Dependiendo de la funcionalidad y la orientación, una herramienta informática de gestión de proyectos se puede clasificar para:
| Funcionalidad | Orientación |
| Planificación del proyecto | Duración y tipo de actividades |
| Gestión de riesgos | Avances del proyecto y riesgos |
| Gestión de documentos | Presupuesto |
| Gestión de costos | Programación de recursos |
| Gestión general | Información de cargas de trabajo |
A continuación se describen algunas características y funciones de los procesadores de texto, hojas de cálculo y editores de presentación.
2.1. Procesadores de texto
La función básica de los procesadores de texto es permitir realizar la edición y la presentación de documentos de texto de forma rápida, fácil y efectiva. Se utilizan en ámbitos muy diversos, entre ellos para la organización documental de proyectos.
Los procesadores de texto permiten al usuario realizar funciones de creación, edición, impresión, insertar tablas, fórmulas matemáticas, gráficas e imágenes, entre otras. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:
| Microsoft Word | Empresa Microsoft, dentro del paquete de ofimática Microsoft Office, se ha convertido en uno de los procesadores de texto más utilizado |
| Word Perfect | Comercializado por la empresa Corel, gran popularidad en los años 80 y 90, disponible para diversos sistemas operativos |
| LibreOffice | Desarrollado por The Document Foundation. Se creó como bifurcación de OpenOffice. Es multiplataforma y disponible en 114 idiomas, entre ellos en español |
| AbiWord | Procesador de software libre y multiplataforma utilizado en sistemas operativos libres, especialmente para GNU/Linux |
| LyX | Multiplataforma, proporciona herramientas muy potentes para la edición de textos |
Recuerde
La elección de una herramienta de software ofimática dependerá de la orientación y la funcionalidad para poder cubrir las necesidades del proyecto.
2.2. Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son un tipo de documento que permite manipular datos por medio de cada una de las unidades, denominadas celdas, y que están dispuestas en filas identificadas con números y columnas identificadas con letras donde cada celda está direccionada con coordenadas de información correspondiente a su columna y fila; por ejemplo: A6, B25, C45. Utilizando las hojas de cálculo como herramienta se pueden realizar operaciones numéricas, fórmulas matemáticas, cálculos financieros, estadísticos, probabilidad y contabilidad de las empresas. Los elementos de una hoja de cálculo son hojas, celdas, menú y barra de herramientas.
Las hojas de cálculo permiten realizar funciones como generar gráficas y tablas, organizar y representar datos y gestionar de bases de datos. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:
| Microsoft Excel | Empresa Microsoft, dentro del paquete de ofimática Microsoft Office y es multiplataforma |
| Calc | Paquete libre de OpenOffice.org y es multiplataforma |
| Lotus | Compañía Lotus Software, programa popular en los años 80 |
| Gnumeric | Entorno de Gnome Office y es gratuita |
Nota
Una hoja de cálculo es una herramienta idónea para realizar cálculos complejos mediante fórmulas y permite al usuario crear sus propias funciones matemáticas.
2.3. Editores de presentaciones
Permiten crear y diseñar presentaciones atractivas con facilidad y compuestas por una serie de diapositivas ordenadas secuencialmente. Las diapositivas pueden proyectarse, contener texto, imágenes, animaciones, sonidos, gráficos, notas y tablas, entre otros contenidos. A continuación se muestran algunos ejemplos de editores de presentaciones:
| PowerPoint | Empresa Microsoft, dentro del paquete de ofimática Microsoft Office |
| Impress | Ofimática de OpenOffice.org |
| Magic Point | De Gnome Office |
Actividades
1. ¿Es posible generar gráficos utilizando la herramienta ofimática de hoja de cálculo? ¿Qué otras funciones se pueden realizar con una hoja de cálculo?
2. Si se quiere realizar un estudio económico generando un presupuesto del proyecto, ¿es conveniente realizarlo usando un procesador de texto? ¿Cuál cree que sería la herramienta idónea para realizar el presupuesto? Justifique la respuesta.
3. Identificación de utilidades de código abierto y comerciales de diagramación
Toda planificación de un proyecto implica un gasto que depende de factores como la complejidad y el tamaño del mismo. Para realizar una planificación eficiente y lógica hay que determinar la relación directa entre las diferentes tareas para llegar al objetivo.
Existen en el mercado diferentes herramientas que permiten realizar la diagramación de procesos en el proyecto. Se pueden encontrar desde herramientas muy básicas de diagramación hasta herramientas muy avanzadas que detallan y aportan información compleja sobre el proyecto.
Además de los procesadores de texto, las hojas de cálculo y el editor de presentaciones, existen otros programas y aplicaciones software que permitirán realizar la gestión del tiempo de trabajo sobre el proyecto y su correspondiente diagramación y organización.
Importante
Las utilidades de diagramación permiten tener una visión general sobre el desarrollo y la ejecución del proyecto desde su inicio hasta la finalización.
Si el deseo es diseñar diagramas técnicos y profesionales sobre los procesos que se llevarán a cabo en el proyecto, hay que tener una herramienta específica, ya sea de código abierto o con licencia comercial, que permita realizar las tareas de diagramación, como alguna de las que se muestran a continuación:
1 Microsoft Office Visio: permite y facilita la visualización, el análisis y la comunicación de la información compleja relacionada con el proyecto por parte de las personas inmersas en el grupo de proyecto y profesionales externos. Microsoft Office Visio permite pasar textos y tablas complicadas de entender a diagramas de Visio que representan la información en un solo vistazo, realizar diagramas de oficinas, diagramas de base de datos, diagramas de flujo y UML (diagramas de modelado visual estándar). En lugar de crear imágenes estáticas, permite crear diagramas conectados a datos que muestran la información y con posibilidad de actualización. Los diagramas de Office Visio se usan para comprender, procesar y compartir la información correspondiente a los aspectos importantes del proyecto como es el sistema, los recursos y los procesos de organización del proyecto. Existen dos versiones de Office Visio disponibles: la versión profesional ofrece una funcionalidad más avanzada mientras que la versión standard ofrece una funcionalidad más básica.
