дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;
в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
Підпис містить назву посади особи, яка підписує документ (повну, якщо документ надруковано не на бланку, скорочену – на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис, ініціал(и) (слід зазначити, що вони мають бути записані перед прізвищем) та прізвище, яке не беруть у дужки:
Голова Державного
комітету статистики України
Підпис Ініціал(и), прізвище
або
Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад зазначають науковий ступінь і наукове звання.
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. Підпис засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.
Два і більше підписів ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні:
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар:
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: Виконувач обов’язків, Заступник. Підписувати документ із прийменником за або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів позначають без їхнього підпису:
Оригінал підписали:
Голова В. Ю. Дроб’язкін
Секретар П. С. Ізмаїлова
З оригіналом згідно:
секретар-референт (підпис) О. П. Ілляшкевич
Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту «Підпис». Він містить слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назву посади особи, яка погоджує документ (разом із назвою організації), особистий підпис, ініціал(-и) і прізвища, дати погодження:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
