Die grafischen Hilfsmittel: Das sind zum Beispiel Kreise, Pfeile, Linien. Sie geben der Präsentation die Struktur und helfen dem Zuhörer sich zu orientieren. Dazu sollten sie immer mit der gleichen oder zumindest einer ähnlichen Bedeutung verwendet werden.
Die Präsentation strukturieren
Mit den Elementen des visuellen Konzeptes geben Sie der Präsentation eine unsichtbare Struktur. Sie erleichtern dem Zuhörer, die Inhalte zu bewerten und bereits bekannten Sachverhalten zuzuordnen. Visuelle Konzepte werden nicht für jede Präsentation von Grund auf neu erstellt. Viele Unternehmen haben für Präsentationen ein grundlegendes visuelles Konzept entwickelt.
Diese Idee können Sie auch auf Ihr Projekt übertragen. Mit einem visuellen Konzept für Ihr Projekt erreichen Sie, dass alle Präsentationen ein gleiches Erscheinungsbild haben. Sie erleichtern damit gleichzeitig auch allen, die eine Präsentation erstellen müssen, die Arbeit und stellen sicher, dass das Projekt ein unverwechselbares visuelles Erscheinungsbild hat.
Der rote Faden ist die unsichtbare Struktur der Präsentation
Dramaturgie bestimmt die Wirkung
Jede Präsentation ist eine kleine Inszenierung. Sie braucht eine Dramaturgie, wenn sie wirken soll. Mit der Dramaturgie führen Sie die Zuhörer emotional durch die Präsentationen. Sie erzeugt Spannung und packt den Zuhörer bei den Emotionen. Wie in einem guten Film oder Theaterstück machen Sie die Zuhörer neugierig. Neugierig auf Ihre Kernbotschaft.
Die Zuhörer müssen durch die Gestaltung der Präsentation systematisch zum Höhepunkt hingeführt werden: die Stelle in der Präsentation, an der die Kernbotschaft vermittelt wird. Das garantiert, dass die Zuhörer zu diesem entscheidenden Zeitpunkt am aufmerksamsten sind.
Für Themen, bei denen überwiegend Sachverhalte vermittelt werden, ist es oft schwierig, einen eindeutigen Höhepunkt zu finden. Hier müssen Sie einen „künstlichen“ Höhepunkt einbauen, damit die Präsentation als Erlebnis empfunden wird. Damit wird durch die Art der Präsentation ein spezifischer Aspekt hervorgehoben. Dieser bleibt den Teilnehmern besonders stark im Gedächtnis haften.
Sechs Schritte der Präsentation
Die Teilnehmer müssen Schritt für Schritt durch das Thema geführt werden, damit sie den Inhalt nachvollziehen können. Dazu hat es sich bewährt, eine Präsentation immer in sechs Prozessschritte zu gliedern. Zusammen bilden sie den roten Faden.
Schritt 1: Aufmerksamkeit herstellen
Die Präsentation ist ein Teil des Arbeitsalltags der Teilnehmer. Vor der Präsentation haben sie vielleicht ihre E-Mails bearbeitet oder waren in einer Besprechung. Sie sind möglicherweise von einem anderen Ort zur Präsentation angereist. Auch nach der Präsentation geht für die Teilnehmer der Arbeitsalltag weiter. Sie haben eventuell ein wichtiges Gespräch zu führen oder ein schwieriges Problem zu lösen. Sie sind zwar physisch im Raum, aber mit dem Kopf und dem Herz meist noch woanders.
Blickkontakt herstellen
Der erste Schritt ist deshalb immer, die Teilnehmer dahin zu bringen, dass sie sich auf die Präsentation konzentrieren. Wichtig ist in dieser Phase, einen Blickkontakt zu den Zuhörern aufzunehmen und ihnen damit zu zeigen, dass sie im Mittelpunkt Ihrer Aufmerksamkeit stehen. Das heißt konkret: Sie schauen jeden Teilnehmer vor dem ersten Wort kurz an. Bei größeren Teilnehmerkreisen erreichen Sie diesen Effekt dadurch, dass Sie zuerst in die linke hintere und dann in die rechte hintere Ecke sehen.
Anfang finden
Dann müssen Sie die Aufmerksamkeit für das Thema herstellen. Dafür gibt es entweder die Vorspann- oder die Aufhängertechnik. Der Vorspann ist ein atmosphärischer Eisbrecher. Mit ihm werden die Teilnehmer in die Vorgeschichte der Präsentation einbezogen. Im Vorspann erläutern Sie, wie die Präsentation zustande kam und wer die Präsentation durchführt. Zum Vorspann gehört auch Ihre Vorstellung. Sie dient nicht nur dazu, sich den Teilnehmern bekannt zu machen, sondern auch dazu, dass sich die Teilnehmer an Ihre Stimme gewöhnen und sich langsam den Inhalten der Präsentation zuwenden können. Falls Sie den Teilnehmern bekannt sind, können Sie etwas über Ihre aktuelle Aufgabe, die im Zusammenhang mit dem Projekt steht, erzählen. Sie können auf die Teilnehmer und den Veranstalter kurz eingehen oder schildern, wie es zur Präsentation kam.
Der Aufhänger dagegen stellt schlaglichtartig eine Situation dar oder beleuchtet das zu behandelnde Problem. Typische Aufhänger sind humorvolle Zitate wie zum Beispiel: „Das Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht.“ Dieses Zitat könnten Sie etwa benutzen, wenn Sie einem Lenkungsausschuss die Verzögerung des Projektes erklären müssen.
Schritt 2: Orientierung geben
In der Orientierungsphase verfolgen Sie gleich mehrere Ziele:
∎ Ziel der Präsentation darstellen
∎ Vorstellung und Ihren Bezug zum Thema erläutern Organisatorisches (Zeit, Pausen, Handouts, Getränke) erklären
∎ Roten Faden oder die Agenda aufzeigen
∎ Regelung für den Umgang mit Zwischenfragen vorschlagen
∎ Überleiten zum Hauptteil
Zur Orientierung gehört vor allem die Vorstellung der Präsentation. Es empfiehlt sich, ein Flipchart anzufertigen, auf dem der Ablauf der Präsentation visualisiert ist. Dieses Flipchart kann den Teilnehmern in weiterer Folge als Orientierungshilfe dienen, an welcher Stelle der Präsentation Sie sich befinden.
Organisation klären
Zum Abschluss der Orientierungsphase kann der Referent die Teilnehmer fragen, ob es aus ihrer Sicht noch Dinge gibt, die vor dem Hauptteil geklärt werden sollten. Dies kann Teilnehmern unter Umständen die Möglichkeit geben, zu sagen, dass sie früher gehen müssen oder der Raum zu dunkel bzw. zu hell ist oder sie vielleicht die Visualisierungen nicht sehen können etc.
Schritt 3: Informieren und faszinieren
Das Thema sollte immer in seiner sachlogischen Reihenfolge dargestellt werden. Dazu muss die Argumentationsfolge so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer gut folgen können. Wichtige Aspekte müssen wiederholt werden, damit sie haften bleiben. Bei längeren Präsentationen empfiehlt es sich, immer wieder Zusammenfassungen einzuschieben. Dies erleichtert den Teilnehmern die Orientierung. In diesem Schritt wird die Botschaft vermittelt. Diese muss für den Zuhörer nachvollziehbar sein, sich quasi aus dem Gesagten logisch ergeben. Bei Projektpräsentationen haben sich die folgenden Strukturen bewährt.
Nutzenargumentation
Die Nutzenargumentation stellt den Nutzen des Projektes in den Vordergrund. Sie ist immer dann hilfreich, wenn man die Zielgruppe von einem Projekt überzeugen will. Zunächst wird das Problem dargestellt, dann werden Vorschläge für die Lösung des Problems gemacht und zum Abschluss die Kosten und der Nutzen der Problemlösung aufgezeigt.
Bei der Präsentation des Projektes vor einem Vorstand heißt dies etwa: Man beginnt mit der Darstellung des Problems aus der Sicht des Vorstandes. Dann zeigt man auf, wie durch den Projektvorschlag das Problem gelöst wird. Dazu gehört zum einen die fachliche Lösung, dann aber auch eine Übersicht über den Verlauf des Projektes mit den wichtigen Meilensteinen. Zum Abschluss wird der Nutzen für den Vorstand aufgezeigt, und die Kosten des Projektes werden dargestellt.
Problemlösung
Die
