilm, liiklus, ettearvamatud juhtumised, ootamine teiste inimeste taga jne.
Mainitud tegurite mõju oleks su kontoris väiksem, kuna ootamised, venitamised või plaanide muutused võimaldaksid sul tegeleda alternatiivselt mõnede teiste tööülesannetega. Kontorist väljas kahjuks seda tihtipeale teha ei saa.
Kõigepealt soovitan planeerida kohtumisi võimalikult varakult, et nad ei pingestaks niigi tihedat graafikut. Paratamatult pole see alati võimalik, aga proovida tasub siiski.
Üks omapärane ja praktikas läbiproovitud näpunäide on planeerida kohtumisi hommikul esimeseks või pärastlõunal esimeseks tegevuseks! Miks? Sellel on kaks olulist põhjust:
1. Ei lõhu oma tööpäeva. Oletame, et su tööpäev algab kell 8 ja sul on tunnine aeg hambaarsti juures (või kohtumine kliendiga) kell 9. Sellisel juhul jõuad sa enne kaheksat tööle, vahetad jalatsid, haarad hommikuse lehe, loed internetist uudiseid, ehk rüüpad isegi kohvi. Hiljemalt kell pool üheksa pead hakkama ennast uuesti majast välja sättima, et jõuda kella üheksasele kohtumisele. Kohtumine lõpeb kell kümme ja parimal juhul oled kontoris tagasi pisut pärast poolt ühtteist. Jällegi toimub sisseelamisperiood (ehk isegi kohviga), saad teha tunnikese tööd ja kell 12 on lõuna. Sellised on meie tüüpilised päevad, kui me ei planeeri oma kohtumiste aega! Või toome teise näite, kus kohtumine on planeeritud kella kaheksaks hommikul või kohe pärast lõunat kell 13. Nüüd sõidad kohe hommikul kohtumisele ilma töölt läbi minemata, kell üheksa on see läbi ja pool kümme oled töö juures. Seejärel tuleb jällegi pool tundi sisseelamiseks ja kella kümnest kaheteistkümneni saad teha rahulikult tööd. Logistiliselt võidad ühe pooletunnise sõiduaja ja sisuliselt võidad ligi tunni produktiivset tööd. On ju vahe?
2. Ei sõltu eelmistest kohtumistest. Teine hea põhjus, miks võiks planeerida kohtumise hommikul või pärastlõunal esimeseks, on sõltuvus eelnevatest kohtujatest. Võtame näite mu enda kogemusest. Paar aastat tagasi läksin 4 nädalat pärast põlveoperatsiooni haiglasse plaanilisele arsti vastuvõtule. Kokkulepitud aeg oli kell 11. Kohale jõudes selgus, et tänu veebruari libedatele teedele oli ukse taga palju erakorraliste vigastustega patsiente, kes samuti kõik vajasid arsti tähelepanu. Pärast kahte ja poolt tundi ootamist loobusin ning lahkusin, et leppida kokku uus vastuvõtuaeg hiljem. Antud näide on küll drastiline, kuid kas ei tule tihti ette olukordi, kus meie kohtumine hilineb 10 või 15 minutit ainult seetõttu, et keegi teine ei ole oma tööga õigeks ajaks valmis saanud?! Sestap ongi hommikul või pärastlõunal esimene aeg kohtumiseks parim, kuna enne sind lihtsalt pole kedagi seda kohtumise aega venitamas.
Teadlikult kohtumisi planeerides võid võita päevas 15 minutit, 30 minutit või tunnikese, mida saad kasutada hoopis mõnel muul otstarbel. Minupoolest, kas või lihtsalt kiiktoolis mõnulemiseks! ☺
Planeeri varuga
Planeerimise alustamisel on alati üks ohtusid planeerida liiga täpselt ja ajagraafik liiga täis. Mõtle ise – ilmselt pole võimalik vältida kõiki ootamatuid sündmusi või ajaraiskajaid. Niipea kui paanid homse päeva 100 % täis, on selge, et ühe ootamatu ajaraiskaja tõttu jääb midagi plaanist tegemata. See aga ei mõju hästi ei plaanipidamisele ega ka stressitasemele. Stressitase on, muide, otseselt seotud meie plaanist erinevate tegevuste hulgaga! Sestap on mõistlik planeerida varuga ja jätta teatud osa päevast üldse planeerimata. Ära muretse, et sul jääb see aeg kasutamata. Isegi kui mingid ootamatused seda varuaega ei täida, on sul hiljem lihtne leida ülesandeid, mis vajavad tegemist, aga pole üliolulised just sel päeval ära lõpetada. Kui suur peaks see varu olema? Ilmselt kehtib ka siin 80/20 % reegel, ehk planeeri 80 % ja jäta 20 % ajast planeerimata. 8tunnise tööpäeva mõistes võiks varu olla ca poolteist kuni kaks tundi. Loomulikult on see pigem soovitus kui raudne reegel – eks igaüks hindab ise oma plaanist ja tööülesannetest sõltuvat varuaja vajadust.
Jäta 2 tundi
10Antoine U. Viola,1 Simon N. Archer, Lynette M. James, John A. Groeger, June C.Y. Lo3 Debra J. Skene, Malcolm von Schantz, Derk-Jan Dijk, “PER3 Polymorphism Predicts Sleep Structure and Waking Performance”, Current Biology, DOI: 10.1016/j.cub.2007.01.073
