wenn Sie eine Entscheidung vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss brauchen. Die Argumentation beginnt mit der Beschreibung der Ist-Situation, die möglichst objektiv dargestellt wird. Danach werden die Ursachen für die Situation aufgezeigt. Im nächsten Schritt wird dann dargestellt, wie die Situation nach der Problemlösung sein soll. Dann wird gezeigt, mit welchen Maßnahmen das Problem gelöst wird. Die Argumentation schließt damit, dass die von den Teilnehmern zu treffende Entscheidung klar dargestellt wird.
W-Fragen-Argumentation
Die W-Fragen-Argumentation orientiert sich an den Fragewörtern „Warum?“, „Was?“, „Wann?“, „Wer?“ und „Wie?“. Sie wird genutzt, um sachlich über das Projekt zu informieren. Mit der Antwort auf die Frage „Warum?“ wird der Grund für das Projekt erläutert. Mit der Antwort auf die Frage „Was?“ wird der Inhalt des Projektes erklärt. Hinter der Antwort auf die Frage „Wann?“ verbergen sich der Projektplan und die Meilensteine. Die Antwort auf die Frage „Wer?“ ist dann die Darstellung des Projektteams mit seinen Funktionen, und die Antwort auf die Frage „Wie?“ beschreibt schließlich, mit welcher Methode oder Verfahren das Projekt realisiert wird.
Auflockernde Elemente
Die Argumentationsfolge sollte durch auflockernde und erläuternde Elemente unterstützt werden, etwa durch Vergleiche, Zitate und Fallbeispiele, Humor und zweiseitiges Argumentieren: Die Präsentation wirkt objektiver, wenn nicht nur die Vorteile genannt werden, sondern auch die Nachteile.
Kernaussagen zusammenfassen
Schritt 4: Verständnis absichern
Am Ende der Darstellung des Themas sollten Sie dessen Inhalt noch einmal kurz zusammenfassen und die wichtigen Aussagen besonders hervorheben. Dadurch werden die Teilnehmer an die Kernaussagen erinnert und die vorgetragenen Hauptgedanken verstärkt. So rücken Sie bei den Teilnehmern die Punkte in den Vordergrund, die Ihnen besonders wichtig sind. Diese bleiben dann für die anschließende Diskussion im Gedächtnis der Teilnehmer. Bei einer Verkaufspräsentation vor dem Vorstand eines Unternehmens sind es die Argumente, die den Vorteil Ihrer Lösung unterstreichen.
An dieser Stelle müssen die Teilnehmer auch Gelegenheit haben, Verständnisfragen zu stellen. Dies ist aber noch nicht der Übergang zur Diskussion. Dieser Abschnitt kann durch Fragen wie „Haben Sie noch Verständnisfragen zum Thema?“ oder „Kann ich noch etwas erläutern?“ eingeleitet werden. Solche Fragen nehmen die Teilnehmer mit ihren Bedürfnissen ernst.
Schritt 5: Herausforderungen formulieren
Der Appell an die Zuhörer muss klar formuliert sein, damit diese ganz konkret wissen, was von ihnen erwartet wird.
Beispiele für solche Appelle sind:
∎ Positive Kaufentscheidung
∎ Inhalte weiterkommunizieren
∎ Mit dem Produkt arbeiten
∎ Projekt wie vorgeschlagen fortführen
∎ Problem mit vorgeschlagenen Alternativen lösen
Abschluss bewusst gestalten
Schritt 6: Abschluss inszenieren
So wie der Prozessschritt „Orientierung geben“ auf die Präsentation einstimmt, leitet der bewusste Abschluss zu den anderen Aktivitäten über, welche die Teilnehmer nach der Präsentation durchführen müssen. Ein bewusster Abschluss soll auch verhindern, dass die Teilnehmer ungelöste Fragen, Probleme oder Unwohlsein mitnehmen.
Der Abschluss sollte deutlich markiert sein. Dies kann man tun, indem man sagt, dass dies der Schluss der Präsentation sei, und ein entsprechendes Abschlusschart zeigt oder ein originelles Schlusswort findet und dann zur Diskussion überleitet.
Visuelle Struktur: durch grafische Elemente die Gliederung der Präsentation unterstützen
Bei einer Präsentation widmen die Teilnehmer Ihnen ihre Zeit. In dieser Zeit könnten sie auch andere Dinge tun. Durch ihre Anwesenheit signalisieren Sie Ihnen daher: Wir haben Interesse! Nutzen Sie diese Chance. Die Präsentation muss am Interesse der Teilnehmer anknüpfen und davon ausgehend die Teilnehmer zu einer neuen Erkenntnis führen.
Ein wesentliches Element für die Gestaltung der Dramaturgie ist die Verteilung und grafische Gestaltung der Folien. Die Folien, die für den Höhepunkt der Präsentation vorgesehen sind, werden am aufwendigsten gestaltet. Ein Nebenthema, das mit vielen und aufwendigen Folien gestaltet wird, löst unbeabsichtigte Assoziationen aus und lenkt vom Höhepunkt ab.
Mit der Argumentationsreihenfolge haben Sie die Struktur der Präsentation logisch gegliedert. Das Pendant dazu ist die visuelle Struktur. Beide zusammen bilden eine Einheit.
Die visuelle Struktur gliedert sowohl den Aufbau der Präsentation und die Struktur jeder einzelnen Folie: der Titelfolie, der Folien für die Gliederung der Unterpunkte und die Folien für die Darstellung der Inhalte.
Jede Folie bekommt dadurch eine sich wiederholende gleiche Struktur und ist so ein wichtiges Orientierungselement für die Teilnehmer. Ein Beispiel für eine visuelle Struktur ist in der Abbildung 2 dargestellt.
Abbildung 2: Die visuelle Struktur ist ein Hilfsmittel zur Gliederung der Präsentation
Aufbau und Struktur von Charts
Die Präsentation beginnt immer mit einer Titelfolie. Sie enthält den Titel der Präsentation, den Anlass, das Datum und den Namen des Referenten. Der Hintergrund der Titelfolie hat eine besondere Bedeutung. Er stimmt die Teilnehmer auf das Thema ein. Die zweite Folie enthält immer die Gliederung oder das Inhaltsverzeichnis der Präsentation. Sie gibt den Teilnehmern eine Orientierung darüber, was sie in der Präsentation erwartet. Die hier verwendeten Gliederungspunkte müssen auch in den Überschriften der einzelnen Folien verwendet werden. Der Aufbau der Charts orientiert sich an der Argumentationsfolge der Präsentation. Jeder Argumentationsschritt wird dabei mindestens in einer Folie dargestellt. Die Überschriften der Folien haben hierbei die folgende wichtige Funktion: Aus ihnen erkennt der Teilnehmer, welches logische Argument auf dieser Folie dargestellt wird. Der Abschluss der Präsentation wird durch eine besonders gestaltete Abschlussfolie markiert. Sie enthält entweder den Appell der Präsentation oder einen Dank an die Teilnehmer.
Gestaltungsregeln für Charts
Professionell gestaltete Charts erkennt man daran, dass sie Regeln einhalten, die auch professionelle Designer immer zugrunde legen:
∎ Inhalt der Folie steht im Mittelpunkt
∎ Animationen und Spezialeffekte erzeugen Aufmerksamkeit ohne abzulenken
∎ Kerninformationen sind auf einen Blick erkennbar
∎ Pro Thema ein eigenes Chart
∎ Charts nie überfrachten (mindestens 30 Prozent Leerraum)
∎ Maximal sieben Schriftzeilen pro Chart
∎ Hervorhebungen fett oder kursiv
∎ Gliederungspunkte durch Aufzählungszeichen kennzeichnen
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