auf die Technik übertragen. Alle, die auf ihren Rechnern kein funktionierendes Ablagesystem installieren, werden immer den Eindruck haben, in E-Mails zu ertrinken. Sie werden auch selten auf Anhieb finden, wonach sie gerade suchen.
TIPP:
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Ich halte überhaupt nichts von der Behauptung, dass immer intelligentere Suchinstrumente das Ordnen beziehungsweise Löschen von E-Mails auf absehbare Zeit überflüssig machen werden. Denn es werden ja nicht nur die Suchfunktionen immer besser, sondern auch die Datenmengen immer größer. Ein klassisches Katz-und-Maus-Spiel. Die Suchfunktion mag noch so „intelligent“ sein – wenn Sie 100.000 Nachrichten nach einem Dateianhang durchsuchen, der Ihnen vor Wochen von Ihrem Mitarbeiter gemailt worden ist, werden Sie mehr Suchtreffer erhalten, als Ihnen lieb ist.
Selbsttest: Wie gut haben Sie Ihre E-Mails im Griff?
Der folgende Test gibt Ihnen einen schnellen Überblick, wie gut Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit E-Mails bereits beherrschen. Zählen Sie einfach, bei wie vielen der folgenden zehn Aussagen Sie „Ja“ sagen. Am Ende des Kastens finden Sie die Auflösung.
1. Die Push-E-Mail-Funktion (Mailprogramm lädt automatisch neue E-Mails) ist bei meinem Rechner aktiviert.
2. Ich starte meinen Arbeitstag meistens mit dem Checken von E-Mails.
3. Mein Rechner gibt sofort einen Hinweis (Sound/Symbol), sobald eine neue E-Mail eintrifft.
4. Ich lösche meine E-Mails eher selten.
5. Die Ordnerstruktur meines Mailprogramms ist mehr zufällig gewachsen als durchdacht.
6. Mein Smartphone bzw. Tablet gibt sofort einen Hinweis, sobald eine neue E-Mail eintrifft.
7. Der Posteingang meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.
8. Ich bearbeite meine E-Mails immer mal wieder zwischendurch.
9. Die Push-E-Mail-Funktion ist bei meinem Smartphone bzw. Tablet aktiviert.
10. Der Ordner „Gesendete Objekte“ meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.
Auflösung:
Ein System für alle Fälle
Mein bester Rat für Sie lautet: Verwenden Sie auf sämtlichen Ebenen dasselbe Ablagesystem. Egal, ob in der Papierwelt oder in der digitalen Welt. Und bilden Sie dieses Ablagesystem auch in Ihrem E-Mail-Programm nach. Sie werden dann an drei Stellen identische „Ordner“ finden: Erstens ganz klassisch die Ablage auf dem Schreibtisch und den Leitz-Ordner im Büroschrank. Dann einen digitalen Ordner im Dateimanager Ihres Rechners, sprich: Windows Explorer oder Apple Finder. Schließlich einen weiteren Ordner in der Ordnerleiste Ihres E-Mail-Programms.
TIPP:
Lassen Sie sich am besten von einem Profi beraten, um an Ihrem Schreibtisch bzw. in Ihrem Büro ein optimales Ablagesystem zu schaffen. Diese Investition lohnt sich, denn am Ende werden Sie viel Zeit sparen.
Angenommen, in Ihrem Büro gibt es einen Leitz-Ordner „Anwälte“. Dort heften Sie oder Ihre Assistenz seit Jahren die Briefe und Faxe Ihrer Anwaltskanzlei ab. Erhalten Sie nun von der Kanzlei eine wichtige E-Mail, so verschieben Sie diese noch am selben Tag in einen Ordner in Microsoft Outlook oder Apple Mail, der ebenfalls „Anwälte“ heißt. Falls die E-Mail einen Dateianhang enthält, beispielsweise mit einem Vertragsentwurf, so speichern Sie diesen in einem digitalen Ordner auf Ihrer Festplatte oder einem Server, der wiederum „Anwälte“ benannt ist. So findet sich schließlich alles, was mit Ihren Anwälten zu tun hat, an drei identisch benannten Ablageorten.
Im Dateimanager sind Sie es wahrscheinlich längst gewohnt, mit Ordnern und Unterordnern zu arbeiten. Das machen Sie im Mailprogramm exakt genauso. So könnte zum Beispiel der Ordner „Interessenten“ die Unterordner „Aktiv“ und „Inaktiv“ enthalten. Die E-Mails von Interessenten, mit denen Sie lange keinen Kontakt mehr hatten, sind dann in einem anderen Ordner als die Nachrichten Ihrer aktiven Kontakte und rauben Ihnen nicht den Überblick. Das Schöne an der digitalen Welt ist ja, dass sich alles so einfach umbauen lässt. Wird ein Interessent reaktiviert, so kommt er sowohl im Mailprogramm als auch im Dateimanager wieder in den Unterordner für aktive Interessenten.
TIPP:
Die Basics des Zeit- und Office-Managements gelten auch digital. Lassen Sie sich von Autoren wie Brian Tracy, David Allen, Lothar J. Seiwert, Tiki Küstenmacher oder Jürgen Kurz inspirieren.
Ihre maßgeschneiderte Ordnungsstruktur
Wie Ihre Struktur am Ende aussieht, hängt stark von Ihrem Aufgabengebiet sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab. Im Vertrieb werden Sie sich stark an Kunden und Kundenbeziehungen orientieren, im Projektmanagement mehr aufgabenbezogen sortieren. Wenn bestimmte Personen für Sie höchste Priorität haben – beispielsweise Ihr Vorgesetzter in der Linienorganisation oder Ihre wichtigsten Kunden –, dann können Sie für diese „VIP-Ordner“ einrichten. Ich selbst habe als oberste Ebene meiner Ablagestruktur die vier Lebensbereiche des LIFE-Prinzips (siehe Kasten) gewählt. Genauso gut können auch Sie die Wichtigkeit zum obersten Ordnungsprinzip machen. Dann sortieren Sie zum Beispiel jede eingehende E-Mail zunächst einmal nach „wichtig“ oder „nicht so wichtig“ oder „Info bzw. Werbung“.
LIFE – Vier Lebensbereiche als Ordnungsstruktur
Wenn Sie sowohl berufliche als auch private E-Mails in einem einzigen Mailprogramm verwalten, kann es sinnvoll sein, Ihre Mails nach Lebensbereichen zu sortieren. Ein Beispiel dafür ist das LIFE-Prinzip. LIFE steht für:
L wie Leistung
Hierhin gehören alle E-Mails, die mit Ihrem Beruf, Ihren Finanzen und organisatorischen Themen zu tun haben.
I wie Ich
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