Schlüsselwörter statt ausformulierter Sätze (nur ergänzend zum gesprochenen Wort)
∎ Aussagekräftige, das Thema interessant machende Überschriften
∎ Schaubilder so einfach und eingängig wie möglich
∎ Auflockerung gleichförmiger Folien durch Bilder
∎ Titel- und Schlusschart durch besonderen Effekt hervorheben
Bilder sprechen lassen
In Projekten gibt es viele Sachverhalte, die sich nur schwer erklären lassen, aber durch ein Bild sehr schnell deutlich werden. Projektpläne, die Auslastung der Projektmitarbeiter, die Struktur des Projektes und Übersichten über die Ausgaben sind nur einige Beispiele dafür. Ich habe in meinem Berufsleben oft die Erfahrung gemacht, dass mir jemand nach einem Gespräch etwa Folgendes gesagt hat: „Jetzt habe ich die Sache erst richtig verstanden, nachdem Sie diese Grafik mit mir entwickelt haben.“
Bilder fördern Verständnis
Es gibt Abhängigkeiten, Rückwirkungen und Beziehungen. Gerade diese lassen sich durch die Sprache nicht oder nur schwer vermitteln. Bilder sind hierfür besser geeignet, weil unser Gehirn die Fähigkeit hat, Bilder ganzheitlich zu sehen und zu erfassen. Mit Visualisierungen nutzen wir gerade diese Fähigkeit und ergänzen damit in idealer Weise die logische, aber sequenzielle Darstellung durch Worte.
Visualisierungen sind bildhafte Darstellungen, durch welche die Komplexität der Realität reduziert wird. Sie dienen der Veranschaulichung, der raschen Informationsaufnahme und dem besseren Verständnis der zu vermittelnden Inhalte. Sie fördern die geistig-emotionale Anregung. Dazu stehen drei Zeichensysteme zur Verfügung: Schrift, Zahlen, Grafik.
Die Wirkung unserer Eingangskanäle
Wir haben fünf Sinne: Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Tasten. Jedes Sinnesorgan ist ein Eingangskanal für unser Gehirn, über den wir Informationen aufnehmen. Abbildung 3 gibt die aufgenommene Informationsmenge für die verschiedenen Eingangskanäle wieder.
Abbildung 3: Je mehr Eingangskanäle gleichzeitig genutzt werden, umso besser werden die Informationen behalten
Bei Präsentationen, die naturgemäß auf Passivität der Zuhörer bei der Informationsaufnahme angelegt sind, ist die Unterstützung des gesprochenen Wortes durch visuelle Elemente die beste Möglichkeit, eine hohe Behaltensquote zu erreichen.
Inszenieren: Die Wirkung der Präsentation wird bewusst gestaltet
Bei Ihrer Präsentation stehen Sie vorne, vor den Zuhörern, wie auf einer Bühne. Alle Blicke und alle Aufmerksamkeit richten sich auf Sie als Person, auf das, was Sie sagen, und auf die Folien, die Sie zeigen. In der gleichen Situation befindet sich ein Schauspieler. Vor seinem Auftritt hat ein Regisseur seine Wirkung genau überlegt. Eine Inszenierung macht Bühnenwerke wirkungsvoll, eine Präsentation ebenfalls.
Die Wirkung, die Sie erzeugen, soll natürlich möglichst positiv sein. Ihre Wirkung wird von den Wahrnehmungsgewohnheiten der Zuhörer bestimmt. Wenn Sie diese kennen, können Sie die Präsentation wirkungsvoll gestalten.
Verständlich sprechen
Akustische Wirkung durch bewussten Einsatz der Sprache
Eine Grundvoraussetzung für eine gute akustische Wirkung ist, dass die Teilnehmer Sie gut verstehen. Die Verständlichkeit wird durch die Lautstärke, die Modulation, das Sprechtempo und die Struktur und Länge der Sätze bestimmt. Die Lautstärke ist abhängig von der Raumgröße und den akustischen Verhältnissen. Sie ist dann richtig gewählt, wenn die Teilnehmer in der letzten Reihe Sie ohne Mühe verstehen können. Sprechen Sie lieber etwas langsamer und leiser und artikulieren Sie die Worte deutlich. Die stimmtragenden Silben und Wörter sollten betont sein.
Durch Tempoveränderungen wird der Vortrag farbiger und lebendiger. Spannung wird dadurch erzeugt, dass das Tempo erst verlangsamt und dann beschleunigt wird. Das Grundtempo während der gesamten Präsentation sollte eher mäßig sein. Die Teilnehmer müssen neben der Sprache auch immer noch den Bildern folgen. Bei wichtigen Inhalten sprechen Sie besser langsamer als schneller.
Sprechpausen machen
Kurze Sprechpausen sind ein wichtiges Element, denn sie gliedern den Vortrag in Abschnitte und erzeugen damit eine Struktur in der Rede. Sie regen die Zuhörer zum Denken an und erzeugen zusätzlich Spannung. Das Auf und Ab der Stimmführung, die Modulation, macht Ihre Rede ebenfalls lebendig. Dagegen wirkt eine gleichmäßige Modulation eintönig und ermüdend. Modulieren Sie wichtige Stellen, zum Beispiel durch das Anheben der Stimme.
Sprechtempo verändern
Das Sprechtempo sollte so gewählt sein, dass die Teilnehmer der Präsentation gut folgen können. Ist das Sprechtempo zu hoch, können die Teilnehmer nicht mehr folgen. Ist es zu niedrig, besteht die Gefahr, dass die Teilnehmer sich mit anderen Gedanken beschäftigen. Bewährt hat es sich, mit einer normalen Stimmlage zu beginnen und langsam zu sprechen. Verwenden Sie zudem einen einfachen Satzbau mit wenigen Worten. Besonders wichtig ist, dass Sie beim Satzende die Stimme senken und beim Satzanfang die Stimme heben. Dies hat auch Konsequenzen für den Satzbau. Dieser sollte aus Hauptsätzen bestehen. Verwenden Sie Fachbegriffe nur dann, wenn Sie von den Zuhörern auch verstanden werden.
Körperhaltung, Mimik und Gestik entscheiden über optische Wirkung
Die Teilnehmer nehmen zuerst die Körperhaltung und die Kleidung des Referenten wahr. Diese bestimmen im Wesentlichen die optische Wirkung. Dies entsteht durch die Art und Weise, wie Sie auftreten. Halten Sie den Kopf aufrecht, behalten Sie Blickkontakt mit dem Publikum und vergessen Sie nicht, ab und zu zu lächeln! Zu Ihrer Wirkung gehören auch Selbstverständlichkeiten wie Kleidung, persönliche Verhaltensweisen und Mimik und Gestik. Bei der Kleidung gilt die Grundregel, dass Sie immer etwas besser angezogen sein sollten als Ihre Teilnehmer. Verhalten Sie sich höflich und freundlich und etwas formeller als üblich.
Präsentation ist mehr als Kommentierung der Folien
Die Teilnehmer wollen für das Thema gewonnen werden. Dies erreichen Sie durch eine abwechslungsreiche und interaktive Präsentation. Die technischen Möglichkeiten von Grafikprogrammen verführen dazu, viele Multimediaeffekte einzubauen. Diese wirken jedoch eher distanzierend und kalt. Durch die folgenden Elemente können Sie erreichen, dass die Teilnehmer sich angesprochen fühlen.
∎ Durch Fragen werden die Teilnehmer angeregt, selbst nachzudenken, und Sie schaffen damit Anknüpfungspunkte zu deren Denkwelt. Die Kunst besteht darin, die Teilnehmer durch Fragen so zu lenken, dass sie auf die vorher ausgearbeiteten Themenaspekte kommen. Hierbei sind die Fragen nicht nur eine einmalige kurze Einlage, sondern ein Gestaltungselement der gesamten Präsentation, das bis zur Hälfte der Gesamtzeit einnehmen kann.
∎ Durch Ihren Blick geben Sie den Teilnehmern das Gefühl, persönlich angesprochen zu sein. Aber der Blickkontakt alleine reicht nicht. Sie müssen nicht nur die Reaktionen der Teilnehmer wahrnehmen, sondern auch darauf reagieren. Sagt Ihnen die Körperhaltung eines Teilnehmers: Ich bin mit Ihren Ausführungen nicht einverstanden, dann sollten Sie eine Frage wie diese stellen: „Ich habe hier meinen Standpunkt dargestellt. Welche Meinung haben Sie dazu?“ So wichtig der Blickkontakt ist, er darf aber nicht stören. Deshalb sollte der Blick ständig wechseln. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer
