notwendige Meetings straff zu organisieren und zielgerichtet durchzuführen sowie die Möglichkeiten neuer Technologien tatsächlich auszuschöpfen. So manche Tools, beispielsweise zur Terminplanung, gibt es zwar schon seit gut zehn Jahren. Aber sie werden im Businessalltag noch viel zu wenig genutzt.
TIPP:
Viele, die mit Outlook und Exchange arbeiten, kennen gerade einmal die Basisfunktionen. Eine Schulung oder ein gutes Handbuch helfen, die Möglichkeiten effizienter Organisation über Outlook auch wirklich zu nutzen.
Planung und Vorbereitung ohne Zeitverlust
Unternehmen, die mit Outlook und Exchange Server arbeiten, sind für die effiziente Planung und Vereinbarung interner Meetings bestens gerüstet. Leider wird immer noch viel zu oft zum Telefon gegriffen, gemailt oder an den Schreibtischen in Papierkalendern geblättert. So verbringen manche Führungskräfte und Assistenten mehrere Stunden pro Woche allein mit der Terminfindung für Meetings. Wer die automatischen Besprechungsanfragen über Outlook und Exchange verwendet, kann diese Zeit sinnvoller nutzen. Voraussetzung ist, dass alle Mitarbeiter ihre Kalender elektronisch führen und immer up to date halten. Microsoft Outlook mit Exchange ist hier nur die verbreitetste „Groupware“. Mit Software von Apple oder mit Open-Source-Lösungen lassen sich nahezu identische Umgebungen schaffen.
Terminvereinbarung mit Exchange oder Online-Diensten
Das Grundprinzip ist stets dasselbe: Sämtliche Personen, die für Meetings in Frage kommen, gewähren einander Lesezugriff auf ihre Kalender. Dabei kann jeder entscheiden, ob die anderen den konkreten Termineintrag sehen sollen oder lediglich Zeiten als „belegt“ oder „frei“ angezeigt bekommen. Hat der Organisator einer Besprechung Lesezugriff auf die Kalender sämtlicher Teilnehmer, so kann er die Software einen Termin finden lassen, der noch bei niemandem belegt ist. Startet er dann eine Besprechungsanfrage, so erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit einer Schaltfläche, über die sich die Anfrage akzeptieren lässt. Der Termin wird automatisch in den Kalender jedes Teilnehmers ein-getragen, der die Anfrage akzeptiert hat. Und der Organisator kann jederzeit eine Übersicht aller Zu- oder Absagen aufrufen.
Eine unkomplizierte Alternative zur unternehmensinternen Groupware, mit der sich auch externe Teilnehmer einbinden lassen, ist der Schweizer Online-Dienst Doodle. Er lässt sich in der Basisversion kostenlos und anonym – also ohne Registrierung – von jedem Webbrowser aus nutzen. Die Terminfindung erfolgt bei Doodle nach dem Prinzip der Online-Umfrage. Der Organisator macht eine Reihe von Terminvorschlägen, die Doodle in einer Tabelle darstellt. Die Teilnehmer erhalten dann den Link zur Tabelle, tragen selbstständig ihren Namen ein und klicken die Termine an, die für sie in Frage kommen. Am Ende sieht der Organisator, an welchem Termin alle oder die meisten Personen verfügbar sind und lädt zu diesem Termin per E-Mail ein.
„Steinzeit am Arbeitsplatz?“
Unter dieser Überschrift veröffentlichte der Schweizer Online-Dienst Doodle 2010 eine Umfrage, für die das Unternehmen 1.500 Manager und Office-Manager in Deutschland, Frankreich und den USA befragen ließ. Ergebnis: Im Durchschnitt werden pro Woche neun Meetings mit sieben Teilnehmern vereinbart. Die Planung kostet die Befragten wöchentlich vier Stunden Zeit. Knapp ein Viertel gab sogar an, sieben Stunden oder mehr mit der Terminkoordination beschäftigt zu sein.
Diese Zahlen sind einfach zu erklären: 53 Prozent der Befragten bauen immer noch auf Telefon und E-Mail für die Planung von Meetings. 80 Prozent geben an, dass die Teilnehmer ihrer Meetings unterschiedliche Kalender-Systeme nutzen, die sich nicht aufeinander abstimmen lassen. Und nur ein Prozent der Befragten nutzt smarte Terminfindungs-Dienste wie Doodle. Die Doodle-Nutzer brauchen aber nur halb so viel Zeit für die wöchentliche Planung von Meetings wie der Durchschnitt der Befragten.
Doodle ist zwar der bekannteste, aber nicht der einzige Anbieter von Terminfindungsdiensten im Web. Alternativen sind zum Beispiel Dudle (von der TU Dresden) oder ScheduleOnce.
Perfekt vorbereitet ins Meeting
„Schäuble rastet aus“ – unter solchen Überschriften kursierte 2011 ein Video auf YouTube. Hintergrund: Der Finanzminister der Regierung Merkel war sauer, weil die Teilnehmer einer Pressekonferenz nicht die aktuellen Unterlagen in der Hand hatten. Das, wofür der Politiker seinen Pressesprecher vor laufenden Kameras zusammenfaltete, findet täglich zu Beginn unzähliger Meetings statt: Haben alle die aktuellen Unterlagen? Kam da vor 15 Minuten noch eine E-Mail mit einem Update? Oh, sorry – übersehen und nicht ausgedruckt …
Fortschrittliche Unternehmen richten zunehmend Unternehmens-„Wikis“ ein. Diese vom Online-Lexikon Wikipedia bekannte Form der für alle „offenen“ Website ist dann Intranet, Wissensspeicher, Diskussionsforum und zentrales Ablagesystem für Dokumente in einem. Die technische Basis liefern Firmen wie Twoonix.
Mit gemeinsamen Verzeichnissen und einheitlichen elektronischen Dokumenten lassen sich solche Pannen vermeiden. Stellen Sie sich vor, es ist wenige Minuten vor dem Beginn des Meetings und Sie sitzen bereits im Konferenzraum. Mit Ihrem iPad gehen Sie entspannt über das WLAN noch einmal auf den Ordner für das Meeting im gemeinsamen Verzeichnis. Sofort haben Sie die Agenda und die Anlagen mit den aktuellsten Zahlen wieder im Blick. So einfach kann es sein. Doch auch, wenn Sie nach wie vor Papierunterlagen bevorzugen, sollten Sie mit gemeinsamen Dokumenten arbeiten, statt unterschiedliche Dateiversionen per E-Mail hin- und herzuschicken.
Im Unternehmens-Intranet sieht die Lösung so aus, dass sämtliche Teilnehmer des Meetings Zugriff auf den Dateiordner bekommen, in dem die Agenda – bitte immer mit Zeitplan! – sowie sämtliche Infos und Unterlagen auf dem Server abgelegt sind. Der Organisator verschickt nie Unterlagen, sondern hält die Dokumente im gemeinsamen Ordner aktuell. Die Teilnehmenden sind selbst dafür verantwortlich, sich vor dem Meeting mit sämtlichen Unterlagen zu versorgen. Bei kurzfristigen Aktualisierungen kann der Organisator den Teilnehmern eventuell per „Morse-E-Mail“ (siehe Kapitel 1) den Hinweis geben: „Aktualisierte Fassung der Agenda liegt auf dem Server – EOM“.
TIPP:
Auf der Website von Dropbox können Sie ein Konto anlegen und das Programm herunterladen. Es handelt sich um ein „Freemium“-Angebot mit verschlankter Gratisversion plus kostenpflichtiger Premium-Variante. Infos unter www.dropbox.com
Auch hier gibt es wieder eine plattformunabhängige Alternative über das Web. Mit Diensten wie Dropbox sind Zugriffsrechte auf Ordner problemlos auch für Externe möglich. Die Teilnehmer des Meetings können ihre Unterlagen über den Webbrowser von jedem beliebigen Rechner mit Internet-Anschluss aus abrufen und herunterladen. Die Idee zu Dropbox hatte der Amerikaner Drew Houston Ende 2006, als er seinen USB-Stick zu Hause vergessen hatte und nicht an seine Daten kam. Dropbox lässt sich heute sowohl als Programm unter nahezu allen Betriebssystemen auf dem Rechner installieren als auch über den Webbrowser nutzen. Legen Sie ein Dokument in dem Ordner „Dropbox“ auf Ihrem Rechner ab, so werden sämtliche Änderungen mit dem Server bei Dropbox aktualisiert. Ihre Meeting-Teilnehmer laden von dort immer automatisch die neueste Dateiversion herunter.
Office 365 von Microsoft schließlich bietet eine elegante Möglichkeit, die Welt des Intranets bzw. der internen Server und die Welt der Web-Services miteinander zu verknüpfen. Die Grundidee von Office 365 besteht darin, sämtliche Bürosoftware in die „Cloud“ (= zu besonders gesicherten Servern des Anbieters) zu verlagern. Liegen sämtliche Daten einmal in der Cloud statt im Intranet, ist es ein Leichtes, Web-Zugriffe einzurichten und auch externen Nutzern Berechtigungen zuzuweisen. Einige kleine Unternehmen zum Beispiel haben sich mit Office 365 die ultimative Organisationszentrale
