rel="nofollow" href="#fb3_img_img_1ff4ba77-71c3-54db-a586-ec1a1df20ad7.png" alt=""/>Mit Plenum (aus dem Lateinischen) wird die »Vollversammlung«, also die Zusammenkunft aller eingeladenen Workshopteilnehmer, bezeichnet. Im Plenum sollten alle wichtigen Themen verabschiedet werden. Erarbeiten kann man Themen, Ziele und Maßnahmenpläne jedoch viel besser in Kleingruppenarbeit. Hier können in kurzer Zeit Inhalte erarbeitet werden, die dann im Plenum nur noch präsentiert und beschlossen werden. Würde man alles im Plenum erarbeiten, wäre der Workshop viel zu ermüdend und zeitintensiv.
Der Moderator entwickelt die Leitfragen aus den Erwartungen der Teilnehmer und gibt diese den Kleingruppen mit auf die Reise in ihre Gruppenräume oder in die verschiedenen Ecken des Raums. Je nach Thema können diese Fragen beispielweise so formuliert sein:
Welches sind die Stärken und Schwächen unseres aktuellen Produktportfolios?
Welche Ziele wollen wir auf dem südamerikanischen Markt erreichen?
Welche wichtigen Ansprechpartner müssen wir einbinden, wenn unser Projekt erfolgreich sein soll?
Natürlich sollen die Gruppenmitglieder nicht nur nachdenken, sondern auch etwas zu Papier bringen. Dazu eignen sich hervorragend Flipcharts, auf die man großflächig schreiben kann, oder bunte Kärtchen im Format C6, die zusätzlich den Vorteil haben, dass man sie immer wieder neu zusammenstellen kann (siehe »Kartenabfrage« im Abschnitt »Erwartungen klären« weiter vorn in diesem Kapitel).
Wenn es in erster Linie um Beziehungsthemen geht, dann lauten die Fragen etwas anders. Typisch sind Konflikte, die schon so lange schwelen, dass sie von der Sach- auf die Beziehungsebene übergeschwappt sind. Das ist so wie eine nicht richtig behandelte Wunde, die sich entzündet und gar nicht mehr heilen will. Irgendwann sind auch umliegende Funktionen bedroht, und man muss grundsätzlich miteinander sprechen, unter Zuhilfenahme einer kompetenten Moderation.
Eine Moderatorin, die diese Art von Moderation angeht, braucht eine erweiterte Kompetenz. Sie muss insbesondere darauf achten herauszuarbeiten, welche Gefühle mit im Spiel sind. Es können Ärger, Wut, Neid, Missgunst sowie Ängste und Befürchtungen im Raum stehen. Diese Gefühle müssen ausgesprochen werden, aber auf eine Weise, die die Situation nicht verschlimmert. Die Feedbackregeln sowie die Regeln zur Gewaltfreien Kommunikation aus dem Abschnitt »Grundlagen der Kommunikation« weiter vorn in diesem Kapitel bieten hier eine gute Hilfe. Die Moderatorin ermuntert die Parteien auszusprechen, was aus ihrer Sicht geschehen ist und was es bei ihnen verursacht hat. Dabei achtet sie vor allem darauf, dass die vorher abgesprochenen Gesprächsregeln eingehalten werden und keine neuen Verletzungen entstehen.
Gemeinsam Entscheidungen fällen
Der Sinn eines moderierten Workshops besteht darin, dass viele Menschen gemeinsam eine Entscheidung treffen, zu der sie dann auch stehen und die sie im Anschluss umsetzen werden. Vieles, was bei einem Workshop erarbeitet wird, könnten weniger Menschen schneller bewältigen. Andererseits müssten diese wenigen Menschen im Anschluss wieder viel Zeit investieren, um die anderen, die nicht dabei waren, zu informieren und zu instruieren. Bei der Kommunikation und Organisation der Aufgaben würden wieder Fehler geschehen. Diejenigen, die das Konzept umsetzen wollen, würden es nicht mittragen oder nur halbherzig ausführen. Es gäbe also eine ganze Menge Folgekosten.
Da ist es doch sinnvoller, alle sofort an der Entscheidung zu beteiligen, damit Bedenken sofort aufgenommen und berücksichtigt werden können. Wie können aber möglichst viele Teilnehmer an der Entscheidungsfindung beteiligt werden?
Wechsel zwischen Plenum und Arbeitsgruppe: So wird nichts vereinbart, was nicht von jedem anderen vorher angehört wurde. So hat jeder die Chance, sich noch einzumischen.
Techniken wie Vernissage: Sie helfen, Informationen und Entscheidungsvorlagen an möglichst alle zu verteilen. Bei der Vernissage stehen die Befürworter eines Themas mit ihrem Flipchart an einem Platz, während die Interessierten von Chart zu Chart wandern und dabei ihre Anmerkungen und Ergänzungen anbringen können.
Zu guter Letzt wird auf jeden Fall abgestimmt, welches Konzept am besten ist oder welches Thema mit Priorität bearbeitet werden sollte, welche Ziele erreicht werden sollten oder welche Maßnahmen am sichersten zu diesen Zielen führen. Dazu erhalten alle Teilnehmer je nach Anzahl der Alternativen zwischen einem und fünf Klebepunkte und machen durch ihre Kleberei deutlich, wofür sie stehen.
Da der Chef immer noch der Chef ist und bleibt, und damit er nicht am nächsten Tag alles kippt, was vereinbart wurde, hat er ein Vetorecht und kann auch seinerseits einzelne Themen platzieren. Er kann aber nicht die ganze Moderation aus den Angeln heben.
Dokumentation der Resultate und Vereinbarungen
Eine wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe der Moderation besteht darin, dafür zu sorgen, dass alle wichtigen Inhalte festgehalten werden. Ein Inhaltsprotokoll, in dem jede Aussage eines Teilnehmers festgehalten wird, so wie im Bundestag oder vor Gericht, ist selten notwendig. Ein Ergebnisprotokoll reicht völlig, sollte aber vollständig sein. In ein Ergebnisprotokoll gehören mindestens:
bearbeitete Themen
erarbeitete Ziele
Maßnahmenpläne mit Verantwortlichkeiten
Terminvereinbarung für das nächste Treffen
Die oben geschilderte Metaplantechnik hat den Vorteil, dass die Teilnehmer selbst ihre Anliegen und Positionen auf Karten notieren und an die Wand heften. Dadurch haben Sie den Grundstock für die Dokumentation schon zusammen. Sie brauchen diese nur noch abzufotografieren oder abschreiben zu lassen.
Noch besser ist es, Maßnahmenpläne direkt im Seminar am Rechner zu erstellen und den Anwesenden per Beamer zur Ansicht zu geben. Dann sieht jeder schwarz auf weiß, was geschrieben steht, und kann sich hinterher nur schwer aus der Verantwortung stehlen. Und auf Knopfdruck landen die abgestimmten Maßnahmenpläne bei allen Teilnehmern.
Moderationsformen für Großgruppen
Jede Moderation ist anders. Manchmal weiß man aber schon nach den Vorgesprächen, wie man am besten zum Ziel kommt, und kann eine bestimmte Form des Vorgehens wählen. Da bei moderierten Gesprächen niemand genau wissen kann, was herauskommt, ist es gut, zumindest eine Struktur zu haben, an der Sie sich entlanghangeln können. Folgende Moderationsformen haben sich in der Praxis bewährt und werden häufig angewendet:
Open Space: Eignet sich für Gruppen von etwa 50 bis 2.000 Personen. Charakteristisch ist die inhaltliche und formale Offenheit, wobei die Teilnehmer eigene Themen ins Plenum geben und dazu jeweils Arbeitsgruppen bilden, in der anschließend mögliche Projekte erarbeitet werden. Ziel ist, in kurzer Zeit mit einer großen Anzahl von Menschen zu einem umfassenderen Thema wesentliche Teilthemen innovativ und lösungsorientiert zu bearbeiten.
Real Time Strategic Change: Bedeutet »strategischer Wandel in Echtzeit«. Findet unter anderem Anwendung bei der Organisationsentwicklung, wobei viele verschiedene Probleme, Herausforderungen und Chancen gleichzeitig aufgegriffen werden. Die Methode eignet sich für eine Teilnehmerzahl
