denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, § 1 Abs. 2 HGB. Von Vertragspartnern, die die vorstehenden Voraussetzungen erfüllen, ist die Firma zu erheben, von allen anderen der Name bzw. die Bezeichnung. Wichtig ist, Firma oder Namen bzw. Bezeichnung vollständig und richtig zu erfassen.
(2) Rechtsform
84
Zu erheben ist die Rechtsform der juristischen Person.[84]
(3) Registernummer
85
Falls vorhanden, ist die Registernummer zu erheben. Juristischen Personen, die in ein Register eingetragen sind, werden vom jeweiligen Register Registernummern zugeteilt.[85]
(4) Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
86
Die Hauptniederlassung ist der örtliche Mittelpunkt des Unternehmens, und i.d.R. identisch mit dem Sitz der juristischen Person. Die Anschrift der Hauptniederlassung ist zu erfassen, es sei denn, es existiert ein davon abweichender Satzungssitz. Ist letzteres der Fall, ist min. eine der beiden Anschriften zu erheben.
(5) Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter
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Grundsätzlich zu erheben sind die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter der juristischen Person.
88
Es sind mithin zu erheben im Fall:
| – | einer AG: die Namen der Vorstandsmitglieder, § 78 Abs. 1 AktG; |
| – | einer GmbH: die Namen der Geschäftsführer, § 35 Abs. 1 GmbHG; |
| – | einer KGaA: die Namen der persönlich haftenden Gesellschafter, § 278 Abs. 2 AktG; |
| – | einer GbR: die Namen der geschäftsführenden Gesellschafter, § 714 BGB; |
| – | einer OHG: die Namen der nicht von der Geschäftsführung ausgeschlossenen Gesellschafter, § 125 Abs. 1 HGB; |
| – | einer KG: die Namen der persönlich haftenden Gesellschafter, §§ 125, 161 HGB; |
| – | einer e.G.: die Namen der Vorstandsmitglieder, § 25 Abs. 1 GenG; |
| – | einer PartG: die Namen der nicht von der Geschäftsführung ausgeschlossenen Gesellschafter, § 7 Abs. 3 PartGG i.V.m. § 125 Abs. 1 HGB; |
| – | eines e.V.: die Namen der Vorstandsmitglieder, § 26 Abs. 1 BGB; |
| – | einer Stiftung des Privatrechts oder des öffentlichen Rechts: die Namen der Vorstandsmitglieder, § 11 Abs. 2 Stiftungsgesetz; |
| – | einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts: die Namen der Vorstandsmitglieder; |
| – | eines nicht rechtsfähigen Vereins: die Namen der Vorstandsmitglieder; und |
| – | einer Wohnungseigentümergemeinschaft: die Namen der Eigentümer. |
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Zu betonen ist, dass die Mitglieder des Vertretungsorgans oder die gesetzlichen Vertreter nicht als Vertragspartner zu identifizieren, sondern lediglich ihre Namen zu erfassen sind.[86] Falls ein Mitglied des Vertretungsorgans oder ein gesetzlicher Vertreter eine juristische Person ist, sind von dieser juristischen Person die vorstehend unter (1) bis (4) genannten Angaben zu erheben.
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Es stellt sich die Frage nach dem Umfang der Identifizierungspflicht. In diesem Zusammenhang sind die Regelungen der Nr. 11.1 h) bis j) des AEAO zu § 154 AO entsprechend anzuwenden, wonach von einer Erfassung der Organmitglieder oder gesetzlichen Vertreter abgesehen werden kann:
| – | bei Vertretung juristischer Personen des öffentlichen Rechts: handelt es sich bei dem neuen Vertragspartner um eine Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts, ist eine Erfassung der Organmitglieder nicht erforderlich; |
| – | bei Vertretung von Kreditinstituten oder Versicherungsunternehmen: besitzt der neue Vertragspartner die Zulassung nach § 32 KWG oder die Erlaubnis nach § 8 VAG, ist eine Erfassung der Organmitglieder nicht erforderlich; und |
| – | bei den als Vertretern eingetragenen Personen, die in öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister oder Vereinsregister) eingetragene Firmen oder Personen vertreten; soweit Personen als Organmitglieder oder gesetzliche Vertreter des neuen Vertragspartners im Handelsregister, Genossenschaftsregister, Stiftungsverzeichnis oder Partnerschaftsregister eingetragen sind, sind ihre Namen nicht separat zu erfassen.[87] |
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Die Art und Weise der Erhebung der Angaben ist grundsätzlich freigestellt, möglich sind insbesondere die Erstellung von Kopien von Registerunterlagen, eine elektronische oder schriftliche Erhebung.[88]
cc) Anerkannte Legitimationsdokumente, § 12 Abs. 2 GwG
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Für die Identitätsüberprüfung von juristischen Personen sieht das GwG drei Optionen vor.
(1) Auszug aus Handels- oder vergleichbarem Register
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Die erste Option ist die Vorlage eines Auszugs aus dem Handels- oder einem vergleichbaren Register. In Deutschland sind dies insbesondere folgende:
| – | Handelsregister (AG; GmbH; KGaA; KG; OHG); |
| – | Genossenschaftsregister (e.G.); |
| – | Vereinsregister (e.V.) |
| – | Stiftungsverzeichnisse (Stiftungen des Privatrechts und des öffentlichen Rechts); |
