§ 12 Abs. 2 HGB wird die Einreichung als elektronische Aufzeichnung vorgenommen. Dies kann ohne Zwischenschaltung eines Notars durch das Unternehmen oder den Steuerberater erfolgen. An den bisherigen Veröffentlichungsfristen von zwölf Monaten bzw. bei kapitalmarktorientierten Unternehmen von vier Monaten nach dem Abschlussstichtag hat sich nichts geändert.
Die Einhaltung der Offenlegungspflichten wird von Amts wegen kontrolliert. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden Unterlagen vollständig innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten nach Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres1) bei ihm eingegangen sind. Ein Abgleich der Daten zu diesem Zweck mit dem Unternehmensregister ist möglich (§ 329 Abs. 1 HGB).
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Ordnungsgeld
Stellt der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ein Versäumnis fest, muss er das Bundesamt für Justiz einschalten (§ 329 Abs. 4 HGB). Das Meldeverfahren läuft völlig automatisch, Anträge von einem Dritten sind, anders als nach alter Rechtslage, nicht mehr erforderlich. Das Bundesamt für Justiz wird nun gegen die betreffende Gesellschaft selbst oder gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs ein Ordnungsgeldverfahren einleiten (§ 335 HGB). Das Bundesamt der Justiz setzt zunächst eine Frist von sechs Wochen, innerhalb dieser die ausstehenden Unterlagen einzureichen sind. Zeitgleich wird ein Ordnungsgeld i. H. von 2.500 € bis 25.000 € angedroht. Verstreicht die sechswöchige Frist ohne Ergebnis, erfolgt die Festsetzung des Ordnungsgelds sowie einer Verfahrensgebühr von 100 €. Gegen die Ordnungsgeldbescheide des Bundesamts für Justiz kann Einspruch bzw. bei dessen Verwerfung Beschwerde beim Landgericht Bonn eingelegt werden. Die Rechtsmittel haben jedoch keine aufschiebende Wirkung (§ 335 Abs. 3 Satz 6 HGB). Weder die Offenlegungspflicht noch die Pflicht zur Zahlung der Kosten sind während des Rechtsmittelverfahrens ausgesetzt.
Das Ordnungsgeldverfahren ist ein Justizverwaltungsverfahren. Zur Vertretung der Beteiligten sind auch Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte berechtigt (§ 335 Abs. 2 Satz 3 HGB).
76Mit der erstmaligen Festsetzung des Ordnungsgelds und dessen Bezahlung ist das Verfahren nicht abgeschlossen. Das Bundesamt für Justiz wird das Ordnungsgeldverfahren solange betreiben, bis die erforderlichen Unterlagen veröffentlicht wurden.
Wird ein Ordnungsgeld rechtswirksam gegen die Gesellschaft festgesetzt, ist die Bezahlung eine nichtabzugsfähige Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Erfolgt die Festsetzung gegen den Geschäftsführer, ist kein Werbungskostenabzug möglich (§§ 9 Abs. 5 Satz 1, 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Erstattet im letzteren Fall die Gesellschaft dem Geschäftsführer den Betrag, handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil oder bei einem Gesellschaftergeschäftsführer ggf. um eine verdeckte Gewinnausschüttung (R 8.5 Abs. 1 KStR).
Erteilt der Mandant dem Steuerberater einen Auftrag zur Erstellung des Jahresabschlusses, umfasst dieser Auftrag grundsätzlich nicht die Offenlegung. Wird diese gewünscht, ist der ursprüngliche Auftrag zu erweitern bzw. ein gesonderter Auftrag zu erteilen.
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Inventur
Gemäß § 240 Abs. 2 Satz 1 HGB muss jeder Kaufmann am Ende eines Geschäftsjahres eine vollständige Bestandsaufnahme aller im Betriebsvermögen vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden durchführen. Die Bestandsaufnahmetätigkeit bezeichnet man als Inventur, die Auflistung der einzelnen Wirtschaftsgüter als Inventar. Die Inventur wird durch körperliche Bestandsaufnahme, also durch Zählen, Messen oder Wiegen durchgeführt bzw. durch Buchinventur.
Die im Inventar ausgewiesenen Werte werden in der Bilanz grundsätzlich mit deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder mit dem niedrigeren beizulegenden Wert bzw. Teilwert ausgewiesen.
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Stichtagsinventur
Die Inventur muss gemäß § 240 Abs. 2 Satz 3 HGB innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit durchgeführt werden. Das Handelsrecht definiert diese Zeitspanne nicht näher.
Das Steuerrecht dagegen legt diesen Zeitraum auf zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag fest (R 5.3 Abs. 1 Satz 2 EStR). Sämtliche mengen- und wertmäßigen Veränderungen des Bestands zwischen dem tatsächlichen Aufnahmezeitpunkt und dem Bilanzstichtag müssen berücksichtigt werden (R 5.3 Abs. 1 Satz 3 EStR).
In Ausnahmefällen, z. B. aus klimatischen Gründen, ist es auch gestattet, die Inventur zu einem Zeitpunkt durchzuführen, der mehr als zehn Tage vom Bilanzstichtag abweicht (R 5.3 Abs. 1 Satz 4 EStR).
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zeitverschobene Inventur
Nach § 241 Abs. 3 HGB und R 5.3 Abs. 2 EStR ist es möglich, statt der Inventur zum Bilanzstichtag die körperliche Bestandsaufnahme ganz oder teilweise innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Die zeitverschobene Inventur ist gemäß R 5.3 Abs. 3 EStR nur zulässig, wenn der Bestand normalerweise nicht durch übermäßigen Schwund, Verderb oder ähnliches abnimmt und wenn die Wirtschaftsgüter nicht besonders wertvoll sind.
Bei dieser Inventurform muss nur eine wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung erfolgen. Auf eine Berücksichtigung nach Art und Menge kann verzichtet werden. Diese wertmäßige Fortschreibung kann bei einer vorgezogenen Inventur anhand folgender Formel ermittelt werden:
Bei einer nachträglich durchgeführten Inventur verändert sich die Formel entsprechend. Ist ein beizulegender Wert bzw. Teilwert gegeben, ist der entsprechende Vergleich auf den Inventurstichtag und nicht auf den Bilanzstichtag vorzunehmen (vgl. R 5.3 Abs. 2 Satz 3 EStR).
Beispiel
Für eine Warengruppe wurde die Inventur zulässigerweise bereits am 15. 11. 2018 durchgeführt. Der Bestand zu Bruttoverkaufspreisen beträgt 99.180 €. Die nachhaltigen Wiederbeschaffungskosten für die am Inventurstichtag vorhandenen Wirtschaftsgüter betragen zum 15. 11. 2018 38.000 € und zum 31. 12. 2018 32.000 €. Für den Zeitraum vom 16. 11. 2018 bis zum 31. 12. 2018 wurde Folgendes aufgezeichnet:
Der durchschnittliche Kalkulationsaufschlag von den Nettoeinkaufspreisen auf die Bruttoverkaufspreise beträgt bei dieser Warengruppe 150 %.
Eine zeitverschobene Inventur ist gemäß § 241 Abs. 3 HGB, R 5.3 Abs. 2 Satz 1 EStR zulässig, da es sich weder um leicht verderbliche noch besonders wertvolle Ware handelt (R 5.3 Abs. 3 EStR). Die Ermittlung und Bewertung erfolgt auf den Inventurstichtag gemäß R 5.3 Abs. 2 Satz 3 EStR nach den allgemeinen Grundsätzen; das bedeutet, dass ein Teilwertvergleich zu diesem Zeitpunkt vorzunehmen ist.
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permanente Inventur
Aufgrund der Öffnungsnorm des § 241 Abs. 2 HGB ist es zulässig, auf eine stichtagsbezogene, körperliche Bestandsaufnahme zu verzichten, wenn eine permanente Inventur anhand von Lagerbüchern oder Lagerkarteien ausführbar ist. In der Praxis wird dies i. d. R. durch ein EDV-gestütztes Warenwirtschaftssystem ermöglicht.
Steuerlich
