Sorgfaltspflichten, § 10 GwG › 9. Verpflichtung zur Aktualisierung der Kundendaten, § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG
9. Verpflichtung zur Aktualisierung der Kundendaten, § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG
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Zwingende Voraussetzung für die Überwachung der Geschäftsbeziehung zu einem Vertragspartner ist, dass die vom Kreditinstitut zu ihm vorgehaltenen Daten aktuell sind. Das GwG verlangt daher, „dass die jeweiligen Dokumente, Daten oder Informationen unter Berücksichtigung des jeweiligen Risikos im angemessenen zeitlichen Abstand aktualisiert werden“.[152]
a) Gegenstand der Aktualisierung
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Von der Pflicht zur Aktualisierung[153] sind folgende Aspekte betroffen.
aa) Kundendaten
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Zunächst sind die nach § 11 Abs. 4 GwG erhobenen Informationen zum Vertragspartner zu aktualisieren, also:
| – | bei einer natürlichen Person Name, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift; und |
| – | bei einer juristischen Person Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitzanschrift und Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder Namen der gesetzlichen Vertreter. |
bb) Daten zu wirtschaftlich Berechtigten
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Es sind außerdem die nach § 11 Abs. 5 GwG zu wirtschaftlich Berechtigten des Vertragspartners erhobenen Angaben zu aktualisieren, also insbesondere Name und ggf. risikobasiert zusätzlich erhobene Identifizierungsmerkmale.
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In einem ersten Schritt ist jedoch zu prüfen, ob die als wirtschaftlich Berechtigte identifizierten Personen diese Rolle nach wie vor ausfüllen oder ob andere bzw. weitere wirtschaftlich Berechtigte hinzugekommen sind. Ist letzteres der Fall, sind der Name des oder der zusätzlichen wirtschaftlich Berechtigten und ggf. zusätzliche Identifizierungsmerkmale zu erheben und zu dokumentieren.
cc) Risikoprofil des Vertragspartners
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Von ganz wesentlicher Bedeutung ist die Aktualisierung des Risikoprofils des Vertragspartners. Nur bei fortlaufender Kenntnis der individuellen Risiken, durch den Vertragspartner zu Zwecken der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung missbraucht zu werden, kann das Kreditinstitut die erforderlichen Präventions- und Überwachungsmaßnahmen ergreifen. Ändert sich also das Risikoprofil des Vertragspartners, müssen auch die korrespondierenden Präventions- und Überwachungsmaßnahmen angepasst werden.[154]
b) Frequenz der turnusmäßigen Aktualisierung
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Nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG hat die Aktualisierung „unter Berücksichtigung des jeweiligen Risikos im angemessenen zeitlichen Abstand zu erfolgen“, die genaue Frequenz ist also vom Kreditinstitut festzulegen.
Die BaFin definiert zeitliche Obergrenzen von Perioden, innerhalb derer spätestens eine Aktualisierung von Kundendaten zu erfolgen hat. Diese lauten:
| – | bei Vertragspartnern mit hohem Geldwäscherisiko: 2 Jahre; |
| – | bei Vertragspartnern mit normalem (=mittlerem) Geldwäscherisiko: 10 Jahre; und |
| – | bei Vertragspartnern mit geringem Geldwäscherisiko: 15 Jahre.[155] |
Unter Risikogesichtspunkten sowie Berücksichtigung von Kunden- bzw. Institutsspezifika sollten jedoch (teilweise deutlich) kürzere Aktualisierungsperioden in Erwägung gezogen werden. Dabei können die folgenden Frequenzen als grober Leitfaden herangezogen werden.
aa) Privatkundensegment[156]
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Die Aktualisierung der Kundendaten im Privatkundensegment sollte spätestens min. erfolgen:
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Hoch“ alle zwei Jahre; |
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Mittel“ alle drei bis fünf Jahre; und |
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Niedrig“ alle fünf bis sieben Jahre. |
bb) Geschäftskundensegment[157]
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Die Aktualisierung der Kundendaten im Geschäftskundensegment sollte spätestens min. erfolgen:
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Hoch“ jährlich; |
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Mittel“ alle zwei Jahre; und |
| – | bei Vertragspartnern der Risikokategorie „Niedrig“ alle drei Jahre. |
c) Anlassbezogene Aktualisierung von Kundendaten
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Neben der turnusmäßigen Aktualisierung von Kundendaten sollten dezidierte Ereignisse definiert werden, welche eine anlassbezogene ad-hoc Aktualisierung von Kundendaten auslösen.[158]
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Folgende Ereignisse sollten, unter Berücksichtigung von Kunden- bzw. Institutsspezifika, in aller Regel eine anlassbezogene Aktualisierung auslösen:
| – | der Kunde, seine gesetzlichen Vertreter oder der wirtschaftlich Berechtigte erlangen PEP-Status; |
| – | Namens- oder Rechtsformänderungen des Kunden; |
| – | Änderungen des Sitz- oder Registrierungslands des Kunden; |
| – | Wesentliche Änderungen der (geografischen) Geschäftsaktivitäten des Kunden; |
| – |
Substantielle Veränderung der Eigentümerstruktur
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