має бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізвища в довідці, друкарка переплутала умовні позначки та ін.). А все це знижує якість документа, бо факти – це його фундамент.
Значення багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно поданий в них фактичний матеріал.
Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв’язують практичні питання політичного й господарського життя, різноманітні конфліктні ситуації.
Існує також поняття актуальності фактів – це ступінь їх важливості саме в даний момент, у даній ситуації.
Переконливості досягають і композиційною стрункістю документа – вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, які включено до нього.
Під час викладу змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формулами ввічливості.
Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами. Так, наприклад, аналіз ділових листів свідчить, що досить значна частина їхнього обсягу могла бути або пропущена, або значно скорочена без шкоди для змісту. Це саме та їх частина, що містить надлишкову інформацію (тобто відомості, які або вже є в листі, лише висловлені інакше, або загалом зайві, непотрібні, несуттєві для цього листа факти).
Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов’язаних між собою положень призводить до того, що частина положень втрачається, їх не враховують під час подальшого обробляння документа, зокрема не реєструють тощо.
Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа утруднюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість.
Загалом невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.
Документи високого рівня стандартизації зазвичай оформляють на бланках або стандартних аркушах. Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна наперед встановити, що, кому і як мають повідомляти, тобто в які готові словесні формули можна цю інформацію вкласти. Процес укладання такого стандартного документа зводиться до таких операцій:
1) вибір (серед досить обмеженої кількості
