окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази – поряд із логічними – мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування).
Потребу в переконливості іноді враховують, але на практиці її втілюють аж у надто поверхових і недосконалих словесних формулах. Так, зокрема, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію – бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Тому треба чітко регламентувати їх вживання, лише тоді може бути збережена їх ефективність.
Переконливість є надзвичайно важливою ознакою ділових паперів. Так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін. Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в полі зору того, хто укладає документ.
Лаконічності викладу досягають попереднім обмірковуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважають такий документ, у якому немає зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тексті документа й цим прискорюють процес читання.
Крім того, стислість і чіткість викладу забезпечують і за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, має посідати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку).
Ділове листування, документи є відбиттям суспільних відносин нашого життя. Тому постає питання і про етикет ділових паперів. Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість. Він має пронизувати діловий папір увесь – від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту. Найголовнішим виявом етикету документів
