style="font-size:15px;"> Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.
Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широковідомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймати, документи такого типу прості в оброблянні, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.
Читання документа – це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка). При цьому вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад: гарантуємо – у гарантійному листі; надсилаємо – у супровідному листі тощо.). Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.
Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а отже, підвищити загальну культуру діловодства.
Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.
Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови – загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.
Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають велике значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки – слід всіляко уникати тих традицій, які ускладнюють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.
У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулювальну й регулювальну роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають документи, у яких викладають прохання, запит, формулюють претензії, висловлюють подяку, оголошують догану та ін. Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб.
Щоб
