Auch die Arbeit mit dem Flipchart wird durch digitale Helfer einfacher und effizienter. Fotografieren Sie zum Beispiel am Schluss des Meetings die Flipchart-Blätter mit Ihrem iPhone oder iPad, so können Sie diese Fotos über PhotoSync sofort auf einen lokalen Rechner oder in Dropbox, Facebook, Flickr oder Google Drive übertragen. PhotoSync gibt es im App-Store von Apple für weniger Geld als einen Kaffee bei Starbucks. Der Riesenvorteil einer solchen App: Sie können beliebig viele Fotos gleichzeitig markieren und drahtlos versenden – statt jedes einzeln per E-Mail verschicken zu müssen.
TIPP:
Auf der Website von PhotoSync können Sie das Hilfsprogramm PhotoSync Companion für PC und Mac herunterladen. Die App selbst erhalten Sie im App-Store von Apple. Mit der App und dem Companion übertragen Sie Fotos drahtlos von iPhone oder iPad auf einen Rechner. Infos unter www.photosync-app.com
PhotoSync unterstützt auch WebDAV. Diesen sicheren Upload-Standard sollten Sie immer verwenden, wenn Sie vertrauliche Informationen ins Intranet oder in die Cloud hochladen. Die älteren Standards FTP und SFTP genügen zeitgemäßen Sicherheitsanforderungen nicht mehr. Nutzen Sie Android auf Ihrem Smartphone oder Tablet, so finden Sie mit SyncMe oder Photo Sync (diesmal in zwei Wörtern geschrieben) vergleichbare Programme. Egal, mit welcher App Sie die Fotos aus dem Meeting hochladen – Sie können eine Notizsoftware wie Evernote oder Microsoft OneNote verwenden, um die Infos allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Nutzen Sie dafür entweder die komplette Notizsoftware gemeinsam oder vergeben Sie Zugriffsrechte für ein einzelnes Besprechungs-Notizbuch. Mit Photo-Sync können Sie Fotos von Flipcharts direkt in Evernote übertragen. Mehr zu dem rundum empfehlenswerten Programm Evernote lesen Sie in Kapitel 11.
Kundenmeetings und sensible Gespräche
Es gibt Meetings, die besonderes psychologisches Fingerspitzengefühl erfordern. Dazu gehören etwa Verkaufsgespräche der Vertriebsmannschaft bei wichtigen Kunden. Ein anderes Beispiel sind Verhandlungen mit Vertretern von Banken oder Finanzinverstoren. Wo Sie gegenüber Externen einen tadellosen Eindruck hinterlassen möchten, wirkt zu viel digitaler „Schnickschnack“ manchmal störend. Hier ist weniger mehr. Insbesondere bei Kundenmeetings sollte niemand auf einer Tastatur klappern. Das finden viele Kunden unhöflich und unpersönlich.
Übrigens gilt das auch bei Telefonaten oder Telefonkonferenzen mit Kunden. Das Klappern hört man am Telefon – und der Kunde bekommt unbewusst den Eindruck, dass sein Gesprächspartner mit anderen Dingen beschäftigt ist. Und unter uns: Es soll durchaus vorgekommen sein, dass Mitarbeiter in längeren Telefonkonferenzen nebenbei schnell eine Message auf Facebook geschrieben haben. Dass die heimliche Aufzeichnung eines Telefonats keine Alternative ist, sollte klar sein. Denn damit würden Sie sich strafbar machen.
Grundregel für Kundengespräche und sensible Meetings:
„So digital wie möglich, so analog wie – aus Höflichkeit und Respekt – nötig.“
Einfach kapitulieren und zum Bleistift zurückkehren ist ebenfalls problematisch. Denn rein handschriftliche Notizen lassen sich nur umständlich digitalisieren und weiterverarbeiten. Ein fast schon genialer Kompromiss ist deshalb ein „Smartpen“ wie der Echo Livescribe, den ich selbst in jedem Kundenmeeting benutze. Aus Kundensicht notiere ich ganz ruhig und klassisch handschriftlich. Bloß sieht mein Stift etwas komisch aus und mein Notizblock ist aus Spezialpapier. Der Livescribe erfasst alle Schreibbewegungen gleichzeitig digital. Wenn ich ihn nach dem Meeting per USB-Anschluss mit einem Computer verbinde, kann ich alle meine handschriftlichen Notizen auf dem Bildschirm sehen, mit einer Handschrift-Erkennung bearbeiten und speichern. Ich kann sie dann auch in das elektronische Kundenbeziehungsmanagement – das CRM-System – oder in mein digitales Notizbuch Evernote übertragen.
TIPP:
MyScript des Anbieters Vision Objects ist die meistgekaufte Online-Technologie zur Handschrift-Erkennung und lässt sich in zahlreiche Software-Umgebungen integrieren. Infos unter www.visionobjects.com/de
Meetings per Voice- und Videokonferenz
„Schafft die Meetings ab! Restlos und endgültig!“ – Mit solchen radikalen Parolen machen einige meiner Beraterkollegen auf sich aufmerksam. Doch der Mensch ist ein soziales Wesen – das lehren uns die Philosophen seit alters her. Realistischer als Meetings verdammen zu wollen, ist es, sich auf das Wesentliche zu beschränken und technische Alternativen sinnvoll zu nutzen. In jedem Unternehmen sollte vor der Terminsuche die Frage stehen: Brauchen wir überhaupt ein Meeting? Genauso kritisch sollte dann bei jedem einzelnen Teilnehmer gefragt werden, ob seine Anwesenheit notwendig oder verzichtbar ist.
Ich empfehle persönliche Treffen vor allem für den Beziehungsaufbau. Je besser Sie Ihre internen und externen Mitarbeiter, Kunden oder Partner kennen, desto mehr können Sie auf Medien ausweichen. Auch kann es klug sein, wichtige Vereinbarungen lieber persönlich zu treffen. Für die weitere Abstimmung und Umsetzung des Vereinbarten sind Meetings dann oft überflüssig. Hier können Sie auf Telefon- und Videokonferenzen ausweichen. Telefonkonferenzen sind immer eher sachbezogen und etwas „kühl“. Videokonferenzen bieten da schon eher das Feeling des „echten“ Meetings.
Auf die Fakten konzentriert: Voiceconferencing
Die klassische Telefonkonferenz findet immer mehr über das Internet statt. Internettelefonie (Voice over IP – VoIP) ist dank der heute zur Verfügung stehenden Übertragungs-Bandbreiten hinreichend zuverlässig, und die Qualität der Sprachübertragung ist allgemein gut. Für eine simple Dreierkonferenz im Inland können Sie nach wie vor Ihre ISDN-Anlage mit Festnetz-Flatrate nutzen. Übertragungsqualität und Sicherheit sind dabei noch etwas besser. Bei mehreren Teilnehmern, die teilweise vielleicht im Ausland sitzen, sind VoIP-Lösungen, wie das extrem beliebte Skype, jedoch unschlagbar.
TIPP:
Plattformen für Voice- und Videoconferencing sind neben den kostenlosen Angeboten Skype oder Sipgate die professionellen Lösungen Adobe Connect, Mindjet Connect, Spreed oder – als ganz „große“ Lösung – Cisco Unified MeetingPlace.
Skype gehört inzwischen zu Microsoft. Die Nutzung der Basisfunktion – Voice- oder Videoconferencing mit anderen Skype-Nutzern über das Internetprotokoll IP – ist immer kostenlos. Bis zu 25 Gesprächsteilnehmer lassen sich über Skype zu einer Konferenz zusammenschalten. Kostenpflichtig wird Skype erst, wenn Verbindungen zu herkömmlichen Telefonnummern hergestellt werden sollen. Skype nennt diese Option „SkypeOut“. In größeren Unternehmen mit internen Netzwerken wird Skype aufgrund von Sicherheitsbedenken allerdings oft nicht zugelassen.
Hier sind kostenpflichtige Angebote wie Adobe Connect die Lösung. Sie ermöglichen den Aufbau einer kompletten internetbasierten Kommunikationsarchitektur im Unternehmen. Lösungen wie Adobe Connect bieten Ihnen immer die Möglichkeit der Sprachkonferenz als Basisfunktion. Diese Funktion können Sie jedoch um die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs und der Online-Präsentation erweitern und bei Bedarf auch zur Videokonferenz übergehen. Eine in vielen Fällen interessante Variante ist die Sprachkonferenz. Dabei können PowerPoint-Präsentationen betrachtet oder sogar in Echtzeit Zeichnungen erstellt und für alle sichtbar gemacht werden. Damit haben Sie alles, was ein Meeting inhaltlich braucht. Sie verzichten lediglich auf den persönlichen Kontakt.
Live und in Farbe: Videoconferencing
Soll
