Дуже легко забути задокументувати погоджені зміни або нові розпорядження. Ви знаєте людей, з якими працюєте, між вами існують дуже довірливі відносини, ви зосереджені насамперед на виконанні завдання. Так і повинно бути!
Трохи згодом ви прочитаєте про договори типу «оренда вантажівки». Вони письмові, але нічим не кращі за зовсім не записані, тому що, хоч вони і зменшують одну загрозу – доводять ваше тимчасове право власності на орендований транспортний засіб, – але не поширюються на можливі події, які можуть статись під час застосування вами права на власність тривалістю в один місяць. Отже, вам потрібно більше, ніж одне речення. Випишіть його собі, щойно отримавши нові інструкції, пов’яжіть заявлені зміни з початковими розпорядженнями, вкажіть, як їх оцінюватимуть (час, робоча сила, матеріали тощо), надішліть їм супровідний лист електронною поштою, а потім на папері і вимагайте, щоб ваші працівники отримали підпис представника клієнта, перш ніж почати роботу.
Люди, які починають спільну справу з другом, особливо таку, яка виявляється прибутковою, часто стають жертвами грабунку. Вони з хорошими намірами погоджуються розділити прибуток, і часто протягом певного часу це працює. Але один із них стає жадібним, підбурений відчуттям, що він працює більше, ніж його партнер. Вони домовилися про поділ 50–50 у дусі дружби й довіри. Потім починаються причіпки і сварки через те, хто минулого місяця зробив більше, постійні образи переростають у ворожість, і, зрештою, виникає великий конфлікт.
В одному винному барі, який я любив відвідувати, два партнери взагалі ніколи не розмовляли один з одним. Працівники бару носили записки від одного до другого. В одній відомій мені консультації були затяті сварки через те, що один із партнерів їздив у всі закордонні відрядження, довго перебуваючи далеко від рідних, а інший працював на місці й щовечора був удома.
Як і слід було очікувати, ці підприємства припинили своє існування. Оскільки нічого не було записано на папері, у них не було аргументів. Шкода, адже обидва ці підприємства були успішними й прибутковими.
Якщо хтось створює вам перешкоди, покажіть їм заздалегідь надруковане застереження на звороті повідомлення про внесення змін, у якому зазначено, що ваша організація вимагає, скажімо, підпис клієнта згідно з умовами страхування. Завжди пам’ятайте, що принципи роботи, викладені в письмовому вигляді, більш переконливі, ніж усні заяви про їх наявність!
Великі договори, викладені в кількох томах, неодмінно містять вимоги, щоб зміни в проектуванні були узгоджені в межах цих договорів, якщо вони схвалені обома сторонами. Ніхто не хоче знову починати обговорення великого договору через незначні несуперечливі питання. Хороша новина полягає в тому, що цього робити не потрібно. Лист із датою, у якому викладено опис змін до будь-якого пункту багатотомного договору і який наявний в обох сторін і підписаний ними,
