Abbildung 4: Beispiel einer Tagespflege mit weiten Wegen. NRW.
Ist auf der einen Seite der Küchen- und Aufenthaltsbereich und sind die Toiletten auf der anderen Seite am Ende eines langen Flures, bedeutet das für Mitarbeiter, dass sie einen Teil ihrer Arbeitszeit darauf verwenden müssen, die Tagespflegegäste den Flur lang zu begleiten, ggfs. zu warten und mit dem Gast wieder nach dem Toilettengang den Weg zurückzugehen.
Bauliche Gegebenheiten sind oftmals nicht veränderbar, manchmal sind es aber auch Planungsfehler in der Vorbereitungsphase der Tagespflege.
Das Ergebnis ist aber das gleiche: Sie belasten die Arbeit in der Tagespflege und müssen entsprechend im Alltag mit berücksichtigt werden. Achten Sie daher frühzeitig auf eine sinnvolle bauliche Planung.
c) Rechnungswesen und Controlling
Eine Tagespflege ist verpflichtet, auf Dauer ihre wirtschaftliche Selbständigkeit gemäß § 71 Abs. 2 SGB XI sicherzustellen. Dabei hat sie die Finanzierungskreiseund Verantwortlichkeiten sowie die Rechnungslegung der Tagespflege klar und eindeutig von übrigen Betriebsbereichen des Einrichtungsträgers abzugrenzen (z. B., wenn neben der Tagespflege auch ein ambulanter Dienst oder eine stationäre Einrichtung betrieben wird). Der Träger der Tagespflege hat eine doppelte Buchführung nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu gewährleisten.
Dies bedeutet, dass für die Tagespflege eine (Unter-)Kostenstelle einzurichten ist und die Erträge wie auch die Personal- und Sachkosten entsprechend in der Buchhaltung oder vom Steuerberater abgebildet werden müssen. Dies erfolgt jedoch schlimmstenfalls erst mit einem Zeitverzug von 3 bis 8 Monaten.
Zum wirtschaftlichen Steuern einer Tagespflege ist das viel zu spät. Daher sollte für die Tagespflege ein Controlling mit wenigen relevanten Kennzahlen eingerichtet werden, das seitens der Tagespflegeleitung verstanden und bedient werden kann, da diese die erste Person ist, die z. B. am Ende eines Monates alle relevanten Daten für ein Controlling kennt. Sie finden entsprechende Arbeitshilfen in den hinteren Kapiteln dieses Buches dazu.
d) Qualitätsmanagement
Eine Tagespflege muss wie ein ambulanter Dienst oder eine stationäre Pflegeeinrichtung ein der aktuellen Pflegewissenschaft angelehntes Qualitätsmanagement vorhalten. Derzeit hat sich im Rahmen des Qualitätsmanagements u.a. die strukturierte Informationssammlung SIS® in der Tagespflege vielfach durchgesetzt.
Ohne ein beschriebenes Qualitätskonzept erhält eine Tagespflege keine Zulassung über den Versorgungsvertrag.
Teile des Qualitätsmanagements und deren Umsetzung in der Tagespflege werden durch die regelmäßigen Begehungen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung und (in einigen Bundesländern) durch die zuständige Heimaufsicht überprüft. Der Prüfbericht über die Qualitätsprüfungen muss entsprechend in der Einrichtung veröffentlicht werden, damit Tagespflegegäste und deren Angehörige, aber auch Interessierte an der Tagespflege sich entsprechend informieren können.
Eine Qualitätsbeauftragte für die Tagespflege ist somit notwendig. Sie kann aber z. B. auch im Rahmen eines Pflegenetzwerks des Trägers tätig sein.
e) Marketing und Akquise
Eine Tagespflege ist kein Selbstläufer. Wenn ein eigener Fahrdienst mit einem unbeschrifteten Transporter umherfährt, keine Homepage vorhanden ist, keine entsprechenden Flyer oder Schnuppergutscheine zur Information angeboten werden, muss sich der Betreiber einer Tagespflege nicht wundern, warum seine
Tagespflege in der Bevölkerung wenig bekannt ist und entsprechend gering genutzt wird. Anders gesagt: Eine Tagespflege muss auf allen möglichen „Kanälen“ Marketing und Akquise für sich machen.
Dabei ist die Bewerbung auf dem Tagespflege-KFZ mit die beste Werbung, da das KFZ während der Fahrten morgens und abends täglich von Hunderten von Menschen gesehen wird. Die Beschriftung der Tagespflege am Gebäude, eine ansprechende Homepage, Werbematerial wie Flyer und Schnuppergutscheine sind ein Muss wie auch die Nutzung der sozialen Medien. Dies ist nicht nur für Angehörige von Tagespflegegästen wichtig. Auch für (potenzielle) Mitarbeiter sind diese Medien interessant.
Leitfragen zum Organisationsmanagement
■ Befinden sich Ihre Pflegesätze im oberen Viertel im Vergleich zu anderen Tagespflegen in Ihrer Region bei tarifgerechter Entlohnung Ihrer Mitarbeiter?
■ Ist Ihr Kostensatz für „Unterkunft und Verpflegung“ marktüblich?
■ Haben Sie bauliche Beeinträchtigungen? Wenn ja, sind diese im Konzept, in der Personalplanung, im Ablauf des Alltages der Tagespflege berücksichtigt?
■ Ist für Ihre Tagespflege eine eigene Kostenstelle in der Buchhaltung eingerichtet, auf der alle Erträge und Aufwendungen gebucht werden?
■ Haben Sie ein zeitnahes Controlling für Ihre Tagespflege?
■ Steuern Sie Ihre Tagespflege über Kennzahlen?
■ Haben Sie eine aktuelle und gut nutzbare Software für Ihre Tagespflege?
■ Ist die Verantwortung für das Qualitätsmanagement in der Tagespflege geklärt?
■ Haben Sie ein Qualitätsmanagementsystem, in das die Mitarbeiter eingearbeitet sind?
■ Gab es bei den letzten Prüfungen Defizite oder Schwierigkeiten?
■ Sind Ihre Tagespflegegäste zufrieden und kommen gerne wieder?
■ Sind Ihr Gebäude und Ihre KFZ ansprechend beschriftet?
■ Gibt es aktuelle Flyer mit interessanten Fotos und Texten?
■ Kann man Sie im Internet und in den sozialen Medien einfach finden?
Kennzahlen für ein erfolgreiches Organisationsmanagement
■ Pflegesätze im oberen Viertel vergleichbarer Tagespflegen in Ihrer Region
■ Marktübliche Unterkunft + Verpflegung im Vergleich mit anderen Tagespflegen in Ihrer Region
■ Entsprechender Leitungsanteil für die Tagespflegeleitung (abhängig von der Größe der Tagespflege)
■ Kennzahl Belegung > 85 %
■ Kennzahl Verträge zu Plätzen > 2,5: 1
■ Kennzahl Überschuss/ Gewinn > 4 %
■ Kennzahl Anfrage von neuen Gästen > 3 pro Monat
■ Kennzahlen Kostendeckung § 43b zusätzliche Betreuung und Fahrdienst
■ Gab es bei den letzten Prüfungen Defizite oder Schwierigkeiten?
■ Kundenzufriedenheit bei MDK-Prüfung < 2,5 (Schulnote 2-)
■ Gesamtergebnis bei MDK-Prüfung < 2,5 (Schulnote 2-)
■ Keine gravierenden Pflegefehler oder -mängel
■ Verantwortlichkeit für Qualitätsmanagement ist geklärt
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