щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності – наприклад, документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.
Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи від моменту надходження або створення документів і до того моменту, коли їх треба здавати в архів. Державні стандарти (ГОСТи, відомі нині як ДСТУ – низка уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробляння техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо), які ввійшли до складу цієї системи, упроваджують одночасно з нею.
Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.
ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності певної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.
Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться на вивчення, аналіз та складання різної документації – конструкторської, технологічної, експлуатаційно-ремонтної; організаційно-розпорядчої, інформаційної, рекламних та інших документів.
Часто трапляється, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією. Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія
