In diesem Segment sind zwei Themen bedeutsam: Eine verlässliche Dienstplanung für die Mitarbeiterschaft und eine effektive Tourenplanung des eigenen Fahrdienstes, sofern dieser ganz oder anteilig selbst durchgeführt wird.
Dienstplanung im Team
Eine Tagespflege mit einem in der Regel kleinen Team von 6 bis 12 Mitarbeitern (je nach Teilzeitquote und Größe der Tagespflege) hat den Nachteil, dass Mitarbeiter im Urlaub (geplant) oder aufgrund von Krankheit (ungeplant) durch andere Mitarbeiter (zum Teil) vertreten werden müssen. Während der Öffnungszeit bzw. Anwesenheitszeit der Gäste muss z. B. immer eine examinierte Pflegefachkraft anwesend sein (vertragliche Pflicht!). Auch für die jeweiligen
Betreuungszeiten und -angebote und für die Essenszeiten müssen entsprechende Mitarbeiter vorhanden sein.
Andererseits vereinfacht ein kleines Team die verlässliche Dienstplanung, in dem die Leitung zusammen mit den Mitarbeitern in einer Teamsitzung die Schichten bzw. Tagesbesetzung absprechen kann. „Probleme“ wie in der ambulanten Pflege mit der Besetzung der unattraktiven Wochenenddienste entstehen bei Tagespflegen mit fünf Öffnungstagen pro Woche nicht.
Führungskräfte in der Pflege planen den Dienstplan häufig Anfang eines Monats oder spätestens bis zum 15. eines Monats für den Folgemonat. Im Rahmen der möglichen Partizipation der Mitarbeiter kann dies z. B. auch in einer Teamsitzung stattfinden. Alternativ hat sich in vielen Pflegeeinrichtungen auch das Modell „Wunschdienstplan“ etabliert, in dem Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Termin bis zu drei Wünsche für den Dienstplan des Folgemonates äußern können, die seitens der Leitung (sofern möglich) berücksichtigt werden.
Seitens der Tagespflegeleitung muss aber stets eine entsprechende Mindestbesetzung in Abhängigkeit der Belegung der Tagespflege beachtet und geplant werden.
Fahrdienst effektiv gestalten
Auch der Fahrdienst in einer Tagespflege wird zum Segment Planungsmanagement gezählt.
In § 41 Absatz 1 Satz 2 SGB XI ist bzgl. des Fahrdienstes formuliert: „Die teilstationäre Pflege umfasst auch die notwendige Beförderung des Pflegebedürftigen von der Wohnung zur Einrichtung der Tagespflege oder der Nachtpflege und zurück.“
Eine Tagespflege muss somit eine Lösung für den Fahrdienst finden. Für Gäste, die nicht selbst kommen können oder von Angehörigen gebracht werden, wird entweder ein Beförderungsunternehmen dafür beauftragt – oder die Tagespflege führt selbst einen Fahrdienst durch. Weiteres dazu auch in Kapitel 5.
In vielen Bundesländern werden die Kosten für den Fahrdienst in der Pflegesatzverhandlung mit verhandelt und vereinbart. Die Erlöse aus dem Fahrdienst sollen die entsprechenden Personal- und Sachkosten des Fahrdienstes decken. Wenn Sie einen eigenen Fahrdienst unterhalten, bedeutet dies in der Praxis (wie in der ambulanten Pflege auch), dass eine effektive Tourenplanung seitens der
Tagespflegeleitung oder des beauftragten Mitarbeiters durchgeführt werden muss, damit die Wege und Zeiten der Fahrer möglichst optimal geplant werden. Hier kann moderne Software Sie unterstützen, die über eine Google-Maps-Funktion die geplanten Touren visualisieren bzw. Verbesserungsvorschläge selbst unterbreiten. Weite Wege oder Fahrten mit nur einem Gast in den i. d. R. rollstuhlgerechten Transportern sollten vermieden werden.
Leitfragen zum Planungsmanagement
■ Sind die Mitarbeiter an der Erstellung des Dienstplanes beteiligt oder können sie Wünsche zum Dienstplan äußern?
■ Wird der Dienstplan frühzeitig veröffentlicht und ausgehängt?
■ Wird beim Dienstplan darauf geachtet, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter glei-chermaßen eingeteilt wird?
■ Werden Mehr- oder Überstunden möglichst vermieden?
■ Werden die Touren des Fahrdienstes mit Hilfe einer aktuellen Software geplant?
■ Visualisieren und überprüfen Sie Ihre Tourenplanung?
■ Achten Sie auf möglichst ausgelastete KFZ?
Kennzahlen für ein erfolgreiches Planungsmanagement
■ Erstellung eines Dienstplanes zu Beginn bzw. bis zum 15. eines Monats für den Folgemonat
■ Überschaubare Minus- und Plus-Stunden (< -20; < +30 Stunden auf dem Stundenkonto eines Mitarbeiters)
■ Wegezeiten im Fahrdienst max. 45 Minuten pro Tour vom ersten Gast bis zum Erreichen der Tagespflege (Retour gleiche Maximalzeit)
■ Auslastung der KFZ pro Fahrt mit > 75 % der Plätze
■ Einstiegszeit mobiler Tagespflegegast: je 3 Minuten
■ Einstiegszeit Tagespflegegast im Rollstuhl: je 10 Minuten incl. Sicherung des Rollstuhls
■ Ausstiegszeit mobile Tagespflegegäste an der Tagespflege: gesamt 4 Minuten
■ Ausstiegszeit Tagespflegegast im Rollstuhl an der Tagespflege: je 3 Minuten
2.4 Organisationsmanagement
Eine Tagespflege ist dann erfolgreich, wenn sie ein gutes Organisationsmanagement aufweisen kann.
Folgende Inhalte gehören zu diesem Segment:
a) Vertragliche Rahmenbedingungen
Für die Tagespflege gibt es in jedem Bundesland einen Rahmenvertrag gem. § 75 SGB XI, der zwischen der Arbeitsgemeinschaft der Pflegekassen, der jeweiligen Vertretung des Bundeslandes, den Spitzenverbänden der Wohlfahrtsverbände und den Berufsverbänden etc. geschlossen ist. Auf diesem Rahmenvertrag basiert der Versorgungsvertrag gem. § 72 SGB XI und die Vergütungsvereinbarung. Letzte wird für die Tagespflege in der Regel jährlich verhandelt, um Personalund Sachkostensteigerungen des Betreibers zu kompensieren.
Wenn eine Tagespflege im Rahmen der Pflegesatzverhandlung nur einen geringen Personalschlüssel und/oder niedrige Vergütungssätze verhandelt hat, dann sind die vertraglichen Rahmenbedingungen, die die Tagespflegeleitung umsetzen muss, belastet. Die Konsequenz daraus wäre, bei der nächsten Pflegesatzverhandlung bessere Rahmenbedingungen und Vergütungssätze zu beantragen und zu verhandeln.
b) Bauliche Gegebenheiten
Jede Tagespflege ist einzigartig, da die baulichen Gegebenheiten in der Regel abhängig vom Grundstück oder vom bestehenden Gebäude sind. Die bauliche Situation der Tagespflege kann die Arbeit im Alltag für die Mitarbeiter erleichtern oder erschweren.
Eine Tagespflege auf zwei Ebenen ist zum Beispiel möglich, erschwert aber in der Praxis die interne Kommunikation der Mitarbeiter, die sich bei der Begleitung der Gäste über zwei Etagen abstimmen müssen.
Eine Tagespflege, die nur aus einem zentralen großen offenen Raum (mit Küchenzeile, Essbereich, Ruhezone etc.) mit ergänzenden WCs besteht, verhindert differenzierte Angebote oder eine störungsfreie Ruhezeit bei parallelen Therapieangeboten.
Ein Beispiel einer Tagespflege
