Hilfe eines externen Sachverständigen, Gutachters oder Beraters zurück. Grundsätzlich ist es Aufgabe der Gemeinden, unter der Beteiligung ihrer Feuerwehren, den Bedarfsplan zu erstellen (beispielsweise für NRW § 3 Abs. 3 BHKG). Die ausdrückliche Nennung der Beteiligung der Feuerwehren impliziert, dass diese nicht selbst für die Aufstellung und die Fortschreibung verantwortlich sind, aber hierbei ausdrücklich mit ihrer Fachkenntnis beteiligt werden müssen (vgl. u. a. Schneider, 2016, § 3 Rn. 99 f). Nichtsdestoweniger steht es den Verantwortlichen der Feuerwehren natürlich frei, im Einvernehmen mit der Gemeinde ihren Bedarfsplan selbst zu erstellen.
Der Einsatz eines externen Sachverständigen birgt Vor- und Nachteile, die es gegeneinander abzuwägen gilt (vgl. Bild 17). Einer der Hauptgründe zur externen Vergabe der Bedarfsplanung ist häufig der Mangel an Personalressourcen und Arbeitskapazitäten in der eigenen Kommune, die die arbeitsaufwändige Planerstellung aus eigener Kraft nicht ermöglichen und eine Fremdvergabe der Leistung erforderlich machen. Dabei darf jedoch nicht vernachlässigt werden, dass auch bei der externen Vergabe der Bedarfsplanung ein nicht unwesentlicher Aufwand in der Zuarbeit und Datenerfassung sowie -lieferung entsteht.
Bild 17: Vor- und Nachteile von externen Sachverständigen, Gutachtern und Beratern
Ein weiterer wesentlicher Grund für den Einsatz eines externen Sachverständigen ist das große Fachwissen in der Bedarfsplanung, das in der eigenen Kommune häufig nicht in dem erforderlichen Umfang vorhanden ist. In vielen Kommunen wird sich mit der Feuerwehrbedarfsplanung nur ein- bis zweimal je Dekade beschäftigt – manchmal noch seltener. Aufgrund der fehlenden Routine liegt daher die notwendige Expertise in den Planungsgrundlagen und -methoden bei den Verantwortlichen nicht immer vor. Der externe Sachverständige beschäftigt sich mit großer Regelmäßigkeit mit Bedarfsplanprozessen und bleibt daher thematisch »am Ball«. Es darf unterstellt werden, dass er in seiner Tätigkeit stets aktuelle Erkenntnisse berücksichtigt, die sich u. a. aus neuen Gesetzes- und Erlasslagen, Rechtsprechungen, den fortgeschriebenen technischen Regelwerken sowie dem Fortschritt in Technik und Taktik ergeben. Damit birgt der Einsatz eines externen Sachverständigen auch ein gewisses Maß an Sicherheit an die fachliche Ausführung, mit dem das Risiko von Fehlplanungen reduziert wird, wenngleich der Stadt- oder Gemeinderat als politisches Entscheidungsgremium die abschließende Verantwortung trägt.
Der externe Sachverständige bringt zudem fertige Methoden und Werkzeuge zum Einsatz, die durch eine Vielzahl an abgeschlossenen Bedarfsplanprojekten immer wieder optimiert werden. Die Branchen- und Projekterfahrung und der Quervergleich mit anderen Kommunen ermöglicht die Einschätzung, »was geht und was nicht geht« bzw. welche Konzepte und Maßnahmen sich in der Praxis bereits bewährt haben und welche Fallstricke sich bei anderen Projekten und Kommunen ergeben haben (»Blick über den Tellerrand«). Hierdurch kann er aus der Sicht eines unabhängigen Außenstehenden neutrale Ratschläge geben und bringt neue Sichtweisen und Impulse ein.
Der externe Berater dient auch als Sprachrohr zur Politik und Verwaltung, dem als neutrale Instanz mitunter mehr Gehör und Glauben geschenkt wird als den Akteuren im eigenen Haus (»Prophet im eigenen Land«). Obwohl viele Konzepte und Ergebnisse auch von den eigenen Gremien in der Kommune erarbeitet werden könnten, bedarf es zur Akzeptanz manchmal der Bestätigung von neutraler Stelle, die die Sachlage neutral, objektiv und frei von eigenen Interessen beurteilt. Dabei unterliegt der externe Sachverständige keiner »Betriebsblindheit« und ist nicht emotional an die Feuerwehrstrukturen gebunden, die das Erkennen von Optimierungsbedarfen bei bestehenden Betriebsroutinen erschweren würden.
Bei unbequemen Sachverhalten (z. B. bei Standortfragen oder beim Fahrzeugkonzept) übernimmt der Sachverständige gegebenenfalls die Rolle des »Sündenbocks«, der auch »Tabu-Themen« ansprechen kann und dem in der Praxis gerne »die Schuld« für unpopuläre Entscheidungen übertragen wird, ohne dass die eigentlichen Entscheider in Politik, Verwaltung und Feuerwehr ihr Gesicht verlieren und ihren Stand sowohl bei den Betroffenen als auch in der Bevölkerung nachhaltig gefährden.
In fachgebundenen Konfliktsituationen kann der Externe als Moderator oder Mediator auf der sachlichen Ebene schlichtend und vermittelnd fungieren. Nicht zuletzt übernimmt er bei Bedarf das Projekt- und Zeitmanagement sowie die Dokumentenerstellung.
Den zuvor genannten Vorteilen stehen insbesondere die Kosten der Fremdvergabe als wesentlicher Nachteil gegenüber, die je nach Angebot selbst bei kleinen Kommunen selten im vierstelligen, in der Regel im fünfstelligen und bei Großstädten und aufwendigen Projekten im sechsstelligen Preisbereich liegen. Viele Kommunen scheuen diese Ausgaben, obwohl ein interner Personaleinsatz für die Bedarfsplanerstellung ebenfalls Aufwendungen in Form von Arbeitszeit bedeutet. Die Befürchtung des grundsätzlichen und regelhaften »Zusammensparens« oder »Aufwachsens« der Feuerwehr durch den Einsatz eines externen Sachverständigen ist zumeist unbegründet, da ein Bedarfsplan stets ergebnisoffen erstellt wird und daher kein auftragsgemäßer Kostensenkungsdruck zum Tragen kommen kann.26
An dieser Stelle sei angemerkt, dass die aufzuwendenden Kosten zur externen Erstellung eines Bedarfsplans den Arbeitsumfang und die Verantwortung wiederspiegeln, die eine Kommune den (gegebenenfalls sogar ehrenamtlichen) Planerstellern aus den eigenen Reihen bei der Selbsterstellung aufbürdet, was sich stets vor Augen zu halten ist und der besonderen Würdigung haupt- oder ehrenamtlicher Planerstellungen aus den eigenen Reihen verlangt.
In einigen wenigen Fällen bestehen Skepsis und die Gefahr der mangelnden Akzeptanz des Einsatzes eines externen Sachverständigen. Noch ehe der Sachverständige seine Arbeit aufgenommen hat, kann es zu ablehnender Haltung bei einzelnen Beteiligten kommen, die im schlimmsten Fall bis zur Boykottierung der Mitarbeit und Datenerhebung führt. Gleiches ist jedoch auch und gerade bei der Erstellung des Feuerwehrbedarfsplans durch eigene Mitarbeiter der Kommune oder konkret der Feuerwehr möglich. Auch an dieser Stelle sind eine frühzeitige und umfassende Projektkommunikation sowie die geeignete Besetzung der Projektgruppe essentiell. Allen Betroffenen sollte zum Beispiel im Rahmen von Informationsveranstaltungen Gelegenheit gegeben werden, ihre Fragen und Befürchtungen artikulieren zu können (im Zweifel können dieses die gesamte Mitglieder- und Mitarbeiterschaft der Feuerwehr sein). Häufig kann die Erläuterung der bedarfsplanerischen Zusammenhänge und methodischen Vorgehensweise bereits viele Zweifel ausräumen. Als weiterer Nachteil (ggf. aber auch Vorteil) besteht das Risiko, dass der externe Sachverständige (politisch) unbequeme Sachverhalte aufdeckt und zur Sprache bringt, wodurch ungewollt »schlafende Hunde geweckt« und »Staub aufgewirbelt« werden könnte.
Überdies ist bei der Beauftragung eines externen Sachverständigen nicht gänzlich auszuschließen an ein »schwarzes Schaf« der Branche zu geraten, der ein »Konzept von der Stange« vorlegt, statt die fachlich indizierte individuelle Betrachtung der örtlichen Bedürfnisse vorzunehmen. Erfolgreiche Konzepte, die in anderen Projekten funktioniert haben, sind nicht zwangsweise auch die besten Lösungen für die eigene Kommune. Der Einsatz von externem Sachverstand per se garantiert nicht automatisch ein fachlich und methodisch »richtiges« sowie umsetzungsfähiges SOLL-Konzept.
Dies führt zur Frage, welchen externen Sachverständigen man für die Erstellung oder Begleitung eines Feuerwehrbedarfsplans wählen sollte. Der Beratungsmarkt ist im Bereich der nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr sehr überschaubar. Die Eignung des externen Experten ist unter anderem davon abhängig, »wer« berät: handelt es sich um ein auf kommunale Gefahrenabwehrplanung spezialisiertes Beratungsunternehmen, eine »klassische« Unternehmensberatung mit breitem Portfolio und Kundenstamm oder um eine Einzelperson. Nicht jeder Kreisbrandmeister oder jeder Leiter einer Feuerwehr, die erfolgreiche und angesehene Fachleute in ihren Funktionen sind, sind automatisch gute Berater für andere Feuerwehrstrukturen – erst recht nicht, wenn sich diese deutlich von den ihnen bekannten Strukturen unterscheiden. Zudem schließt umfangreiches Feuerwehr-, Führungs- und Funktionsfachwissen nicht automatisch die notwendigen Kenntnisse im Bereich der Feuerwehrbedarfsplanung
