werden können.
 | Belege sind geordnet abzulegen. | |||
| Bei elektronischer Aufbewahrung müssen die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Datensicherheit muss gewährleistet sein. | |||
| Erfolgte Buchungen dürfen nur in nachvollziehbarer Art und Weise verändert werden. | |||
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Bilanzgliederung
Für Kapitalgesellschaften und Gesellschaften i. S. des § 264a HGB ist in § 266 HGB die Bilanzgliederung normiert. Im Wesentlichen gilt folgendes Gliederungsschema:
ABB. 5: § 266 HGB – Gliederung der Bilanz (Auszug)
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ergänzende Vorschriften
In § 268 HGB finden sich hierzu u. a. folgende ergänzende Vorschriften:
| Bei (teilweiser) Ergebnisverwendung ist in der Bilanz der Bilanzgewinn bzw. Bilanzverlust anstelle des Jahresergebnisses und des Ergebnisvortrags auszuweisen. | |||
| In der Bilanz oder im Anhang ist die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens darzustellen. | |||
| Ist das Eigenkapital durch Verluste aufgebraucht und ergibt sich ein Überschuss der Passivposten über die Aktivposten, so ist dieser Betrag am Schluss der Bilanz auf der Aktivseite gesondert unter der Bezeichnung „Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag” auszuweisen. | |||
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Aufbewahrungsfristen
Gemäß § 257 HGB und § 147 AO ist jeder Unternehmer zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich auch auf die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Kontenplan).
ABB. 6: Aufbewahrungsfristen
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Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).
Dies bedeutet, dass die in 2017 erhaltenen Eingangsrechnungen bis zum 31. 12. 2027 und die für 2017 im Laufe des Jahres 2018 erstellte Bilanz bis zum 31. 12. 2028 aufzubewahren sind.
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Vorschriften für alle Kaufleute
Im Folgenden werden die wichtigsten Buchführungsvorschriften, die für alle Kaufleute gelten, genannt:
| § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (siehe auch § 145 Abs. 1 AO). | |||
| § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB: Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. | |||
| § 238 Abs. 2 HGB: Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten. | |||
| § 239 Abs. 1 HGB: Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. | |||
| § 239 Abs. 2 HGB: Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (siehe auch § 146 Abs. 1 AO). | |||
| § 239 Abs. 3 HGB: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (siehe auch § 146 Abs. 4 AO). | |||
| § 239 Abs. 4 HGB: Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, (. . .). Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (siehe auch § 146 Abs. 5 AO). (. . .) | |||
| § 244 HGB: Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. | |||
| § 245 HGB: Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. | |||
| § 143 Abs. 1 AO: Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen. | |||
| § 144 Abs. 1 AO: Gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung
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