sind unter Anwendung der folgenden Kontonummern erfasst worden: Bank (Konto 2800); Kasse (Konto 2880); Waren (Konto 2280), Umsatzerlöse für Waren (Konto 5100) und Aufwendungen für Waren (Konto 6080).
Wie bereits erwähnt, werden in der Buchführung sowohl das Grundbuch (auch Journal genannt) als auch das Hauptbuch geführt. Die folgenden Abbildungen vermitteln einen Überblick über die Struktur und die jeweils ausgewiesenen Informationen.
In chronologischer Reihenfolge der Buchungen werden im Grundbuch je Buchung neben den betroffenen Konten und den gebuchten Beträgen auch das Buchungsdatum, der Beleg (KA steht für Kassenbeleg 1; ME für Materialentnahmeschein) und der Buchungstext mitgeführt (
JournalSeite …DatumBelegBuchungstextKontierungBetrag in EURSollHabenSollHaben
Abb. 2.16: Grundbuch (Journal)
Im Hauptbuch erscheinen nur die Buchungen, die das betreffende Konto verändert haben, hier im Beispiel die Kasse. Die mitgeführten Informationen sind ansonsten vergleichbar (
Konto: 2880 Kasse DatumBelegBuchungstextGegenkontoBetrag in EURSollHaben
Abb. 2.17: Hauptbuch am Beispiel des Kontos Kasse
In elektronisch geführten Buchungssystemen ist eine einmalige Erfassung der Buchungen in einer Buchungsmaske erforderlich. Nach Abschluss der Buchung erfasst das System die Buchung automatisch im Grundbuch und im Hauptbuch.
Zusätzlich zu diesen beiden Büchern kommen in Buchführungssystemen noch sogenannte »Nebenbuchhaltungen« zum Einsatz. Ihre Aufgabe besteht darin, bestimmte Sachkonten näher zu erläutern bzw. wichtige weitere Informationen zu verarbeiten.
Beispielsweise ist es unzweckmäßig, die Forderungen gegenüber verschiedenen Kunden aufgrund von Lieferungen alle auf einem Konto zu buchen (hier Sachkonto 2400). Eine effektive Kontrolle von Zahlungseingängen und die Mahnungen säumiger Kunden wären wegen der eintretenden Vermischungen auf einem Konto kaum möglich. Der Geschäftsverkehr mit den einzelnen Kunden wird daher auf Unterkonten geführt, den sogenannten »Personenkonten«. In der sogenannten »Kontokorrentbuchhaltung« wird für jeden Kunden (»Debitor«) ein eigenes Personenkonto geführt, das alle Geschäftsvorfälle mit dem betreffenden Kunden erfasst. Entsprechendes gilt für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aufgrund von erhaltenen Leistungen durch Lieferanten (»Kreditoren«). Die Personenkontennummern sind fünfstellig aufgebaut, wobei ein bestimmter Bereich den Kunden zugeordnet ist (Konto 10000 bis 59999) und ein Bereich den Lieferanten (Konto 60000 bis 99999). Die Buchung der Geschäftsvorfälle erfolgt nunmehr unmittelbar auf den jeweiligen Personenkonten. Das System erfasst automatisch jeweils die Veränderungen auf den beiden Sachkonten Forderungen aus Lieferungen (Konto 2400) bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Konto 4400). Es ist systemseitig sichergestellt, dass der Saldo aller Kundenkonten in der Kontokorrentbuchhaltung mit dem Saldo des Forderungskontos in der Buchführung übereinstimmt.
Die Lagerbuchführung, die Lohn- und Gehaltsbuchführung und die Anlagenbuchhaltung sind weitere praxisrelevante Nebenbuchhaltungen. In allen drei Fällen werden Informationen mitverarbeitet, die in der Finanzbuchführung aufgrund der Fülle an Daten nicht erfasst werden können. So werden in der Lagerbuchführung nicht nur die wertmäßigen Veränderungen der Vorräte erfasst, sondern auch die zugehörigen Mengenbewegungen getrennt nach Material- bzw. Warenarten. Für ein elektronisches Lagerbestandsverzeichnis bzw. ein elektronisch basiertes Materialbestellwesen ein unverzichtbares Hilfsmittel. Vergleichbares gilt für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aufgrund der Fülle an notwendigen Informationen für die Erstellung ordnungsgemäßer Gehaltsabrechnungen. Die Anlagenbuchhaltung benötigt ebenfalls diverse Daten, insbesondere für die Berechnung der planmäßigen Abschreibungen.
Für die ordnungsgemäße Führung der Buchführung ist schließlich das Belegwesen zu organisieren. Die Belege bilden die Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Es gilt der Grundsatz »Keine Buchung ohne Beleg«. Es wird zwischen Fremdbelegen (Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, …) und Eigenbelegen (Materialentnahmescheine, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, …) unterschieden. Erstere gelangen von außen in das Unternehmen, letztgenannte werden im Unternehmen erstellt. Die Belege bilden die Grundlage für die Verbuchung. In der Buchhaltung werden aus organisatorischen Gründen zunächst die eingegangenen Belege sortiert (nach sachlichen Kriterien: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kassenbelege, Materialentnahmescheine, …) und mit einem Buchungsstempel versehen. Neben der Nummerierung der Belege wird auf dem einzelnen Beleg die Vorkontierung notiert. Das ermöglicht die Kontrolle und die Nachverfolgung der Verarbeitung von Geschäftsvorfällen. Ausgehend vom Beleg kann die zugehörige Buchung identifiziert werden. Ausgehend von der Buchung im Journal bzw. auf einem Konto des Hauptbuches kann der zugehörige Beleg ermittelt werden. Die Belege sind dann geordnet und vollständig aufzubewahren.
In Abbildung 2.18 sind die im weiteren Verlauf verwendeten Abkürzungen für die verschiedenen Belegarten dargestellt.
AbkürzungenBeschreibung
Abb. 2.18: Abkürzungen Belegarten
2.3 Gesamtablauf einer Buchführung anhand eines praktischen Beispiels
Nachdem die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle vorgestellt worden ist, schließt sich nachfolgend die Anwendung auf ein praktisches Beispiel an. Am Beispiel eines gegründeten Unternehmens wird zunächst der Startpunkt der Buchführung, die Eröffnungsbilanz vorgestellt. Darauf aufbauend werden für zwei Monate des Rumpfgeschäftsjahres die laufenden Geschäftsvorfälle verarbeitet.
Das folgende Beispiel dient zugleich der Vermittlung der Technik, wie Konten der Buchführung am Geschäftsjahresende in ein Konto »Bilanz« zusammengeführt werden, so dass die erste sogenannte »Schlussbilanz« entsteht. Zu Beginn des folgenden Geschäftsjahres muss aus dem einen Konto »Bilanz« die Eröffnung der Unterkonten erfolgen. Es handelt sich jeweils um technische Vorgänge, die ebenfalls mittels Buchungen erfasst werden.
2.3.1 Ausgangssituation
Folgende Ausgangssituation liegt dem nachstehenden praktischen Beispiel zugrunde:
Peter Brätt, genannt Pitt, 29 Jahre alt, unverheiratet, wohnhaft in Düsseldorf, hat nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre bei einer großen Möbelfabrik in Köln als Angestellter im kaufmännischen Bereich gearbeitet.
Aufgrund seiner raschen Auffassungsgabe und seines guten Verhandlungsgeschicks hat er es in kurzer Zeit bis zum Geschäftsführer gebracht. Maßgebend dafür ist insbesondere der von ihm eingeführte Vertrieb von hochwertigen Möbeln italienischen Designs, der zu einem durchschlagenden Erfolg geführt hat. Der Geschäftsinhaber hat ihm daraufhin die Teilhaberschaft in Aussicht gestellt.
Allerdings hat die neue Geschäftsidee von Peter, die Möbel nicht nur aus Italien zu beziehen, sondern selbst zu fertigen, einen heftigen Streit um die weitere Entwicklung des
