style="font-size:15px;"> г) дату візування, наприклад:
Керівник проекту Підпис В. Д. Орєхов
Зауважень немає.
19.10.2003
або
Не заперечую.
Голов. інженер Підпис Б. В. Горбань
20.10.2003
Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, їх викладають на окремому аркуші паперу:
Інспектор з економічної та радіаційної безпеки
Підпис А. О. Пугач
Зауваження додаються.
28.10.2003
У внутрішніх документах візу ставлять лише на першому примірнику, а в зовнішніх візують тільки екземпляр, що залишається в організації.
Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.
Печатку прикладають до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки існують гербові та прості.
Гербову печатку прикладають до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін.
Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображено. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
Відмітка про засвідчення копії документа містить слова «Згідно з оригіналом», назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дату засвідчення копії. Проставляють її нижче від реквізиту «Підпис»:
Згідно з оригіналом
Секретар
Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
За потреби підпис особи, що засвідчує копію, можна засвідчувати печаткою.
Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа й номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа:
Іваненко 556 07 24
або
Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
Цей реквізит є обов’язковим на вихідних документах (листах, довідках, висновках).
Відмітку про виконання документа й направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади й підпис виконавця:
До справи № 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03–12/113
Посада
