pago, el librador expide el cheque, entregándoselo directamente al beneficiario, que podrá:
1 Ir a su banco, para que le ingresen el dinero directamente en su cuenta.
2 Ir a una sucursal del banco librado, para que se lo paguen en efectivo. Información que debe contener un cheque:
Proceso de pago con cheque
Nota
Los pagos en efectivo de cheques dependen de la política de cada banco en particular.
1 La denominación “cheque” inserta en el documento.
2 El mandato puro y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).
3 El nombre del librado (el banco que dispone de los fondos).
4 El lugar de pago.
5 Fecha y lugar de emisión del cheque.
6 Firma del que lo expide (librador).
Ejemplo de cheque
El pagaré
El pagaré es un documento por el que una persona (emisor) promete formalmente pagar a otra persona (beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha futura acordada previamente.
El pagaré es entregado por el emisor al beneficiario, que podrá:
1 Esperar al vencimiento y actuar como si se tratase de un cheque.
Importante
El pagaré es una promesa futura de pago, mientras que el cheque es una orden de pago ejecutable en el mismo momento que se posea el documento.
1 Negociar el pagaré antes del vencimiento, que significa solicitar a un banco que le anticipe el dinero del pagaré del que es titular, pagando una comisión, con el compromiso de devolver los fondos anticipados en la fecha de vencimiento.
Información que debe contener un pagaré:
1 La denominación “pagaré” inserta en el documento.
2 La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).
3 Indicación del vencimiento.
4 El lugar de pago.
5 Fecha y lugar de emisión del pagaré.
6 Firma del que lo expide (emisor).
7 Nombre de la persona o empresa a la que haya de hacerse el pago.
Ejemplo de pagaré
Aplicación práctica
Usted, responsable del departamento de contabilidad de la empresa Imagen Empresaria, S.L., ha recibido la factura de la empresa Rotulación Almacén, S.A. del ejemplo de factura visto anteriormente y se dispone a gestionar su pago. Explique qué documento usaría y los motivos.
SOLUCIÓN
Al ser un pago aplazado a 60 días, lo más conveniente sería la emisión de un pagaré, como promesa de pago futuro de la deuda que se contrae con la factura. No debería usarse el cheque, ya que, una vez emitido, el proveedor podría ir a cobrarlo antes de la fecha de vencimiento de la factura.
Se emitiría el siguiente pagaré:
Pagaré emitido
Otros documentos
Como se puede observar, existen multitud de documentos mercantiles y, dentro de estos, una gran variedad de distinciones y tipos. Se han examinado en detalle algunos de los más relevantes. A continuación, se describen brevemente algunos otros documentos que serán parte del trabajo en un departamento de contabilidad:
1 Albarán: documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.
2 Pedido/orden de compra: documento que emite el comprador para solicitar mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas.
3 Extracto bancario: detalle de los movimientos de una cuenta bancaria.
4 Seguros sociales (documentos TC1 y TC2): documento justificante de los pagos que la empresa realiza a la Seguridad Social por cuenta de los trabajadores, destinados a atención sanitaria y formación principalmente.
5 Nóminas: justificante de los salarios percibidos por los trabajadores.
6 Impuestos: justificante de las relaciones de la empresa con la Hacienda Pública.
7 Pólizas de seguros: contratos para la cobertura de situaciones imprevistas y/o poco habituales.
3.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles
La creciente acumulación de documentación por parte de las empresas hace que la gestión y organización de esta se convierta en un aspecto de vital importancia, ya que no solamente supondrá trabajar más cómodamente, sino que además genera una interesante reducción de costes.
Se podrían destacar algunos motivos por los cuales es importante la gestión de la documentación en una empresa:
1 Facilita la consulta de documentos.
2 Hace el trabajo más cómodo.
3 Mayor agilidad a la hora de realizar gestiones.
4 Reducción de costes (menor tiempo invertido en búsqueda de documentos).
Esta gestión se hace si cabe más importante en grandes empresas en las que los volúmenes de operaciones son mayores. De hecho, es común encontrar en ellas departamentos de documentación, encargados de gestionar entradas y salidas de documentos, así como de su adecuado archivo.
