Mit Grafikprogrammen erstellte Präsentationen verführen dazu, die Charts fast übergangslos hintereinander einzublenden. Dies überfordert die Zuhörer, da diese keine Zeit haben, die Informationen zu verarbeiten. Es ist deshalb besser, jedes Chart anzukündigen, einzublenden, kurz wirken zu lassen und dann erst mit der Erläuterung zu beginnen.
∎ Die Reaktion der Teilnehmer ist selbst bei einer gut ausgearbeiteten Präsentation nie vorauszusehen. Spontan können Fragen entstehen, oder die Teilnehmer haben den Wunsch, eigene Beiträge einzubringen. Gehen Sie auf diese Wünsche ein. Tun Sie dies nicht, dann geht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verloren. Sie sind bei ihren Fragen und Problemen und folgen der Präsentation nicht mehr. Ein kurzer Dialog mit den Teilnehmern hilft, die Aufmerksamkeit wieder herzustellen und den Anschluss an Ihre Präsentation zu finden.
∎ Zuhören erfordert hohe Konzentration. Wir können deshalb einem reinen Vortrag meist nicht länger als 30 Minuten folgen. Die Konzentration der Zuhörer wird sofort wieder hergestellt, wenn die Teilnehmer aktiviert werden, selbst nachzudenken oder etwas zu tun. Ein Beispiel für eine solche Aktivität ist eine Murmelrunde. Fordern Sie die Teilnehmer auf, sich zu zweit oder zu dritt leise über einen Aspekt der Präsentation auszutauschen. Geben Sie den Teilnehmern dann auch die Möglichkeit, die entstandenen Ideen und Fragen zu äußern.
∎ Die Präsentation spielt sich nicht nur auf der Leinwand ab, sondern im gesamten Raum. Sie bestimmen, wie Sie den Raum für die Präsentation nutzen und mit Leben füllen, damit Ihre Präsentation ein Gesamterlebnis wird. Am Anfang steht der persönliche Kontakt mit den Teilnehmern. Die Teilnehmer müssen spüren, dass Sie sich auf ihre Seite begeben. Diese Wirkung entsteht, wenn Sie vor das Publikum treten. Gerade zu Beginn einer Präsentation ist der Blickkontakt ein wichtiges Element, um Kontakt mit den Teilnehmern aufzubauen. Versuchen Sie, jeden Teilnehmer einzeln kurz anzusehen. Dadurch fühlt sich jeder persönlich angesprochen. Bei einem großen Auditorium erreicht man dies dadurch, dass man abwechselnd in die hinteren Ecken des Raumes sieht. Und: Präsentieren Sie im Stehen! Dadurch werden Sie den Teilnehmern besser sichtbar.
∎ Je mehr multimediale Elemente eingesetzt werden, umso größer ist die Gefahr, dass die Teilnehmer ihren Blick nur auf die Leinwand richten. Durch eine geschickte Sitzordnung können Sie dies verhindern. Bei kleinen Runden sollten die Teilnehmer sich gegenseitig ansehen und gleichzeitig die Präsentation gut auf der Leinwand verfolgen können.
Signale der Teilnehmer
Teilnehmerreaktionen sind Feedback! Insbesondere bei längeren Frontalpassagen kann man sich selbst mithilfe der folgenden Fragen ein Bild darüber machen, wie die Teilnehmer die Präsentation aufnehmen:
∎ Können die Teilnehmer der Präsentation folgen und verstehen sie mich?
∎ Sind die Zuhörer interessiert?
∎ Akzeptieren sie das, was ihnen vorgestellt wird?
∎ Gibt es Signale für Abwesenheit und Widerspruch?
∎ Lässt die Aufmerksamkeit nach?
Die Erstellung der Präsentation ist ein kleines Projekt
„You have only one chance!“ Dieser Satz gilt, treffender vielleicht noch als in anderen Situationen im Projektgeschäft, für eine Präsentation. Eine halbe Stunde oder eine Stunde entscheiden darüber, ob ein Projekt gewonnen wird oder nicht. Während einer Präsentation haben Sie nur noch wenige Chancen, etwas zu verändern. Je gezielter die Präsentation auf die Teilnehmer und das Ziel hin gestaltet ist, umso besser werden Sie die Teilnehmer von Ihrem Anliegen überzeugen.
Planung der Präsentation
Die Vorbereitung der Präsentation beginnt mit der Entwicklung eines Zeitplans. Dieser sollte Ihnen so viel Zeit lassen, dass Sie die Präsentation proben können. Erstellen Sie einen kleinen Projektplan, und planen Sie die einzelnen Schritte rückwärts vom Tag der Präsentation an. Ein Beispiel eines solchen Projektplans ist in Abbildung 4 wiedergegeben.
Abbildung 4: Der Projektplan für die Vorbereitung stellt sicher, dass Sie genügend Zeit für alle Vorbereitungsaktivitäten haben
Erwartungen analysieren und Ziel definieren
Wie bei einem Entwicklungsprojekt beginnt die Vorbereitung der Präsentation mit einer Analysephase. Aus den Erwartungen können Sie das Ziel ableiten. Formulieren Sie dies so genau wie möglich. Analyseergebnis und Ziel sind die Basis für Ihr Konzept. Bereits in der Vorbereitung der Präsentation setzen Sie einen Teil des Konzeptes um, indem Sie die Folien für die Präsentation erstellen. Der zweite Teil der Umsetzung ist nur live möglich, indem Sie die Präsentation halten.
Nachdem Sie das Ziel kennen, können Sie das Konzept für die Präsentation ausarbeiten. Die vorgegebene Zeit und die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer begrenzen die Menge der zu präsentierenden Inhalte und damit vor allem die Menge der Charts. Dabei gelten zwei Faustregeln: In einer Präsentation sollte Phasen, bei denen die Teilnehmer nur zuhören, nie länger als 30 Minuten sein. Für eine Folie sind in der Regel 90 Sekunden Redezeit angemessen.
Die Generalprobe
Üben Sie eine wichtige Präsentation vor Ihrem Auftritt. Nur so erkennen Sie, was im Detail noch fehlt oder verändert werden muss. Manche Effekte wirken live anders, als man es sich ausgedacht hat. Eine Videoaufzeichnung hilft, selbstkritisch zu prüfen, wie die Präsentation ankommt. Hierbei kommt es nicht auf das Detail an, sondern auf die Gesamtwirkung. Suchen Sie sich für die Probepräsentation wohlwollenden Kollegen oder Freunde, von denen Sie ein kritisches und konstruktives Feedback erwarten können. Die Probepräsentation ist Ihre Generalprobe.
Countdown: die letzten Stunden vor der Präsentation
Die Folien sind erstellt und eine Generalprobe mit Kollegen durchgeführt. Sie merken, dass Ihre Nervosität steigt. Schon kommen die ersten Bedenken. Habe ich alle Folien richtig gestaltet? Ist meine Story wirklich gut? Ihnen fällt noch diese oder jene Kleinigkeit ein, die Sie verbessern könnten.
Die Angst vor dem Versagen
Angst und Nervosität vor der Präsentation haben einen Namen: Lampenfieber. Man nennt es auch Redehemmung oder die Angst, sich vor einer großen Zuhörerschaft zu Wort zu melden. Sie kommt daher, dass die Situation für Sie in vielen Punkten fremdbestimmt, meist unbekannt und daher auch nicht einzuschätzen ist.
Wenn Lampenfieber eintritt, können Sie, selbst wenn Sie es wollten, die Präsentation nicht mehr aufhalten. Die Folien sind fertig gestaltet, und es gibt keine Zeit mehr, sie zu verändern. Dies erzeugt ein Gefühl der Ausweglosigkeit. Allgemein gilt: Je bedeutsamer der Anlass, je größer und unvertrauter das Publikum und je mehr nach der eigenen Einschätzung von der Bewertung der Präsentation abhängt, desto höher wird im subjektiven Empfinden die Ungewissheit der Situation gewichtet und desto stärker ist das Lampenfieber.
Stressreaktionen sind normal
Wir sind Reden und Auftritte vor einem großen Publikum nicht gewohnt. Es sind außergewöhnliche Ereignisse in unserem Leben, die Stress erzeugen. Aber der Stress hat auch seine positive Seite. Durch ihn können wir unsere Kraft und Energie auf die Präsentation konzentrieren. Stressreaktionen sind ein natürlicher Überlebensmechanismus, der uns in die Lage versetzt, Gefahren und Belastungssituationen schnell und effektiv zu bewältigen.
Lampenfieber
