Und falls Sie doch Mails lesen sollten: Haben Sie sich bewusst dafür entscheiden?
Mein Trainerkollege Dirk Abels ist da konsequent: Keine E-Mails im Urlaub. Und siehe da – es geht! Wenn Sie während Urlaubs- und Auszeiten auf E-Mails verzichten, um den Erholungseffekt zu steigern, sollten Sie das rechtzeitig an andere kommunizieren. Dirk Abels ruft vor jedem Urlaub seine wichtigsten Kunden und Partner an, informiert sie über seine Urlaubszeit, fragt, ob es noch etwas Wichtiges zu besprechen gibt, und kündigt an, dass er während seiner Urlaubszeit nicht erreichbar sein wird. Perfekt!
Während des Urlaubs sollten Sie auf jeden Fall einen Autoresponder mit dem Datum Ihrer Rückkehr eingeschaltet haben. Die besten Autoresponder senden eine Benachrichtigung an jeden Empfänger nur ein Mal. Leider hängt es vom Provider ab, ob das möglich ist. Eine elegante Alternative – oder auch Ergänzung – zum Autoresponder besteht darin, einige Wochen vor dem Urlaub einen Hinweis auf Ihre Urlaubszeit in die Mailsignatur einzubauen. Die automatische Nachricht kommt für Ihre Kontakte dann nicht überraschend, sondern erinnert diese lediglich an Ihre Urlaubszeit.
Routinen, Regeln und Standards für mehr Effizienz
Als ich selbst noch angestellter Manager war, hatte ich einmal einen Vorgesetzten, der auf jede seiner E-Mails eine prompte Antwort erwartete. Nachdem ich ihm zu verstehen gegeben hatte, dazu sei ich nicht bereit, sagte er: „Es kann doch nicht sein, dass Sie im Büro sitzen und nicht erreichbar sind!“ Daraufhin fragte ich ihn, ob er mich als Geschäftsführer eines Tochterunternehmens möchte oder als dessen bestbezahlter Servicemitarbeiter eingestellt hat. So kehrte Ruhe ein. Und ich konnte mich wieder auf meine wichtigen Aufgaben konzentrieren. Manchmal muss man seine Vorgesetzten, Kunden und Partner eben auch ein wenig „erziehen“.
TIPP:
Machen Sie einen „Termin mit sich selbst“, wenn Sie ungestört von E-Mails und Anrufen arbeiten möchten. Sie finden keinen ruhigen Ort? Dann reservieren Sie doch einfach einen Konferenzraum für sich allein!
Zu wenige Führungskräfte, die unter der E-Mail-Flut leiden, machen sich ausreichend bewusst, dass sie mit ihrem eigenen Verhalten das Verhalten ihrer Kommunikationspartner entscheidend beeinflussen. Dabei ist doch klar: Wenn Sie allen binnen einer Stunde antworten, werden Ihre Kunden, Mitarbeiter oder Partner das irgendwann wie selbstverständlich von Ihnen erwarten. Ein klassischer „Lerneffekt“. Umgekehrt werden sich Ihre Kommunikationspartner darauf einstellen, wenn sie wissen, dass Sie nur abends E-Mails beantworten. Viel überflüssiger Mailverkehr entsteht allein aufgrund der Erwartung, dass jemand sofort antwortet. Sobald Sie diese Erwartung nicht mehr bedienen, wird sich auch das Verhalten der anderen schrittweise verändern.
Ein solches „Erwartungsmanagement“ können Sie sogar durch die Art und Weise betreiben, wie Sie E-Mails formulieren. Wenn Sie auf „seitenlange“ E-Mails kurz und knapp antworten, vergeht den allermeisten Menschen die Lust, Ihnen in epischer Breite zu schreiben, und sie kommen schneller zum Punkt. Auch aussagekräftige Betreffzeilen, in denen wirklich steht, worum es geht – und nicht bloß „Termin“, „Projekt“ oder „Ihr Anruf“ –, wirken zumindest manchmal „ansteckend“. Schreiben Sie Ihre E-Mails an andere einfach so, wie Sie selbst E-Mails erhalten möchten. Möglicherweise werden Sie überrascht sein, welchen Resonanzeffekt Sie mit der Zeit erzielen.
Die wichtigste Routine: löschen, löschen, löschen
Berechenbare Standards steigern generell Ihre persönliche Effizienz. Je mehr sinnvolle Regeln und Routinen Sie sich schaffen, desto müheloser werden Sie das tägliche Mail-Aufkommen am Ende bewältigen. Die wichtigste aller Routinen lautet: löschen, löschen und nochmals löschen. Die meisten meiner Seminarteilnehmer löschen viel zu wenig, sodass ihr Posteingang und ihre Ordner ständig verstopft sind. Beginnen Sie jede Bearbeitungsphase Ihrer E-Mails damit, alles zu löschen, was sofort gelöscht werden kann. Dazu zählen uninteressante Werbe-Mails, Danksagungen, Grüße, Glückwünsche, kurz: alles, was sich schon dadurch erledigt, dass Sie es zur Kenntnis nehmen.
Schauen Sie dann nach E-Mails, die Sie innerhalb von zwei Minuten fallabschließend bearbeiten und danach löschen können. Beispiel: Sie beantworten eine Terminanfrage positiv, tragen den Termin in Ihren Kalender ein und löschen anschließend sowohl die Anfrage als auch Ihre Antwort aus dem Ordner „Gesendet“. Gelöscht gehört auch jede ältere Version einer „Unterhaltung“. Eine Unterhaltung besteht aus E-Mails, die mit derselben Betreffzeile hin- und hergeschickt wurden, wobei der ältere Text unten zitiert ist. Sie benötigen stets nur die aktuellste Version einer Unterhaltung, da der Rest ja als Zitat enthalten ist.
TIPP:
Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nie lesen. Seriöse Newsletter enthalten einen Link zum Abbestellen. Deaktivieren Sie auch automatische Benachrichtigungen von Xing, Facebook & Co.
Aber Achtung: Die aktuellste Version einer Unterhaltung ist immer diejenige, die Sie gerade selbst gesendet haben. Löschen Sie also die eingegangene Mail und legen Sie Ihre Antwort ab. Sobald Sie diese in einen Ordner verschieben, löschen Sie dort die ältere Version der Unterhaltung.
Diese E-Mails sollten Sie täglich löschen:
Alles ablegen – sofort und an die richtige Stelle
Intuitiv neigen die meisten Menschen dazu, empfangene E-Mails wichtiger einzustufen als gesendete. Schließlich heftet man in der Papierwelt die eingegangene Post ab und – logischerweise – nicht die versendete. Bei Ihren E-Mails enthält jede gesendete Mail jedoch die Ursprungs-Mail als Zitat. Das ist zumindest die Standardeinstellung der Mailprogramme. Deshalb können Sie sich beim Archivieren auf den Ordner „Gesendete Objekte“ konzentrieren und die meisten eingegangenen E-Mails löschen. Eingegangene E-Mails archivieren Sie nur dann, wenn Sie nicht darauf geantwortet haben. Dateianhänge speichern Sie an einem geeigneten Ort in Ihrer regulären Ordnerstruktur, bevor Sie die E-Mail löschen. Es sei denn, Sie benötigen den Anhang nie wieder. Dann gehört er selbstverständlich gelöscht.
TIPP:
Beenden Sie die „CC-Manie“! Verschicken Sie nur Kopien, wenn unbedingt nötig. Legen Sie erhaltene Kopien in einem Ordner „CC“ ab – oder löschen Sie diese sofort.
Das Ziel sämtlichen Löschens und Archivierens: Jeden Abend sind Ihre
