La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja.
Cabe destacar la mención expresa que sobre este tema hace el Código de Comercio en su artículo 30.1, en el que se puede leer lo siguiente:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
No existe una forma única o mejor de realizar esta gestión documentaria, ya que en gran medida dependerá del tipo de empresa y del volumen de operaciones y de documentación que genere.
Si bien una empresa pequeña puede llevar un archivo único ordenado según el número de asiento de contabilidad (los asientos contables van numerados de forma correlativa según se van realizando), esta aproximación no parecería muy práctica para una gran empresa con cientos de transacciones diarias, en la que sería más conveniente archivar de forma separada facturas de venta, facturas de compra, transacciones y recibos bancarios, información relativa al personal y tantas otras distinciones como se precise oportuno.
Habrá a su vez empresas que trabajen con proyectos independientes entre sí y que prefieran que el archivo se realice separando por proyecto en vez de por tipo de documentos, o incluso archivando por proyecto y dentro de cada uno de estos, realizando un segundo nivel de organización, esta vez quizá sí por tipo de documento.
Importante
Cualquier forma de gestión de documentación es válida, siempre que esta reporte la funcionalidad que se espera de ella.
Si bien, como se ha dicho, no se puede decantar por una mejor opción a la hora de tratar los documentos y su archivo, sí que es recomendable seguir siempre algunas pautas que suelen resultar útiles en cualquier caso:
1 Buscar una ordenación lógica e intuitiva.
2 Que sea lo suficientemente clara como para que cualquier empleado pueda encontrar fácilmente la información que busque.
3 Ser metódico y respetar los criterios fijados.
4 Entender que los documentos, una vez usados, deben volver al lugar del que se cogieron.
5 Intentar seguir un orden cronológico inverso, de modo que en una carpeta la documentación más antigua quede bajo la más actual, que generalmente se consulta más a menudo.
6 Aplicar el sentido común.
En la actualidad, existe la tendencia de intentar reducir el archivo físico de la documentación a través de potentes programas que generan copias en soporte digital almacenadas en servidores. De este modo, toda la documentación se encuentra escaneada y el acceso a ella es mucho más rápido. Esto es especialmente útil en empresas que tienen centros de trabajo en distintas localizaciones, de modo que desde todas ellos puede accederse a la información sin duplicar la documentación mediante copias en papel y con un menor riesgo de extravío.
Archivo de documentación
3.3. Libros contables obligatorios y auxiliares
Dentro de toda la documentación que la empresa usará en su actividad diaria, se encontrará que parte de ella tendrá un reflejo contable. Con ella, se busca la finalidad básica de la contabilidad de formalizar unos informes que resuman la situación económica y financiera de la empresa. Se está hablando de los libros contables.
Sabía que...
Ya en el siglo I d. C. se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de controlar contablemente su patrimonio, por lo que eran comúnmente usados los libros de ingresos y gastos (llamados codees acceti et expensi).
La obligatoriedad de algunos de estos libros viene definida por el tipo de entidad legal que ejerza la actividad económica, si bien este apartado se centrará en una sociedad mercantil estándar.
A este respecto, el Código de comercio, en sus artículos 25.1 y 26.1, dice:
Art. 25.1: Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
Art. 26.1: Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
En estas definiciones, se ve explícitamente la obligatoriedad de llevar un libro de inventarios y cuentas anuales, un libro diario y un libro de actas. Sin embargo, no se puede pasar por alto la mención “Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales,…”, por lo que en cada caso particular se deben examinar las regulaciones mercantiles, contables y fiscales aplicables a cada empresa.
Nota
Todo aquel libro no considerado obligatorio por las disposiciones legales aplicables y que sirva para apoyar y/o complementar aquellos, será parte de los auxiliares.
Libros obligatorios
El libro inventario y cuentas anuales es un grupo de informes contables que, en conjunto, forman una unidad en un mismo libro, aunque este puede ocupar varios tomos si fuese preciso.
1 El libro inventario se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación o de sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el inventario de cierre del ejercicio, reflejando los saldos de cada una de las cuentas de la empresa.
2 Las cuentas anuales están formadas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria, y tienen la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
3 El libro diario es aquel
