Und jetzt mal ehrlich: Das fühlt sich doch richtig gut an! Sie verlassen Ihr digitales Postamt blitzsauber aufgeräumt. Übrigens: Wartezeiten am Flughafen sowie Bahn- oder Taxifahrten eignen sich nicht nur, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, sondern auch, um alte und überflüssige Mails auszusortieren und zu löschen.
Den Überblick behalten und auf allen Geräten synchron sein
Was ist nun, wenn mit eingehenden E-Mails größere Aufgaben verbunden sind? Sie können dann nicht innerhalb von zwei Minuten alles erledigen und die Mail wieder löschen. Auch in diesem Fall lassen Sie die E-Mail nicht einfach im Posteingang liegen. Legen Sie einen To-do-Ordner für Aufgaben an, die Planung erfordern. Am besten richten Sie darin noch einmal Unterordner ein, und zwar absteigend nach Dringlichkeit. Also beispielsweise: „Heute“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Später“ und „Irgendwann“. Klar, dass Sie diese Ordner täglich sichten und bei Bedarf umsortieren. Was eine Woche später noch im Ordner „Nächste Woche“ liegt, gehört dann in „Diese Woche“ verschoben.
TIPP:
Firmenintern und an vertraute Kunden und Partner können Sie – nach Absprache! – „Morse-Mails“ schicken, die nur aus der Betreffzeile mit dem angehängten Kürzel „EOM“ (für „end of message“) bestehen. Sie lassen sich schnell erfassen und sofort wieder löschen.
Apropos Aufgaben: Ein amerikanisches Sprichwort lautet „Eat the Frog“. Das will heißen: Wer morgens nach dem Aufstehen als Erstes eine Kröte schluckt, hat das Schlimmste, was ihm an diesem Tag passieren konnte, schon hinter sich. Der Businessguru Brian Tracy leitet daraus die Regel ab: Beginne jeden Arbeitstag mit der schwierigsten und wichtigsten Aufgabe. Da Sie ja morgens keine neuen E-Mails abrufen, können Sie sich ungestört der unangenehmsten Aufgabe aus Ihrem To-do-Ordner widmen.
Ist E-Mail immer das richtige Medium?
Wenn Sie in einem größeren Unternehmen mit IT-Netzwerk arbeiten, dann kennen Sie wahrscheinlich Microsoft Exchange. Der Exchange Server sorgt – vereinfacht gesagt – dafür, dass alle Outlook-Daten bei sämtlichen Mitarbeitern up to date sind und jeder jederzeit auf das zugreifen kann, was er braucht. Wenn Sie für Ihre E-Mails kein Exchange, sondern den gebräuchlichen POP-Standard nutzen und häufig unterwegs vom Tablet oder Smartphone aus mailen, dann kennen Sie folgendes Problem: Ihre gesendeten Mails landen im Ordner „Gesendet“ des Endgeräts und sind auf dem Rechner am Schreibtisch nicht verfügbar. Eine gängige „Krücke“ ist hier die Blindkopie (BCC) an sich selbst – doch das steigert Ihr Mail-Aufkommen nur noch weiter.
TIPP:
Mit Kerio Connect existiert eine Exchange-Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen. Infos unter www.kerio.com/connect
Die Lösung heißt: mit Exchange arbeiten. Microsoft Exchange ist ein für Drittanbieter offener Standard. Sie können mit Exchange Ihre E-Mails (und übrigen Outlook-Daten) auf allen Geräten synchronisieren. Bei größeren Unternehmen rechnet sich ein eigener Exchange-Server. Eine preiswerte Alternative ist ein Vertrag mit einem Service-Provider, wie Kerio, der Ihnen ein „gehostetes“ Exchange zur Verfügung stellt. Das kostet im Monat pro Nutzer unter 10 Euro. Mit einem Produkt wie Kerio Connect sind Ihre Ordner und E-Mails auf sämtlichen Geräten synchron – und das unabhängig vom Betriebssystem. Sie können Windows, Apple OS und iOS sowie Android in jeder beliebigen Kombination auf Ihren Geräten verwenden.
Fazit: Die E-Mail-Flut ist beherrschbar – doch Sie sind am Zug: Schaffen Sie optimale Strukturen, gewöhnen Sie sich an Spielregeln, nutzen Sie die richtigen Zeiten und lassen Sie sich von smarter Software unterstützen.
2 Effiziente Meetings
Das Wichtigste im Überblick
„Wir meeten uns zu Tode“ – das ist die trostlose Erkenntnis vieler Manager. Der Autor Martin Wehrle zitiert in Die Zeit eine Umfrage unter 800 Führungskräften im deutschsprachigen Raum, die ergab: „Sieben von zehn Teilnehmern halten Meetings für schlecht vorbereitet. Sechs von zehn sagen, Meetings verzögerten Arbeitsabläufe. Und jeder Zweite sieht Verantwortlichkeiten nur unzureichend geklärt.“ (Die Zeit Nr. 20 vom 12. 05. 2011). Als ob das nicht genug wäre, werden in Meetings gefasste Beschlüsse – nach meiner eigenen Management-Erfahrung – oft nur unzureichend umgesetzt. Kaum hat man begonnen, den Worten Taten folgen zu lassen, trifft man sich schon wieder bei Kaffee und überzuckerten Keksen. Jedes dieser Meetings muss aufwendig geplant werden.
Die Meeting-Unkultur erinnert mich an eine Beobachtung meines Beraterkollegen Jürgen Kurz: Unsere Produktionshallen seien dank Hightech und Lean Management hoch effizient, aber in unseren Büros gehe es zu wie im 19. Jahrhundert. In diesem Kapitel möchte
