інформації.
5. Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії у створений людиною спосіб – у вигляді листа, графіки, фотографії, звукозапису тощо.
6. Документ має субстанційність (оречевленість). Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис «вилами по воді» документом не вважають.
Матеріальний об’єкт, спеціально виготовлений для запису, збереження й передання, називають матеріальним носієм чи носієм інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливе.
Функція матеріальних об’єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, листків, буклетів, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Історичні форми документів мають вигляд глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) у соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об’єкта не може бути єдиним критерієм, щоб можна було вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.
Отже, матеріальний об’єкт стає документом лише за умови єдності речовинного носія та закладеної на ньому інформації. Двоєдина природа документа – одна з основних його особливостей. За відсутності однієї з перелічених характеристик немає єдності, а отже, й документа.
Документ – це система поглядів, ідей, принципів, що покладено в основу політичної діяльності окремої особи чи політичної організації. Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна – документ зберігає інформацію.
До загальних функцій документа належить соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), культурна (документ є засобом зв’язку між організаціями та суспільними структурами) та комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій). Загальні функції характерні для всіх документів незалежно від їх типу та виду.
На відміну від загальних, специфічні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.
Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення та зміни правових норм і відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства). Сюди ж відносять і статистичну функцію, що виражається в здатності документа відображати кількісну характеристику інформації,
