и средства.
Телефонный разговор – контактное по времени, но дистанционное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общения социального работника с клиентами.
Типы телефонных разговоров: наведение справок, ведение переговоров, передача для выполнения различных заказов и заявок; проведение консультаций; передача распоряжений и приказов; приглашение или организация договоренности о встрече; передача информации; получение различных информационных услуг; поздравления; поддержание контактов.
В зависимости от отношений абонентов и ситуации различаются телефонные разговоры: официальные (деловые); неофициальные (частные).
Деловая переписка представляет собой одну из важнейших форм реализации деловых отношений. Специалисты подсчитали, что на ведение деловой переписки (составление и работу с письмами) у некоторых работников аппарата управления тратится 20-50% рабочего времени.
Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридически, так и физическими лицами.
Классификация деловых писем:
• тематика (деловые письма, коммерческие письма);
• функциональность (письма-ответы, инициативные письма);
• адресность (обычные деловые письма, циркулярные письма);
• форма отправления (традиционное почтовое сообщение, электронная деловая корреспонденция, отправление с использованием факсимильной связи);
• структурированность (регламентированные (стандартные, нерегламентированные (нестандартные));
• композиционность (одноаспектные, многоаспектные).
Делопроизводственное обеспечение – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.
Основными делопроизводственными функциями являются:
– своевременная обработка поступающей документации;
– регистрация, учет и текущее хранение документов;
– разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
– доведение документации до соответствующих работников
