kommt die Planung sämtlicher Besprechungen. Die Dokumente sind stets auf dem aktuellen Stand und für alle Teilnehmer einer Besprechung verfügbar.
Produktive Zeit statt Sitzungs-Marathon
Nächtliche Marathon-Sitzungen gehören zum ehernen Ritual von Tarifverhandlungen und Milliardendeals. Wer solche Showeffekte für die Medien nicht braucht, sollte die kostbare Zeit eines Meetings so effizient wie möglich nutzen. Dafür ist nicht in erster Linie die Technik verantwortlich! Der Grundsatz lautet vielmehr: Die „Klassiker“ der professionellen Meeting-Organisation gelten nach wie vor. Wer diese beherzigt, der kann mit neuen Technologien vieles weiter vereinfachen und beschleunigen. Wer die Spielregeln missachtet, dem nützt auch die neueste Technik nichts. Erinnern Sie sich an die eingangs zitierte Umfrage: Jeder zweite Manager im deutschsprachigen Raum sieht etwa Verantwortlichkeiten in Meetings nur unzureichend geklärt.
Eindeutige Rollenverteilung und die nötige Disziplin
Es ist und bleibt Aufgabe des Organisators eines Meetings, die Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen. Drei Rollen sollten Sie dabei nach Möglichkeit vergeben – vor allem die des Gesamtverantwortlichen oder Moderators. Er oder sie begrüßt und verabschiedet die Teilnehmenden, ruft einzelne Tagungsordnungspunkte auf, erteilt das Wort, fasst Zwischenergebnisse mündlich zusammen und so weiter. Damit der Moderator sich ganz auf seine kommunikative Aufgabe konzentrieren kann, sollte eine weitere Person als Agenda- bzw. Timekeeper fungieren. Diese Person schreitet ein, sobald einem Tagesordnungspunkt zu viel Zeit gewidmet wird. Ein Protokollant hält schließlich die Ergebnisse fest. Würde der Moderator gleichzeitig mitschreiben, müsste er seine Aufmerksamkeit zu sehr aufteilen und würde an Präsenz verlieren.
Empfehlenswerte Rollen für jedes Meeting
1. Moderator: leitet die Diskussion.
2. Timekeeper: behält die Zeit im Blick.
3. Protokollant: hält Ergebnisse schriftlich fest.
Kommt aufwändige Präsentations- oder Konferenztechnik zum Einsatz, empfiehlt es sich, zusätzlich einen Technikverantwortlichen zu benennen. Im Regelfall ist jede Person für die Technik zuständig, die sie selbst mitbringt. Sprich: Die Teilnehmer schließen ihre eigenen Computer an den im Raum befindlichen Beamer an. Es sollte dennoch klar sein, wer im „Notfall“ – zum Beispiel beim Ausfall des Beamers – schnell zu Hilfe gerufen werden kann. Sonst stehen entweder alle ratlos herum oder die „Hobbytechniker“ unter den Teilnehmern versuchen ihr Glück. Je komplizierter die Technik, desto mehr gilt vor dem Meeting: testen, testen, testen.
TIPP:
Einen Ersatz-Beamer bereitzuhalten, hat noch keinem Meeting geschadet.
Klar sollte auch sein, dass Sie sämtliche Rollen schon vor Beginn des Meetings verteilt haben. Der Timekeeper kann sich durch spezielle Timer-Apps für Apple- oder Android-Tablets und Smartphones unterstützen lassen. Diese erlauben beispielsweise die Arbeit mit mehreren Zeitfenstern oder geben einen Hinweis, wenn die Hälfte der Zeit eines Zeitfensters abgelaufen ist. Ein Smartphone im „Flugmodus“, das der Timekeeper zur Zeitmessung verwendet, sollte übrigens das einzige Mobiltelefon sein, das im Meeting erlaubt ist.
Eine Beraterkollegin geht so weit, dass sie vor Workshops sämtliche Handys der Teilnehmenden einsammelt. Jedes Telefon kommt fein säuberlich in eine jener kleinen Plastiktüten, in denen man auch Flüssigkeiten an Bord eines Flugzeugs mitnimmt. Sie wird dann mit dem Namen des Besitzers beschriftet. Wer nichtzu solch rigorosen Maßnahmen greifen möchte – oder aus hauspolitischen Gründen nicht greifen kann –, der könnte zu Beginn eines Meetings zum Beispiel auch augenzwinkernd sagen: „Bitte denken Sie daran, Ihre Handys am Schluss der Besprechung wieder einzuschalten.“
Unterschiedliche Möglichkeiten beim Protokoll
Für mich gilt schon seit Jahren der strenge Grundsatz: Kein Meeting ohne Agenda vorab und Protokoll zum Schluss. Das mittlerweile schon „klassisch“ zu nennende Protokoll besteht einfach aus einem Word-Dokument, das – idealerweise innerhalb von maximal zwei Stunden nach Ende des Meetings – allen Teilnehmenden im Intranet oder über einen Web-Service zur Verfügung steht. Sie sparen Zeit und verbessern die Übersichtlichkeit, wenn Sie für die Agenda und das Protokoll dasselbe Grundgerüst verwenden. Das Protokoll ist dann das ausgefüllte „Formular“, das allen bereits vor dem Meeting zur Verfügung stand (siehe Kasten). Ist Ihr Protokollant fix, dann können alle das fertige Protokoll noch in den letzten Minuten des Meetings per WLAN auf ihre Laptops oder Tablets laden.
Microsoft Word ist nach wie vor der „Goldstandard“ der Textverarbeitung. Inzwischen haben auch Apple Pages oder OpenOffice Writer im Business ihre Fans.
Wenn in diesem Buch von Word-Dokumenten die Rede ist, sind solche Alternativen immer mitgemeint.
Ein elektronisches Whiteboard – auch Smartboard genannt – kann das Protokoll per Word-Dokument sinnvoll ergänzen. In einigen Fällen, insbesondere bei Kreativ-Meetings, kann es das Word-Protokoll auch komplett ersetzen. Beim Whiteboard handelt es sich um eine digitale Tafel, auf die sich Computerbilder projizieren und mit einem speziellen elektronischen Stift handschriftlich ergänzen lassen. So werden beispielsweise die Ergebnisse eines Brainstormings für einen neuen Produktnamen automatisch von der „Tafel“ im Besprechungsraum in eine Datei übernommen.
Tabellarische Vorlage für Agenda und Protokoll
Hier ein Beispiel für eine einheitliche Tabelle, die vor dem Meeting als Agenda und nach dem Meeting – um die Ergebnisse ergänzt – als Protokoll zum Download bereitsteht:
Neueste Whiteboards können allerdings noch viel mehr. Sie erlauben es, einen Computer für alle im Besprechungsraum sichtbar einzusetzen und mit der Hand zu steuern. Was früher nur in James-Bond-Filmen funktionierte, kann heute jeder Mittelständler einsetzen.
TIPP:
„Sofort“ lautet das Zauberwort im Umgang mit Ergebnissen: Flipcharts sofort fotografieren, Whiteboard-Skizzen sofort speichern, die Dateien sofort bearbeiten und danach alles sofort allen anderen zugänglich machen.
Mit dem Programm Adobe Ideas können Sie elektronische Skizzen einfügen. Dies entweder auf dem Whiteboard oder auf dem Tablet, wobei sich das Bild dann per Beamer an die Wand des Besprechungsraums projizieren lässt. Die per Adobe Ideas skizzierten Vektorgrafiken lassen sich später am Schreibtisch mit den Programmen Adobe Illustrator oder Adobe Photoshop weiterentwickeln. So kann eine im Meeting schnell entstandene Skizze im Protokoll bereits als übersichtliche Grafik erscheinen. Mit der App Jot für das iPad können alle Teilnehmer sogar gleichzeitig an einem Whiteboard arbeiten. Externe haben die Möglichkeit, die Ergebnisse über das Internet zu verfolgen (Infos unter http://tabularasalabs.com oder im App-Store von Apple).
Viele Manager nutzen in Meetings immer noch am liebsten Flipchart und Edding. Dagegen ist überhaupt nichts einzuwenden, weil es unkompliziert ist und schnell geht. Kennen Sie Leitz EasyFlip? EasyFlip ist eine Folienrolle, mit der Sie Ihr „Flipchart“ immer dabeihaben. Sie können die Rolle sogar als Handgepäck ins Flugzeug mitnehmen, was Ihnen mit einem herkömmlichen Flipchart kaum gelingen dürfte. Bei Bedarf reißen Sie einfach eines der selbsthaftenden Blätter ab und bringen es – ganz ohne Tesafilm
