Наименования организаций – участников хозяйственной операции.
♦ Дата составления первичного документа.
♦ Номер документа.
♦ Содержание хозяйственной операции, которая оформляется данным документом. Здесь в краткой форме отражается суть операции. Например, операцию для платежного поручения можно сформулировать следующим образом: «Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2007». Для документа «Акт списания товарно-материальных ценностей» формулировка может выглядеть так: «Списание в связи с истечением срока годности» и т. п.
♦ Сумма хозяйственной операции. Для товарно-сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (то есть перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и цены каждой позиции).
♦ Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций-участников сделки.
При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечисленных реквизитов в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяйственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.
Прочие документы, используемые на предприятии
Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и документы бухгалтерского оформления. Рассмотрим подробнее каждый из этих видов.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки и др. Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете.
В большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа (либо нескольких распорядительных документов). Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров.
Сотруднику предприятия выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным документом, но на ее основании можно его составить (товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности). Если же доверенность выдается сотруднику предприятия для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ – расходный кассовый ордер.
