Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
Чтение книги онлайн.
Читать онлайн книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича страница 46
Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома та под.
Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа й містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Його друкують малими літерами, розміщуючи під назвою виду документа. Заголовок зазвичай починається з прийменника «про»; він має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Заголовок найчастіше відповідає на питання про що? іноді – кого? чого? Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою К, словом або штампом Контроль на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Текст є основним реквізитом документів. Його розміщують на всю ширину сторінки.
Текст може містити такі логічні елементи: вступ (зазначають причину укладання документа, викладають історію питання тощо); доказ (визначають суть питання: пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посилання на законодавчі акти та інші матеріали); закінчення (формулюють мету складання документа). Текст документа, що містить закінчення, є простим, а той, що має ще й інші логічні елементи, – складним.
Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Текст документа слід викладати стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів