Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишуть із середини нового рядка.
У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку: Міністерство юстиції України. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата: Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и). Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:
Державний комітет архівів України
Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства
Провідному спеціалістові
Прізвище; ініціал(и)
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України.
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв’язку:
Міністерство охорони здоров’я України,
вул. Грушевського, 7
м. Київ, 01021
Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс:
Іванченко Петро Семенович
вул. Садова, буд. 7, кв. 24
м. Вінниця, 21003
На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв
вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище завжди зазначають повністю.
У складі грифа затвердження має бути слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище
07.03.2001
У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження утворено зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати й номера затверджувального документа в називному відмінку:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомархіву України
16.05.2001 № 40
Гриф затвердження санкціонує поширення
